Провести деловое событие в современном лофте. 5 советов, как найти удачное место для вашего мероприятия

RENTY.UA – украинский онлайн-сервис, который помогает подобрать и арендовать лофты и креативные пространства для событий. Он работает в Киеве, Одессе, Днепре, Харькове, а с июля запустился во Львове.

В партнерском материале MC.today менеджер сервиса RENTY.UA Катерина Андреева делится приемами, как отыскать место, которое гармонично вписалось бы в любое событие, но при этом не съело весь бюджет.

Где найти лофты, антикафе и оригинальные пространства

Правильная локация – одна из главных фишек, которая с ходу определяет успех любого события.

Еще пару лет назад для свадьбы, дня рождения или бизнес-события выбирали вполне банальные места – фору давали рестораны и конференц-холлы. Сегодня ситуация сильно поменялась: открылись лофты, ивент-холлы, крыши, галереи, фотостудии, антикафе (свободные пространства, где оплачивают только проведенное время. – Прим. ред.​​). Уровень их сервиса, дизайн и оснащение уже не вызывают вопросов. Но проблема порой в другом: если оригинальные пространства существуют, то где же они прячутся?

Есть стандартные критерии, которыми руководствуются организаторы, когда подбирают место: вместительность, расположение зала, его техническое оснащение. С этим все ясно. Но если действовать четко по такой инструкции, регламент грядущего события приведет в старый офисный конференц-зал. Мы предлагаем пользователям RENTY каталог пространств, которые не повторят предыдущий опыт, а сделают мероприятие непохожим на другие и усилят эмоциональное впечатление от него. Вот как мы рекомендуем подбирать место.

1Поднимите якорь и сделайте все заранее

Откажитесь от того, что было раньше. Стильные, но унифицированные площадки имеют только один wow-эффект – при первом знакомстве. Участников сложно зацепить однообразием и стандартными рамками. Выбирать в наше время надо нетривиальные места: лофты, антикафе, галереи, крыши и другие. Вспомните выражение think outside the box – «мыслите нестандартно». Его можно применить и в ситуации с площадками.

Поэтому снимите фильтры и полистайте каталог как ленту в Instagram. Даже если стоимость зала выше вашего бюджета, не расстраивайтесь. Часто менеджеры могут существенно снизить прайс для мероприятий, которые организовывают заранее, либо предоставить хорошую скидку на аренду, когда вы дополнительно заказываете питание.

2Избавьтесь от клише

Перестаньте делить локации на два типа – для деловых и праздничных событий. Эти рамки уже стерлись и, кажется, безвозвратно. Не существует лофта только для вечеринки, как и конференц-зала лишь для конференций. Арендодатели давно осознали, что универсальность – это ключ к увеличению бронирований. Именно поэтому, например, у фотостудии есть технические возможности и подходящий дизайн, чтобы проводить там разноплановые события.

Вот пример: мы в RENTY начали сотрудничать с Pandora Studio исключительно как с фотостудией, и точка. Ребята размещались в соответствующем узкопрофильном каталоге. Но за несколько лет пространство трансформировалось в ивент-холл.

Мы поняли: час пробил, пора переходить на новый этап. Сейчас хаб принимает заказы с RENTY на проведение воркшопов, семинаров, тренингов, выставок и даже дней рождений. При этом количество счастливых клиентов увеличилось в несколько раз.

3Составьте бюджет и покажите его менеджеру площадки

Средняя стоимость площадки в Киеве по состоянию на сентябрь 2021 года – около 1–2 тыс. грн за час мероприятия. Рассчитаны такие примерно на 10–20 человек. Даже если у вас нет «резинового» бюджета, вы все равно подберете отличную площадку для небольшой дружеской свадьбы или масштабного дня рождения.

Минимальный срок аренды обычно составляет 2–3 часа. Конечно, цена зависит от площади пространства – небольшие залы для компании из 5–10 человек стартуют от 500 грн за час, а вот для корпоративных событий прайс на просторные локации может достигать 4–10 тыс. грн за час. Отсортируйте цену по возрастанию на сайте, выбирайте понравившуюся локацию и обязательно связывайтесь с менеджером, чтобы рассказать ему подробности идеи вашего события и бюджет. Менеджеры помогут определиться с ценой и подскажут оптимальный вариант кейтеринга и развлечений.

4Учитывайте сезонность

Летом на пике популярности открытые веранды, террасы, крыши. Их лучше бронировать заблаговременно, за 1–2 месяца в зависимости от ситуации, так как к началу сезона все выходные уже будут заняты. Лофты, фотостудии, галереи, антикафе, как правило, всегда остаются в одной цене. Дорожают только на новогодние праздники.

5Помните, что площадка – это фундамент вашего мероприятия

Когда определитесь с местом, будьте дотошны, доведите дело до конца: обязательно договоритесь о том, чтобы посмотреть его вживую. Вот на что стоит обращать внимание в первую очередь:

• Общее состояние помещения: должно быть чисто, без посторонних запахов.
• Проверьте технику: в рабочем ли состоянии кондиционер и вентиляция, современный ли проектор, исправны ли микрофоны и так далее.
• Атмосфера: обратите внимание на шумоизоляцию и хорошее освещение.
• Дружелюбность персонала: насколько администратор клиентоориентирован и вовлечен в ваш запрос.

Подумайте, как можно сделать площадку именно своей. Если для семейных торжеств ее подбирают по интерьеру, то в случае бизнес-событий позаботьтесь, чтобы корпоративная айдентика прослеживалась в оформлении и атмосфере зала. Когда чувствуешь себя в своей тарелке, можно отлично провести время, без преград для отдыха и развития.