«Сэкономим на HR до $2 млн». Как «Метинвест» и «Фармак» вдохновляют команду достигать целей

SAP SucсessFactors – система для управления сотрудниками. Она автоматизирует все HR-процессы: от поиска и найма до оценки и развития членов команды. Систему уже используют 120 млн человек из 7000 компаний по всему миру.

В спецпроекте с IT-компанией SAP редакция MC.today расспросила специалистов «Метинвест» и «Фармак», как SucsessFactors помогла им сэкономить бюджет и время HR-специалистов и руководителей, а также мотивировать сотрудников.

Как работает и что из себя представляет SuccessFactors

SuccessFactors пользуются более 7 тыс. компаний в мире: от небольших пекарен и госучреждений до атомных электростанций. Система состоит из основной части, кадрового учета, и шести модулей по управлению талантами. Они охватывают весь «жизненный цикл» сотрудника: поиск, рекрутинг, адаптацию новичка, обучение, управление целями и оценку, а также управление карьерой.

Платформа включает около 2000 аналитических HR-метрик. Панель с любым показателем, например, ростом числа сотрудников, можно вывести на главную страницу.

«Мы это называем “убирать машину из человека”, – говорит Эдита Каминскайте, руководитель подразделения SAP, отвечающего за бизнес-развитие SuccessFactors в Центральной и Восточной Европе. – Система сокращает число рутинных операций, количество ручной работы, освобождая время и мозг эйчара для общения с сотрудниками и их развития».

Простой пример: рекрутеры могут тратить дни, чтобы разместить новые вакансии на разных порталах и отключить неактуальные. SuccessFactors позволяет делать это автоматически.

Бизнес может начать с модуля, который для него в приоритете. Гибкость – главная «фишка» SuccessFactors. Аналитическую панель можно настроить в зависимости от целей компании и задач конкретного сотрудника. Например, работники могут видеть оценки и задачи друг друга и статистику эффективности всей компании.

Клиент покупает подписку на пользование системой, чаще всего на три года, и договаривается с экспертами по консалтингу, чтобы те настроили SuccessFactors под его потребности. Обычно на внедрение, тестирование и запуск, в зависимости от модуля и сложности бизнес-процессов, уходит от 2 до 6 месяцев.

Почему вести дела сотрудников в «цифре» удобнее и эффективнее, чем на бумаге

«Фармак» – лидер фармацевтического рынка Украины с долей 6% и крупнейший экспортер лекарственных средств. На внутреннем рынке, по данным Proxima Research, производитель лидирует уже десять лет. Продукцию «Фармак» продают более чем в 20 странах.

Еще в 2014 году в компании начали внедрять два HR-процесса: оценку сотрудников по ключевым показателям эффективности (KPI) и оценку по компетенциям – корпоративным и управленческим. Каждого из 2100 сотрудников оценивали раз в квартал по KPI и один раз в год по корпоративным компетенциям, а руководителей – дополнительно по управленческим. «Все эти процессы занимали много времени у команды, руководителей и специалистов HR-дирекции и усложнялись бесконечными согласованиями в бумажном и электронном виде», – рассказывает Виктория Кондрашихина, директор по персоналу компании «Фармак».

В 2017-м процессы решили автоматизировать. На тот момент в компании работали уже 2,5 тыс. человек. В «Фармак» изучили несколько IT-продуктов и выбрали облачную платформу SuccessFactors. При выборе ориентировались на несколько факторов: охватывает ли система все HR-процессы, как быстро ее можно внедрить, насколько она безопасная, многофункциональная и надежная. К тому же, с 2012 года в компании используют ERP- систему (систему управления предприятием. – Прим. ред.) от SAP.

«После внедрения системы постановка целей и оценка их выполнения и ежегодная оценка по компетенциям стали занимать в два раза меньше времени: два месяца вместо четырех. А также на 95% сократилось время на поиск и сбор информации для принятия взвешенных управленческих решений», – делится Виктория Кондрашихина.

Еще один пример успешного внедрения SuccessFactors – проект с группой «Метинвест». Это международная металлургическая компания и один из крупнейших в Украине работодателей с более чем 80 тыс. сотрудников.

«Метинвест» уже более шести лет проводит активную цифровую трансформацию HR-процессов. Автоматизация должна, среди прочего, помочь бизнесу привлечь молодые таланты. «Работа в металлургии – малопривлекательная для молодежи. Мы автоматизируем процессы, чтобы компания была современной и инновационной в ее глазах», – объясняет Юлия Ряховская, директор департамента поддержки бизнеса «Метинвест».

По ее словам, SuccessFactors – одно из лучших решений на рынке: «Мы с IТ-партнером, “Метинвест Диджитал”, выбрали его, поскольку платформа поддерживает весь путь продвижения и развития работников». Система работает на двух металлургических заводах, трех горно-обогатительных комбинатах и в управляющей компании.

Как правильно ставить цели

По наблюдениям эксперта SAP, украинские компании обычно сосредоточены на управлении целями и оценке сотрудников. «Это модули, которые можно запустить в считанные месяцы и получить от них выгоду уже в первый год», – рассказывает Эдита Каминскайте.

«Фармак» запустил два модуля: «Управление эффективностью и целями» и «Карьерный рост». Выбор был неслучайным. «Наш сотрудник – это комбинация профессионализма, эффективности и желания работать на результат. Всех нас объединяют такие черты, как ответственность, понимание и применение ценностей компании, ориентация на обучение и развитие», – объясняет Виктория Кондрашихина.

