Больше никаких бумажек и справок на фрилансе: как за пару минут создать и подписать договор онлайн

24 августа Украина войдет в режим paperless: больше не будет никаких бумаг для государственных органов, никто не сможет требовать от украинцев справки. Об этом заявил президент Владимир Зеленский на форуме «Украина 30. Цифровизация». Позже стало известно, что с 23 августа 2021 года электронные паспорта приравняют к бумажным паспортам и ID-карте.

Многие почему-то продолжают по старинке распечатывать договоры, ставить печати и отправлять их почтой. Но после карантина все больше предприятий начали внедрять электронный документооборот (ЭДО). Редакция MC.today рассказывает подробности.

Что случилось

В Офисе президента говорят, что около 5 млн украинцев уже пользуются цифровыми документами через приложение «Дія». В компании Freelancehunt – что с 2017 года компании начали переходить на ЭДО и каждый год их становится больше на 12%. Сама платформа ввела электронные документы пять лет назад.

Автоматический договор

По закону все хозяйственные и финансовые взаимоотношения нужно документировать. Сначала контрагенты заключают договор, а уже после выставляют акт выполненных услуг. Сегодня классический бумажный и электронный документообороты одинаково законны.

Во фриланс-сервисе пользуются и бумажными и электронными документами. Получить их может заказчик, который оплачивает проект по безналу. Заказчик и фрилансер подписывают акт выполненных работ.

А как же подпись?

Любой украинец может получить электронную подпись. Самый простой способ – через «Приват24». Что касается предприятий, то электронная подпись и печать есть у каждого юридического лица в Украине. Их используют с 2008 года, когда стали отчитываться в налоговую онлайн. С 17 мая все украинцы могут получить электронную подпись прямо в приложении «Дія». Еще там можно подписать любые документы, загрузив их на телефон.

Почему ЭДО эффективнее

Некоторые фрилансеры не очень ответственно относятся к бумажным документам, поэтому на сервисе используют только электронные документы с ФОП и юрлицами. Электронные документы проще создать и отправить контрагенту. Нужные «бумаги» составляют за пару минут по шаблону и подписывают несколькими кликами мышки.

«Когда сервис выступает в качестве гаранта сделки, мы подписываем документы с обеими сторонами – заказчиком и фрилансером», – поясняет операционный директор платформы Freelancehunt Валентин Зюзин.

Есть шаблон договора, данные туда подтягиваются из кабинета пользователя. Договор автоматически генерируется в PDF. Сторонам нужно поставить несколько галочек – и документы подписаны.

«Когда документы подписывают, нам приходит уведомление в Slack. Если бы мы работали в бумажном варианте, то только на подписание и отправку документов уходило бы несколько дней. А потом пришлось бы ждать пару недель, пока доставят бумажную копию», – говорит Зюзин.

Сегодня в Украине есть десяток сервисов, которые бесплатно предоставляют электронный документооборот: document.online, paperless.com.ua, medoc.ua, vchasno.ua и другие.