Работают, а не смотрят видосики. Как контроль над сотрудниками помогает им быть продуктивнее

Украинский сервис Yaware.

Tracker был создан 9 лет назад.

За это время он проанализировал рабочее время более 150 тыс.

сотрудников в 3100 компаниях.

Среди них и стартапы с одним работником, и гиганты с тысячами подчиненных.

В списке клиентов Yaware – Netpeak, Isaac Pintosevich Systems, Prom.

ua, RIA, «Укрзолото», корпорация «Богдан».

В партнерской колонке для MC.

today сооснователь компании Yaware Руслан Савчишин объясняет, как использовать сервис, чтобы повышать продуктивность команды, как правильно позиционировать трекер и почему работодателю лучше им не злоупотреблять.

Чем полезен Yaware.

Во время карантина наш клиент, украинская IT-компания, перестраивала отдел продаж.

Менеджеры должны были изучить и внедрить новые речевые сценарии работы с клиентами.

Один из них постоянно повторял, что он сильно загружен задачами и у него нет времени.

Тогда руководитель решил проанализировать данные диаграммы Ганта (инструмент управления задачами.

– Прим.

ред.) из отчета Yaware.

Он увидел, что менеджер действительно пользовался рабочими программами.

Но когда копнул глубже и изучил отчеты по приложениям, оказалось, что минимум час-полтора в день сотрудник тратит на развлекательные каналы рабочего мессенджера Slack.

После этого руководитель определил проблемы с мотивацией сотрудника, и ситуацию разрешили.

Руслан Савчишин.

Это типичная история о сотруднике, который недорабатывает.

Вторая типичная ситуация – когда люди, наоборот, перерабатывают.

С этим мы столкнулись в своей бухгалтерии.

В отделе было два человека.

Однажды мы обнаружили, что вместо положенных 40 часов в неделю они несколько недель подряд работали по 50 и больше.

И никому не жаловались.

Мы поговорили с бухгалтерами, нашли причину переработок и наняли еще одного человека.

Если бы не Yaware, сотрудники и дальше тянули бы на себе всю работу и выгорали.

Этим наш трекер и полезен: с его помощью работодатели замечают любопытные вещи, на которые раньше, возможно, не обращали внимание.

Почему трекер – не инструмент для слежки.

Бывают случаи, когда на основе данных трекера сотрудника просто увольняют.

Мы не можем контролировать, как используют наш инструмент, но всегда даем рекомендации, как сделать так, чтобы и сотруднику, и руководителю было комфортно.

Правильно, когда Yaware подают, как способ улучшить эффективность и самодисциплину.

Неправильно позиционировать его в качестве жесткого контроля.

Трекер – инструмент тайм-менеджмента, с ним пользователь учится делать больше и быстрее.

Если человек успевает вовремя выполнить задачи, у него появляется время на новые задания.

В результате растут его квалификация и доход.

Если же преподносить сервис как инструмент для слежки, можно наткнуться на сопротивление и даже саботаж.

На сайте Dou есть много историй, когда работодатель злоупотребляет трекером.

Например, человек справился с задачей раньше.

И пока ждал, что менеджер поставит следующую, занялся саморазвитием.

В трекере он это тоже обозначил.

Результат – и сотрудник, и менеджер получили «втык» от руководства.

Еще один разработчик рассказывает, что не знал о трекере, пока не заметил расширение, которое фиксирует активность в браузере.

В корпоративной рассылке информации о трекере не было, а ноутбук ему выдали со встроенным ПО и готовыми настройками.

Результат – негативное отношение к такому контролю.

Как сервис поддерживает идею равноценного обмена.

Отношения между сотрудником и работодателем – это равноценный обмен.

Человек инвестирует свое время и создает для компании продукт, а работодатель вознаграждает его за усилия.

Идеально, если команда стремится сделать больше, а работодатель в ответ повышает зарплату и дает бонусы.

Это гарантия крепких рабочих отношений.

Важно найти баланс между жестким контролем и свободой.

Постоянный учет рабочего времени не означает, что сотрудник должен работать без пауз и отдыха, чувствовать себя ущемленным.

В школе же есть перерывы между уроками, время на перезагрузку и обед.

На работе должно быть так же.

Как работает Yaware.