По словам директора по персоналу, внедренные модули позволили автоматизировать самые важные и трудоемкие HR-процессы: постановку и оценку выполнения целей, оценку по компетенциям, составление индивидуальных планов развития и формирование кадрового резерва.

После этого процесс постановки целей стал прозрачным и понятным: каждый сотрудник видит, как выполнение его целей влияет на результаты подразделения и достижение глобальных целей компании.

«Мы ориентируемся на стратегические цели бизнеса. Каждая цель каскадируется от топ-менеджеров к руководителям структурных подразделений, а те – спускают их своей команде», – отмечает Виктория Кондрашихина.

В «Метинвесте» тоже запустили модуль «Управление эффективностью и целями». Сотрудник компании в зависимости от своей должности и системы оценки может ставить месячные, квартальные или годовые цели, проводить самооценку, а руководитель – подтверждать цели и оценивать сотрудника.

Большая часть сотрудников группы работает на производстве и не использует компьютеры. Они могут заходить в систему SuccessFactors с личных смартфонов и планшетов через веб-интерфейс. Ссылку на вход в систему запоминать и хранить не нужно – ее всегда можно запросить у MetinvestHR чат-бота.

По словам Эдиты Каминскайте, цели должны быть конкретные, измеримые, достижимые и своевременные. Они могут быть связаны с текущими задачами, обучением, карьерным ростом или личным развитием.

В SuccessFactors есть отдельный модуль «Управление преемственностью и развитием». В нем к достижению целей можно прикрепить план обучения и проследить за прогрессом. «Система может проанализировать, сколько обучающих видео или страниц PDF-документа просмотрел человек, насколько успешно он прошел тестирование», – приводит пример эксперт SAP.

Это важно для таких компаний, как «Фармак», где постоянное развитие сотрудников и возможность карьерного роста – часть корпоративной культуры. В компании есть программы развития менеджеров разных уровней и кадрового резерва на управленческие позиции. Работает также программа Soft skills training Farmak: любой сотрудник, у которого есть экспертиза и навыки в какой-то области, передает их коллегам. Специалисты «Фармак» регулярно проходят обучение в Украине и за рубежом. Например, в 2019-м 58 сотрудников побывали на практике в Чехии, Дании, Германии, Австрии и Испании.

Результаты всех этих мер впечатляющие. «Последние два года более 80% руководящих должностей мы закрываем внутренним резервом», – делится Виктория Кондрашихина.

Почему важна не только оценка

Оценка эффективности сотрудников – важный элемент в системе управления персоналом «Метинвеста». Ее проводят каждый год. По результатам могут повысить зарплату, зачислить сотрудника в кадровый резерв компании, выплатить ему бонусы или предложить более высокую должность.

Благодаря системе руководитель может не только оценивать выполнение целей, но и отслеживать, как выполняются задачи.

Есть компании, где вообще отходят от годовой оценки коллег. SAP – одна из них. Вместо этого сотрудники регулярно общаются со своими руководителями и обсуждают, как они продвигаются к цели и что можно улучшить.

По мнению Эдиты Каминскайте, компания, которая проводит оценку, должна понять, что делать с этой информацией дальше. «Задавать вопросы, оценивать и потом с этим ничего не делать – хуже, чем вообще не оценивать, – говорит эксперт SAP. – Когда сотрудники тратят много времени на отчет о работе, но у них нет ощущения, что руководство их услышало, это плохо сказывается на мотивации».

Это хорошо понимают в «Метинвесте». В ближайших планах компании – внедрить модули «Карьерный рост» и «Обучение и развитие». А затем – тиражировать решения и процессы на остальные предприятия группы.

Как SuccessFactors помогает сэкономить

С SuccessFactors уже работают около 40 тыс. сотрудников группы «Метинвест». Около 80% из них проходят оценку в электронном виде. Постановка целей и оценка результатов сейчас занимает на 52% меньше времени, чем было до внедрения системы. А специалисты HR-подразделений, которые администрируют эти процессы, тратят на четверть меньше времени.

По словам Юлии Ряховской, за пять лет на предприятиях, где автоматизировали процесс постановки целей и оценки, планируют сэкономить около $2 млн. «Это только половина от общей численности компании, поэтому потенциал большой», – отмечает директор департамента поддержки бизнеса «Метинвест».

Эдита Каминскайте говорит, больше всего пользы от SuccessFactors получают компании, в которых свыше 1000 сотрудников. В этом случае вложения в систему, как правило, окупаются за 3-5 лет – благодаря автоматизации процессов, повышению эффективности и производительности команды.

Кроме того, SuccessFactors уменьшает риск штрафов. Например, на производстве система напомнит сотрудникам сдать тесты по технике безопасности.

Эксперт SAP подчеркивает, что платформа сама по себе все проблемы в бизнесе не решит. «Если в компании есть системные проблемы с управлением, прозрачностью или мотивацией сотрудников, то любая технология – это лишь пластырь, которым можно временно заклеить рану, – говорит Эдита Каминскайте. – SuccessFactors – это инструмент для руководителей, которые понимают, что люди – главный актив любого бизнеса, и знают, чего они желают добиться в управлении».

Над текстом работали Татьяна Гонченко и Лариса Кузора