Как за месяц подготовить онлайн-конференцию на 6000+ онлайн-участников командой из 6 человек

Мы часто проводим обучающие мероприятия. На последних конференциях собирали около 1000 участников. Но к выходу 13chats  решили перешагнуть эту отметку и одним махом проверить пачку гипотез. Поэтому объединились с командой SendPulse, и вместе нарушили все свои правила проведения онлайн-мероприятий.

Рассказываю, что именно мы сделали по-другому, и как привлекли  на онлайн-конференцию в трое больше участников, чем планировали.

Зачем мы это делаем?

Мы с командой понимали, что должны захватить внимание потенциального зрителя в момент регистрации и не отпускать до конца 7-часовой трансляции. «Огня» добавляли и амбициозные KPI на удержание от 2000 участников в эфире в один момент.

Чтобы выполнить KPI, в этот раз мы решили пойти нестандартным для себя путём и посмотреть, что из этого получится.

В результате наша проектная команда для подготовки конференции  состояла из шести человек, которые помимо своих основных задач делали дополнительную работу.

• Ивент-менеджер отвечала за любые организационные вопросы, начиная от покупки фона позади спикера до модерации в YouTube-чате конференции.
• Трафик-менеджер настраивал и запускал рекламные кампании в Facebook, Instagram и YouTube.
• Первая команда маркетологов готовила цепочки email-рассылок и рассылок в чат-ботах, создавала контент для Instagram, email и мессенджеров. А вторая – занималась сертификатами для участников и выступала модераторами второй части.
• Я привлекала спикеров, выступала на прогревающем вебинаре и модерировала первую половину мероприятия.

Что было сделано не как обычно

Неизбитая тема. Все говорят о первичных продажах, а мы решили – о повторных продажах и лояльности. Привлечь пользователя к покупке первый раз можно даже случайно, но сделать так, чтобы у вас покупали снова и снова – уже искусство.

Подогревающие материалы. Люди идут на людей. Если спикер сможет зацепить ещё на этом этапе, на его доклад точно придут.

Полезные лонгриды. Мы провели получасовые интервью с каждым спикером, расшифровали записи и разослали материалы по email и  в чат-ботах. Чтобы оптимизировать трудозатраты, использовали расширение SendPulse для Chrome.

Мультиканальная форма подписки. Пользователь выбирает удобный для себя канал связи. Мы можем лучше до него достучаться, а значит – доходить на ивент будет больше людей. В этот раз предоставили на выбор email и Telegram.

Онлайн-чат на сайте. В рабочее время команда отвечала на  вопросы пользователей, чем повышала конверсию в регистрацию. За помощью в регистрации на мероприятие через онлайн-чат обратились 15% посетителей.

Мультиканальная подписка на страницу «спасибо». После подписки в email-канале мы предлагали подписаться ещё и на чат-ботов в мессенджерах. Это помогло нам достучаться до тех, кто не читает письма.

Запрос номера телефона в форме подписки. Мы отправили одно неназойливое, но важное SMS в день ивента со ссылкой на трансляцию. После сообщения сразу пошел прирост зрителей.

Заранее созданная прямая трансляция на YouTube. До запуска рекламы мы настроили трансляцию с подробным описанием мероприятия, чтобы гости могли заранее подписаться на трансляцию и получить уведомление о начале конференции.

Прогревающий вебинар перед конференцией. Я подготовила доклад на смежную тему для Академии SendPulse и в конце пригласила всех участников вебинара на конференцию с обещанием раскрыть еще больше информации по теме. Вебинар онлайн смотрели 680 зрителей, большая часть из которых пришла на конференцию через 4 дня.

Спикеры-практики. Мы пригласили спикеров из разных ниш и помогли организовать доклады, которые дополняют друг друга.

Видео-приглашения и карусель со спикерами в рекламе. Тесты доказали, что эти два формата работают лучше всего.

С помощью платной рекламы в Facebook, Instagram и на YouTube мы получили 68% регистраций, анонсы по собственным базам и инфопартнерка принесли 32%.

 Прогревающие посты в Instagram. При подготовке к конференции мы сделали серию постов про лояльность и повторные продажи, чтобы охватить максимум потенциальных зрителей во всех доступных каналах и сделать больше касаний.

Полноценная мини-студия в офисе. Заказали фоновый баннер с логотипами компаний-организаторов, организовали звук и видео профессионального уровня. Считаю, качество трансляции тоже повлияло на результат конференции.

Презентационный ролик между докладами. Чтобы познакомить аудиторию с 13chats, в перерывах между докладами включали короткий ролик с описанием возможностей нового сервиса.

Как это было?

Мы начинали конференцию точно по таймингу — в 10:00 по Киеву . Увидели всего 300 участников. Но внезапно количество зрителей становилось всё больше и больше. На 13-ой минуте трансляции я увидела, что мы перешагнули отметку в 1000 онлайн-участников, потом — 2000 и уверенно пошли дальше.

С замиранием сердца вся команда мониторила, как мы перешагнули рубеж в 6000 онлайн-зрителей.

Решающую роль сыграло качество контента: люди подключались к трансляции, вовлекались в доклады, оставались — и YouTube продолжал нас продвигать. В чате то и дело появлялись комментарии в духе: «Я случайно увидел трансляцию, зашёл, интересно. Остался».

 С использованием только закрытой платформы мы вряд ли смогли бы добиться рекордных 6000 зрителей в эфире.

Еще один прием, который помог в удержании зрителей — выдача сертификатов во второй половине дня по ссылке в чате прямой трансляции. Часть людей оставалась до конца, чтобы получить заветную ссылку и затем приложить сертификат к резюме.

На последнем докладе нас все еще слушали больше 6000 участников. Иногда отметка спускалась до 4800-5000, но потом выравнивалась.

Выводы

Тратить силы на бесплатные мероприятия стоит. Это отличный способ рассказать о своем продукте на большую аудиторию и заинтересовать новых клиентов.