Завдяки електронним документам українці врятували 17 тис. дерев за рік. Чому ще вам варто перейти на цифру: 4 причини

Уже рік, як український бізнес працює в нових умовах. Усі вчилися працювати по-новому: змінювали робочі стратегії, звикали до спілкування в Zoom, проводили віртуальні наради та переводили документи в цифру.

У партнерському матеріалі СЕО компанії Linkos Group (розробника програми M.E.Doc) Олеся Білоусова розповіла MC.today, чому варто перейти на електронний документообіг та які рішення дозволяють обмінюватися електронними документами.

Як карантин змінив ставлення до електронного документообігу

Електронні документи з роками впевнено набирали все більшої популярності. Раніше це було трендом, який можна додати до позитивного іміджу компанії. Але дуже скоро бізнес оцінив усі переваги електронного формату і поступово оцифровував бізнес-процеси. Це зручно, швидко, економно, безпечно й екологічно.

До минулого року компанії могли дозволити собі робити це неспішно. Але 2020-й змінив ставлення до процесу переходу на електронний документообіг (ЕДО) з неспішного на негайний.

Трішки статистики від Linkos Group:

• п’ять документів щосекунди створювали та відправляли користувачі через наші рішення;
• число наших користувачів у порівнянні з 2019 роком збільшилося на 45%;
• 146 млн документів надіслали за 2020 рік.

Щоб краще уявити ці об’єми, переведемо кількість документів у зрозумілі кожному предмети. Вага одного документа – 5 г. Якби ми надрукували 146 млн документів, вони важили б 732 195 кг, а це як три найбільших у світі літаки «Мрія».

Якщо скласти їх в один стос і виміряти його висоту (товщина стосу зі 100 документів – 1 см), вийде 14 600 м. Це як 45 Ейфелевих веж. Якщо прокласти з них безперервний шлях, можна обігнути Землю вздовж екватора. Окружність Землі дорівнює 40 075 км, а наші документи – 43 492 км. Щоб виготовити таку кількість паперу, знадобилось би 17 тис. дерев, що займають 43 гектари – це дорівнює площі Ватикану.

Що вплинуло на рішення перейти на ЕДО

Дистанційка. Через карантинні обмеження фізично неможливо підписувати документи власноруч і відправляти їх поштою чи з кур’єром.

Лідери ринку. Можна скільки завгодно відкладати перехід у цифру на потім. Але якщо партнер, з яким ви обмінюєтеся документами, відмовляється від паперу, то для продовження співпраці потрібно теж змінитися. Найбільші компанії, лідери ринку у своїх нішах, перейшли на електронний документообіг й автоматично простимулювали зробити те ж саме своїх контрагентів.

Роумінг. До нашої платформи ПТАХ під’єднані різні рішення для електронного документообігу: ‎М.E.Doc, СОТА, FlyDoc. Це дозволяє безперешкодно обмінюватися електронними документами між програмами.

Оптимізація ресурсів. Під час кризи компанії прагнуть скоротити витрати. ЕДО дав можливість суттєво зекономити час і гроші, які раніше витрачались на папір, обслуговування принтерів і доставлення, а також відмовитися від приміщень для архівів.