Час викидати каміння: як працювати швидко і продуктивно

Уяви, що кожен день ти носиш за плечима рюкзак зі своїми справами.

Якщо встигла виконати все намічене, то твоя ноша легка.

А коли щось не доробила, то кожне упущення, немов важкий камінь, обтяжує твою поклажу, позбавляючи тебе сил….

А давай ці камені перетворимо… на квіти! Погодься, приносити з роботи букети з маленьких трудових подвигів куди приємніше — потрібно тільки навчитися грамотно організувати своє робоче місце і чітко планувати день.

Як навести лад у робочому просторі.

Прискіпливо оглянь свій робочий простір.

Якщо стіл завалений настільки, що ледь видно монітор, а комп’ютерна мишка вічно на щось наштовхується, приступай до розбору.

Насамперед позбудься від неактуальних паперів, старих журналів, візиток, непотрібних канцелярського приладдя — вони заважають зосередитися, твоя продуктивність знижується.

Для документів заведи два лотки.

Один — для нових паперів і свіжої кореспонденції.

Другий — для всього того, що вже знаходиться в роботі.

Приділяй час для розбору цих двох «провокаторів тривожності»: займайся цим, скажімо, щопонеділка, а якщо паперів багато — щоранку.

Не накопичуй зайве.

Отримала візитку, яка тобі може стати в пригоді, — одразу занеси контакт в телефон або комп’ютерний файл, а від картки позбудься, щоб не плодити сміття.

Щоб не розводити гармидер в ящиках столу, дрібні предмети розклади по невеликих відкритих коробочках.

А документи поклади в підписані папки.

Зонування робочого простору.

В ідеалі на робочому столі в зоні видимості має бути тільки те, з чим ти постійно працюєш.

Припустимо, комп’ютер, щоденник, папки з потрібними документами та необхідні канцелярські приладдя.

Решту предметів краще вивести з поля зору.

А як же фото близьких, кімнатні рослини? Як відомо, милі штучки допомагають «відпочити погляду», перемикнутися — і в підсумку отримати заряд енергії та нових ідей.

Так, але якщо ж ти мрійниця, краще прибери все, що відвертає увагу, щоб не витати весь день в хмарах.

Речі корисні тоді, коли перебувають на потрібному місці.

Кольорові папірці, розвішані по периметру монітора, а то і по всьому столу, служать потужним чинником відволікання.

Структуруй інформацію в комп’ютері.

Для кожного проєкту заведи окрему папку.

До їхнього імені можна додавати дату зміни — це допоможе уникнути плутанини й заощадить час пошуку.

Неактуальну інформацію архівуй або зберігай на хмарному сервері.

Планування робочого процесу.

Веди щоденник.

Він допомагає контролювати саму себе.

Завдання записуй щодня у міру надходження, а ввечері заплануй, що потрібно буде зробити завтра.

Так ти позбудешся від нав’язливих думок про те, що ти чогось не встигнеш або забудеш.

Виділяй справи, призначені на певний час.

Якщо у тебе таких заходів багато, можеш розбити сторінку щоденника на дві частини.

В першу записуй ті, де є чітка прив’язка до часу (можеш їх дублювати нагадуваннями в телефоні), в другу — інші.

Розстав пріоритети.

Зі складними та неприємними справами розправляється з ранку.

Такі завдання можеш позначити, наприклад, блискавкою.

Знаком оклику познач справи, які треба виконати обов’язково, інакше буде ай-ай-ай.

Смайлик постав навпроти того, що добре б зробити, але не горить.

Нейтральним смайликом відзнач завдання, спрямовані на довгострокову перспективу.

До речі, термінові та нетермінові, складні й прості справи повинні чергуватися.

Якщо ти непомірно навантажиш себе і не зможеш виконати намічене, то відхилення від графіка сильно тебе засмутить, а в будь-якій справі головне — позитивний настрій.

Виконавши справу, викресли її зі списку.

Це проста дія надихає, адже ти впоралася із завданням, а це маленька перемога.

До речі, мозок сприймає як керівництво до дії цілі, написані від руки.

Але багато хто любить електронні щоденники — вони зручніші.

Чим користуватися — вирішуй сама.

Головне — планувати своє життя, а не пускати на самоплив.