Вы будете видеть все ресурсы и процессы компании в этом приложении. Как это поможет избегать рутины

Vymex – украинская продуктовая IT-компания, основанная в Киеве в 2019 году. Ее команда разрабатывает мобильное приложение, которое помогает малому и среднему бизнесу эффективно управлять ресурсами и внутренними процессами компании.

В партнерском материале MC.today директор по маркетингу компании Vymex Владимир Юхименко рассказывает, как платформа помогает собственнику экономить время и деньги.

Почему старые системы себя изжили

Старые системы для управления ресурсами в компаниях давно себя изжили. В основном они строятся на людях, которые под себя выстраивают цепь и структуру работы внутри компании. Но когда одно из звеньев не срабатывает, эта цепь рушится.

Например, увольняется руководитель отдела маркетинга и забирает с собой материалы по подбору и сотрудничеству с ключевыми подрядчиками, стратегическую документацию вроде PR-стратегии, медиапланирования и другое. В таких ситуациях, как эта, можно легко потерять ресурсы – и временные, и финансовые, и человеческие.

Наша компания разрабатывает мобильное приложение для управления ресурсами и процессами, которое помогает бизнесу контролировать результаты и всей компании, и отделов, и сотрудников.

Vymex избавляет пользователей от лишних рутинных процессов: например, от управления отделами, построения планов и прогнозов, инвентаризации и другого. Кроме того, не придется долго вводить в курс дел новичка, так как вся нужная информация уже будет в системе. Все это позволяет собственнику бизнеса сфокусироваться на главных целях.

Есть несколько компаний в мире, которые фундаментально меняли методы получения результатов в своих сферах: Uber, Booking, iPhone и Revolut. Все их продукты – не попытка улучшить что-то, а полный пересмотр принципов работы. Наша технология – подобный шаг, но только в случае с бизнесом.

Как с Vymex можно выстроить структуру компании

Приведу в пример стандартный бизнес. Когда компанию расширяют, то появляются дополнительные отделы – например, маркетинговый и отдел продаж. Функционал становится сложнее, а количество людей растет.

Тогда бизнес сталкивается с трудностями, которые не решить, просто увеличив объемы продаж или выручку. Часто на таком этапе не упорядочена структура компании и нет коммуникации, например, между маркетологами и продавцами. Инструменты, которые помогали бы вести учет задач, часто не синхронизированы между собой, а значит, и между отделами. Все это приводит к хаосу в корпоративных процессах. Такая ситуация может повлечь уменьшение прибыльности вплоть до закрытия. Только 10% всех компаний на этом этапе остаются на плаву.

В таких случаях большинство покупает ERP-систему (стратегия, которая помогает планировать ресурсы компании. – Прим. ред.), которая усиливает структуру бизнеса и защищает его данные. ERP-специалисты проводят масштабный аудит и берут за это большие деньги – в зависимости от размера компании сумма может достигать нескольких сотен тысяч долларов. Конечно, бизнесу такая проверка даст больше связанных процессов внутри компании: от уборки офиса до продажи доли компании.

При этом часть обязанностей на себя берет специалист по ERP, и любое изменение ему нужно оплачивать дополнительно. Полноценные ERP-системы не доступны микро- и малому бизнесу, потому что у них нет больших бюджетов и таких объемных процессов, которые понадобится «связывать».

Принцип Vymex: строим компанию из структурных единиц

Метод, который Vymex применяет и на котором строит мобильное приложение, делает процессы прозрачными, а коммуникацию между отделами и людьми удобной. Наша система построена по принципу фрактала. Один результат дробится на тысячи мелких.

Любая компания строится из структурных единиц. Возьмем отдел продаж, во главе которого находится структурная единица – руководитель отдела продаж. В его подчинении – менеджеры по продажам с разным или одинаковым набором обязанностей. Они тоже структурные единицы отдела продаж.

Все это – набор структурных единиц, куда люди имеют доступ с помощью приложения Vymex. Там у команды есть весь нужный функционал, чтобы получать и развивать результаты: структура, файловое хранилище, описание процессов, корпоративный мессенджер и другое.

Как построить компанию в Vymex

При регистрации в приложении владелец бизнеса попадает на главную страницу, где сможет создать компанию, а затем и структурные единицы. Так он автоматически построит весь нужный набор приложений для структурных единиц любых уровней и будет наполнять их ресурсами и материалами. Данные и приложения сотрудников связываются между собой автоматически.

