Цей сервіс покаже найнижчі тарифи. Як організувати ділову поїздку в кілька кліків і заощадити

Коли в компанії організовують відрядження, співробітникам часто доводиться писати докладні, оформлювати накази, заповнювати авансові звіти та зберігати купу квитанцій.

Це дратує, довго і незручно.

Але всі ці бюрократичні процеси можна перенести в онлайн.

У PR-матеріалі з Online4Business його засновниця Олена Мартинчук розповіла MC.

today, як онлайн-платформа Raketa допомагає організувати ділову поїздку в кілька кліків и економити компаніям час і гроші.

Швидкість вимірюється не хвилинами, а кількістю кліків.

Моя робота завжди була пов’язана з корпоративним сегментом туристичного ринку.

Більше 20 років я керувала агенціями, що надають послуги великим міжнародним та українським корпораціям.

Ще років 6−7 тому такі агенції були зосереджені на тому, щоб автоматизувати і поліпшити власні бізнес-процеси.

Мета цього – надавати сервіс швидко, а дані по витратах − точно.

Олена Мартинчук.

Сьогодні швидкість вимірюється не годинами і навіть не хвилинами, а кількістю кліків.

Для мене стало очевидним, що у сфері ділового туризму має бути гідне онлайн-рішення, і бажано декілька на вибір.

Спочатку я намагалась адаптувати під потреби та вимоги українських компаній всі корпоративні онлайн-інструменти, що з’являлися на ринку: KDS, Get.

There, AeTM, Symphony Corporate.

Паралельно вивчала функціонал та властивості Concur, Egencia, IoN, Cytric.

Збирала і аналізувала побажання компаній.

На жаль, жодне з існуючих в той момент рішень не відповідало ідеальній картині клієнта.

Але мені пощастило знайти однодумців.

Вони вже успішно розробляли нейтральну онлайн-платформу Raketa.

Коли її створювали, враховували практичний досвід користувачів вже відомих онлайн-інструментів.

Які є версії платформи.

Корпорації можуть використовувати Raketa у партнерстві із власною контрактною агенцією.

В свою чергу, бізнес-агенції можуть інтегрувати на платформу свій власний контент та створювати унікальну пропозицію на ринку.

Raketa дає змогу працювати з усіма глобальними дистриб’ютивними системами, декількома готельними агрегаторами і консолідаторами, в тому числі Booking.

com, провайдерами залізничних доріг.

Платформа Raketa.

Зараз ми маємо базову версію платформи Raketa powered by Online4Business, яку можна налаштувати як повноцінну платформу організації відрядження або обрізати до інструменту самостійного бронювання.

Тож у нас є меню із рішень для кожної категорії клієнта.

Користувачі базової версії зможуть самостійно забронювати квитки та готелі за кордоном і в Україні або просто заповнити запит на платформі на будь-яку послугу.

В ту ж саму мить його отримає контрактна агенція.

Впровадження базової версії відбувається доволі швидко, із мінімальним залученням співробітників та керівництва.

Це не займає більше ніж 3−4 тижні.

За користування базовою версією платформи стягується транзакційний збір, в середньому 40 грн, в залежності від кількості оформлених в системі послуг.

Чим більше онлайн-адаптація клієнта, тем меньший збір він сплачує.

З повноцінною корпоративною онлайн-платформою Raketa організація ділової поїздки займає декілька кліків.

Нам вдалося зашити в онлайн такі бюрократичні процеси, як створення наказу на відрядження, розрахунок добових, власне бронювання поїздки і авто, заповнення авансового звіту.

А ще скоротити час на весь цикл організації відрядження з 2,5 годин в середньому до 15 хвилин.

Далі всі дані по витратам відображаються у обліку компанії без втручання бухгалтерії.

Самостійне бронювання до вподоби невеликим компаніям і бізнесам, що швидко розвиваються.

А для потреб менеджмента компанії Raketa має низку інтелектуальних модулів, що дають змогу контролювати та моделювати поведінку користувачів, збирати та аналізувати дані по витратах компанії.

Наприклад, модуль Visual Guilt зберігає результати пошуку кожної послуги у вигляді таблиці доступних опцій або пропозицій на момент вибору.

Так завжди можна дізнатися, з яких варіантів був зроблений вибір, чи був він оптимальним, а ціна найнижчою.

Ефект від роботи модулю – користувач завжди намагається обрати найдешевший варіант.

Як ми допомагаємо бізнесу економити.

Raketa популярна серед ІТ-компаній, аудиторів та консалтингових організацій.

Проте серед нашого портфоліо є і більш традиційні бізнеси: аграрний, фармацевтичний, FMCG, навіть є інтерес у енергосектора.

