Пять причин перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот решает проблемы компаний, улучшает их работу и повышает эффективность. Он также существенно помогает клиентам и значительно улучшает их взаимодействие с бизнесом. Позитивный клиентский опыт полезен всем, кто продает свои товары и услуги и заинтересован в том, чтобы их покупали.

Работа с документами становится более простой, быстрой, дешевой, удобной и актуальной. Детальнее рассказываем о том, каким образом ЭДО помогает компаниям улучшать клиентский опыт.

Это быстро и просто 

Потенциальный клиент может стать реальным для компании в среднем через два месяца после первой коммуникации. Казалось бы: подписание договора должно быть простым и быстрым процессом, но на практике все выходит сложнее.

Подписать физический договор бывает очень сложно. Нужно отправить клиенту документы и получить их обратно – и это может занимать до двух недель. А еще, если вдруг клиент где-то пропустил подпись, и все нужно начинать сначала, тратя деньги и время.

Электронный документооборот заметно сокращает эти траты. Клиент сразу же подписывает договор и может начать пользоваться вашими услугами.

Иногда люди с недоверием относятся к электронным документам и выбирают бумажные аналоги. Стоит помнить, что электронные и бумажные документы имеют одинаковую юридическую силу, но преимуществ у ЭДО намного больше.

Это бесплатно

Стоит также отметить, когда контрагент получает от вас документ, подписание и отправка его обратно не будет стоить ему ни копейки.

Чтобы отправить письмо почтой или курьером в две стороны, нужно заплатить. В среднем ФЛП подписывает 15 документов в месяц, которые нужно отправить в обе стороны. Допустим, что одна отправка Новой почтой стоит примерно 30 грн. Получается, что только на доставку в месяц нужно потратить около 900 грн. Иногда за это приходится платить и самим клиентам. Даже чтобы просто приехать в офис компании и подписать все необходимые документы, нужно тратить время и деньги на дорогу.

Подписать электронные документы можно в любое время и месте.

Это безопасно

С бумажным документом всегда может что-то случиться. Его легко потерять или повредить. Архив вообще может сгореть. Потеря документа – частое явление.

Внедрение электронного документооборота повышает уровень безопасности документов, так как в нем используются алгоритмы шифрования цифровой подписи. Никто другой не может их подписать.

Документы постоянно находятся под рукой и с ними ничего не случится, поскольку электронную копию невозможно потерять. Также в системе ЭДО есть разграничение прав доступа – документ не может попасть в другой отдел. Его получат и увидят только те, кто должен. Все документы могут храниться на сервере компании или же на облачных сервисах провайдера.

Это удобно

Далеко не все хранят свои документы в одном месте. Часто люди забывают положить бумагу в специальную папку, или бумага просто где-то теряется. К тому же постоянно нужно делать копии, тратить на это время и деньги и забивать квартиру или офис кучей бумаг, которые никогда не можешь вовремя и быстро найти.

Электронные документы всегда в одном месте. Ты знаешь, что у тебя где, и, в случае необходимости, можешь отправить любое количество документов вовремя и оперативно.

К тому же у многих сервисов есть мобильные приложения. Конечно же, их функционал меньше, чем у веб-версий, но работать с ними тоже можно и это очень удобно. Например, приложения есть у Deals, DocsET и Megapolis.DocNet.

Это лучший вариант для новой реальности

2020 год изменил нашу привычную жизнь, и в новом году она точно еще не вернется. Все больше людей и компаний переходят на удаленную работу. Теперь большинство встреч, обсуждений, деловых консультаций проходят онлайн.

Поэтому электронный документооборот также идеально подходит под новую реальность. Не нужно никуда ездить, чтобы подписать документы. Все можно сделать, не покидая свое домашнее рабочее место. Главное – иметь доступ в интернет.

При внедрении документооборота вы экономите 900 грн только на доставке документов. Также экономится время сотрудников и деньги, которые бы ушли на аренду помещения для физического архива.

Минусы ЭДО

Еще далеко не все люди готовы принять электронный документооборот и использовать его. Кто-то придерживается традиционных взглядов и не доверяет современным технологиям, кто-то просто не хочет менять свои привычки и адаптироваться к новым условиям. В итоге, люди не охотно качают себе ключи и используют ЭДО.

Также только начинают появляться облачные решения, и пока ключи для входа нужно держать на флешке, которую (как и бумажный документ) можно потерять, а это новые проблемы с восстановлением доступа и тратой на это времени.