Приведу в пример, как строится компания.

1.  Человек регистрируется в приложении, создает в нем компанию и набор первых структурных единиц, на которых все будет строиться и настраиваться в дальнейшем.
2. СЕО настраивает компанию и создает новые структурные единицы: руководителя отдела маркетинга, продаж, финансов и так далее.
3. Сначала пользователь, создавший компанию, автоматически является человеком, выполняющим роль каждой единицы.
4. Если СЕО находит человека на нужную роль – например, маркетолога, продавца или финансиста, он автоматически замещает себя новым членом команды.
5. Когда владелец бизнеса добавит нового сотрудника в структурную единицу, то просто передаст ему управление и материалы, уже работающие в системе компании: от корпоративных переписок до файлов, которые использовали для работы.

Аналогично действует любой сотрудник, который находится на руководящей должности в компании – например, глава отдела маркетинга. Он занимает роль SEO-специалиста, таргетолога, SMM-специалиста, дизайнера, копирайтера, пиарщика – до тех пор, пока один. Когда он расширит отдел маркетинга и наймет новых сотрудников, то отходит исключительно на руководящую позицию.

В то же время Vymex сильно упрощает процедуру найма. Новичку нужно всего лишь отправить резюме или подтвердить приглашение о работе – и он сразу попадет в структуру со всеми данными и ресурсами для работы. То же самое, если вы поменяете людей в структурной единице – Vymex просто передаст все наработанное новому человеку, которого добавят.

Приложением должен пользоваться каждый сотрудник. В течение рабочего дня он заносит туда данные о целях, задачах и выполненных планах.

В приложении Vymex есть диспетчер задач и мессенджер

Внутри системы Vymex уже есть диспетчер задач и мессенджер, файловое хранилище и приложения для управления компанией и связью с соучредителями. Их стоит только наполнять нужной информацией.

В результате система получает данные каждого сотрудника и делает выжимку: сколько задач сделано, какой оклад и сколько бонусов и штрафов у человека, какую заработную плату начислили, сколько авансов выдали, и эту сумму система уже отняла от ставки, и так далее.

Также дашборд Vymex выводит баланс прибыли и затрат на счету и показывает, сколько, когда и кто из сотрудников потратил денег, а также какое количество средств, в какой день и благодаря кому поступит в компанию. Самое главное, что все эти данные формируются наперед и видны, даже когда вносятся изменения.

Кроме того, все собрано в одном месте, что помогает быстро найти нужный файл и не тратить время на поиски человека, который мог бы дать такую информацию. Это упрощает процессы и дает сосредоточиться на более важных задачах.

Как Vymex поможет расти бизнесу

Система показывает, как могут расти сотрудники. Она также может сообщить, какого именно специалиста не хватает в компании, чтобы повысить эффективность или снизить риски.

Благодаря Vymex вы сможете быстро перейти к любому сотруднику – от СЕО до грузчиков или менеджеров. И увидите, за что отвечает человек, выполняет ли он планы и всего ли достаточно для достижения цели.

В момент создания структурной единицы Vymex структурирует приложение «Ресурсы» на материальные и нематериальные. Это позволит увидеть в подробностях все материальные и нематериальные ресурсы, которые человек использует для достижения целей структурной единицы. Материальными могут быть компьютер, стол и так далее, а нематериальными – клиентская база, используемое программное обеспечение и тому подобное.

Учтя все ресурсы, благодаря которым достигаются результаты, вы сможете создавать гипотезы и предлагать возможные изменения, которые отразятся на результатах отдела, а потом и всей компании в целом. Причем в будущем мы хотим сделать так, чтобы эти рекомендации выстраивались автоматически.

Почему приложением Vymex легко пользоваться

Весь функционал разработан для мобильных устройств. Он бесплатный для пользователя, за использование платит компания в зависимости от ее размера и количества людей.

Еще один плюс Vymex – протокол шифрования, который разработали инженеры проекта. Он позволяет компании не строить инфраструктуру из серверов, сисадминов и избежать дополнительных расходов, которые за этим следуют. Вы получаете уровень безопасности, который позволит спокойно держать данные в облаке и понимать, что это безопаснее, чем держать их в «шкафу».

Vymex – это как в 2007 году поменять кнопочные телефоны и диски с флешками на мобильное устройство с операционной системой и набором приложений, которые уже настроены и готовы к работе.