Можу поділитися успішним кейсом аудиторської компанії.

З Raketa співробітники на 40 % частіше бронювали авіаквитки і готелі заздалегідь.

Економічний ефект склав 15 % від загальних витрат компанії на «термінові відрядження».

Завдяки модулю, де зберігаються результати пошуку вартості кожної послуги, користувачі обирали дійсно найдешевший варіант.

На авіаквитках в середньому заощадили 15 %, на готелях – 12 %.

Як саме працює платформа.

Все починається зі створення наказу на відрядження: заповнюються тільки дати і напрямок, решта інформації вже збережена у Raketa.

Розрахунок добових відбувається автоматично, а пошук і бронювання послуг (авіа, готелі, залізниця) нічим не відрізняється від пошуку на сайті «Укрзалізниці» або Booking.

Платформа Raketa.

Потім йде запит на погодження витрат керівнику і відповідь в один клік.

Оформлення квитків або готельних ваучерів − також в один клік.

В останній день відрядження авансовий звіт заповнюється сам, а дані про витрати на поїздку передаються в 1С або SAP.

Всі витрати зберігаються у кошику відрядження в Raketa, включно з представницькими витратами на кшталт таксі, ресторанів тощо.

Чому це вигідно всім.

Ви можете зауважити: «Я і сам можу забронювати собі послуги для відрядження на сайтах і навіть заощадити гроші компанії.

Навіщо мені ці контрольовані онлайн-інструменти?».

Насправді частина компаній дозволила своїм співробітникам так робити.

Але висновки невтішні: публічні, не корпоративні онлайн-сайти мають основний дохід від своїх пріоритетних постачальників – авіакомпаній та готельних мереж.

В той час як дійсно найнижчий тариф іншої авіакомпанії чи готелю ви просто не побачите в екрані бронювання.

Така тактика допомагає їм заробляти більше комісії від постачальників і дає змогу утримувати свою долю ринку за рахунок кінцевого користувача.

Ну і останнє.

Хто вам допоможе, якщо рейс затримали або скасували, а квиток ви купили на сайті? Маєте вирішувати питання сам на сам з авіакомпанією одночасно з іншими 300 пасажирами.

З Raketa такого не буде.

Платформа працює виключно у партнерстві з агенціями.

Тобто на відміну від бронювання в відкритих джерелах, бронювання в корпоративних інструментах завжди відбувається за підтримки професійної агенції.

Якщо основна потреба користувача – швидкість і простота бронювання, а компанії – збереження права на вибір найдешевшого варіанту, меню Online4Business має пропозицію.

Самостійне онлайн-бронювання в єдиному інтерфейсі з корпоративним доступом і гарантованою підтримкою вашої контрактної агенції.

Таким чином, ви бронюєте всі доступні тарифи, як раніше, тільки самостійно і в десятки разів швидше.

Налаштування та впровадження в цьому випадку – не довше ніж 1 тиждень.

Криза стала вікном можливостей.

Всесвітня криза цілком зупинила діловий туризм на декілька місяців, але для Online4Business вона стала вікном можливостей.

За запитом онлайн-платформи Raketa ми розпочали на ринках Східної та Південної Європи RnD-проект (Research and development, дослідження і розробка – Прим.

Ми досліджуємо особливості ринку, специфічні вимоги до онлайн-інструментів.

Хочемо зрозуміти, які унікальні пропозиції створити для кожної країни.

Ми вже зробили перші несподівані відкриття.

Наприклад, в багатьох з цих країн так само актуальний безготівковий розрахунок, локальні готелі поки що не бронюються онлайн, подекуди все ще існують національні формати звітності.

Ресурс, що звільнився під час карантину, ми використовували і для інших оновлень.

Наприклад, найближчим часом онлайн-платформа Raketa розмовлятиме українською.

Також ми вирішили доповнити контент платформи лоукост перевізниками та прямим доступом до бронювання основних авіакомпаній, оскільки прогнозуємо зміщення вектору попиту на авіапослуги у бік більш дешевого сегменту.

Найважливіший прорив − ми інтегрували в Raketa програмний продукт Direct Rates.

Це дає змогу компаніям бронювати власні корпоративні тарифи будь−якого українського готелю онлайн.

Такі бронювання в Україні історично перебували в офлайні через паперові контракти та бронювання телефоном або електронною поштою, що забирає багато часу.

Зараз користувачі Raketa мають доступ до реально наявних номерів за спеціальними тарифами своєї компанії в момент запиту та отримують миттєве підтвердження бронювання без зайвих етапів узгодження.