После того, как трекер установили на компьютер, он начинает отслеживать действия пользователя: какие приложения запущены, какие сайты открыты, как двигается мышка.

Ресурсы он делит на продуктивные и непродуктивные.

Обозначить те и другие можно в настройках.

Например, если для маркетолога Facebook – продуктивный ресурс, то для бухгалтера – развлекательный.

Продуктивные и непродуктивные ресурсы.

Если некоторое время нет активности, значит, сотрудник выполняет задачи без компьютера или не работает.

Длительность неактивного интервала тоже можно регулировать в настройках.

Для рабочих встреч, звонков, совещаний и собеседований, которые проходят вживую, можно включить запись офлайн-активности.

Трекер также может учитывать перерывы, опоздания, сверхурочные и ранние уходы с работы.

Сотруднику можно разрешить останавливать мониторинг самостоятельно, видеть и анализировать свою статистику.

А большие компании могут группировать людей по отделам и открывать доступ к статистике менеджеру.

Чтобы не было пробелов в статистике, мы рекомендуем вести мониторинг постоянно.

А анализировать данные тогда, когда ухудшается качество работы или появляются вопросы к продуктивности сотрудника.

У нас гибкая система настроек.

Каждая компания может подогнать систему под свои задачи самостоятельно или с помощью нашей службы поддержки.

Стоимость сервиса зависит от набора функций.

Мы хотим, чтобы клиент платил за то, что ему действительно нужно.

Автоматический учет рабочего времени обойдется в 100 грн за сотрудника.

Подписка «Анализ продуктивности», которая учитывает рабочее время, анализирует продуктивность группы или отдельного сотрудника, стоит 150 грн за человека.

Сервис с расширенным функционалом, где можно ставить задачи и отслеживать работу по проектам, обойдется в 220 грн за одного.

Протестировать все функции и переключаться между тарифами можно в первые 14 дней – столько длится бесплатный тестовый период.

Кому полезен сервис.

Чаще всего к нам обращаются компании из сфер IT, медиа и связи, маркетинга, а также производства, у которых есть и офисы, и онлайн-магазины.

Вообще же Yaware создан для компаний любого размера, чьи сотрудники работают за компьютером.

В IT-аутсорсинге, где фактически продают рабочие часы специалистов, без трекера не обойтись.

Клиенты просят у подрядчика аналитику по отработанным часам, за которые они платят.

Отчеты Yaware как раз подходят для этого.

Также сервис незаменим для фрилансеров, которые сами руководят временем и хотят увеличить заработок.

Людям творческих профессий со свободным графиком подойдет круглосуточный мониторинг – чтобы не загонять их в рамки.

Большинство из них работают командами, и когда проект сдан, трудно определить, кто выложился на максимум, а кто халтурил.

Сервис это покажет.

Вообще Yaware начался как система внутреннего мониторинга.

Вся наша команда пользуется трекером на корпоративных компьютерах, а некоторые сотрудники установили его и на личные – на случай удаленной работы.

Они самостоятельно анализируют свою статистику и даже соревнуются, у кого длиннее зеленая линия – так обозначаются интервалы продуктивного времени.

Всем кандидатам рекрутер на собеседовании рассказывает про учет времени и объясняет цель программы.

Ни разу из-за этого кандидат не отказался от должности.

Какие результаты дает трекер.

В упомянутом тексте на Dou есть отзыв разработчика Виталия, команда которого работает на Upwork и использует счетчик времени.

Он называет его удобным инструментом – вести учет рабочих часов вручную сложнее.

«Это дисциплинирует на работе заниматься работой, а не бездельничать, смотреть видосики и так далее», – добавляет Виталий.

По запросу мы проводим консультации клиентов и анализируем их статистику.

Вот что говорят цифры: до внедрения Yaware сотрудники в среднем от 20 до 45% времени проводили на работе непродуктивно.

После того, как появлялся трекер, этот показатель уменьшался до 3-12%.

Сам факт того, что установили программу, уже влияет на продуктивность.

Команда понимает, что теперь действия анализируют, и начинает эффективнее работать.

Конечно, для действительно хорошего результата установить трекер недостаточно.

Нужно работать внутри компании: говорить с людьми, мотивировать их, оптимизировать процессы, постоянно быть готовым к изменениям.