Пропускаете обеды и постоянно что-то планируете. 8 ошибок, которые мешают вам продуктивно работать

О том, как повысить свою эффективность и производительность на работе написано огромное количество материалов. Но почему никто не говорит об ошибках? Именно они чаще всего останавливают нас и не дают достичь цели: повышения по должности или увеличения зарплаты.

Я хочу рассказать, как найти баланс между жизнью и работой и как не совершать рабочие ошибки на пути к желаемому.

1. Не работайте с «неправильными» людьми

Часто бывает, что у вас поджимают сроки, поиск подходящего кандидата слишком затянулся – вы нанимаете «первого попавшегося» человека. Иногда такая лотерея приносит выигрыш.

Но если вы сразу понимаете, что сотрудник по каким-то причинам не подходит для этой должности, или вы замечаете маркеры, возможно, плохой работы в будущем – лучше продолжить поиск.

Сосредоточьтесь на ценности, а не на ограниченном времени.

Помните, найм плохого сотрудника – это расходы.

Придерживайтесь четких требований и найдите время на собеседование со всеми кандидатами. Это принесет пользу вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.

Мы в Doc.ua прочувствовали на себе найм «не того» человека. Долго искали менеджера по продажам компании. И нужен был не просто «хороший продажник», а человек с техническим опытом и пониманием программ.

В итоге и менеджер, и новые партнеры покинули нашу компанию.

Мой совет: сомневаетесь – не нанимайте.

2. Прекратите пропускать обеды

Перестаньте испытывать свои силы. Дайте себе возможность во время рабочего дня переключиться, взять паузу. Перерывы помогают разгрузиться и сосредоточиться на ваших целях и задачах. Это повышает производительность.

Прошли те времена, когда отвлекаться от работы было чем-то неприемлемым.

В нынешнем формате, многие компании предоставляют время на отдых, спокойно относятся к перерывам и обедам без привязки к определенному времени. Не истощайте себя физически и морально, это грозит выгоранием.

Помните, на работе должно быть комфортно.

Мы в Doc.ua поддерживаем именно такой подход. У нас нет четкого графика перерывов на кофе и обед. Мы даем свободу своим сотрудникам, а они нам в ответ – качественную работу в срок.

Мы уже заметили: у сотрудников, которые “выходят на кофе”, производительность гораздо выше, чем у тех, кто этого не делает. 

3. Не терпите постоянные ошибки коллег 

Конечно, обвинять и наказывать сотрудников за малейшие оплошности нельзя. Но быть лояльным к их постоянным ошибкам тоже не правильно.

Есть такое правило: если план не выполнен на 10% – это еще нормально, на 20% – уже не очень, а на 30% – совсем плохо. На самом деле, даже 10% на постоянной основе – это уже не нормально. 

Каждый должен стремиться к тому, чтобы делать свою работу на все 100%.

Вы, как работодатель, обязаны принимать меры, чтобы вы и ваши сотрудники были продуктивны. Если коллега систематически не выполняет свои обязанности, не реагирует на обратную связь – не бойтесь принимать серьезные решения: отстранять от работы, переводить, в крайнем случае – увольнять.

Если мы стремимся получать от сотрудника именно результат – аргумент «но я же старался» не соизмерим с регулярными негативными показателями.

Хорошо мотивируют успеваемость коллег ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные короткие (см. пункт 7) встречи в каждом отделе. Руководители ставят четкие, осязаемые задачи и их выполнение можно легко отследить.

Так можно понять и среднюю загруженность команды, и результаты ее работы.

4. Не планируйте много

Как в работе, так и в жизни перестаньте хвататься за все и сразу. 

Постоянное планирование и длинные списки задач не приведет к результату. Переключение внимания с одной цели на другую лишь снижает концентрацию и отнимает много энергии.

Меньше занимайтесь «буквоедством» – делайте реальную работу. Менеджер может половину рабочего времени планировать, но так и не выполнить свой план. Очевидно, что и результата не будет. 

Сконцентрируйте усилия лишь на значимых задачах и проектах, уделите внимание им.

5. Доверяйте коллегам

Многие руководители привыкли брать слишком много на себя, особенно чужих обязанностей. Понятное дело, каждому начальнику кажется, что он лучше знает и разбирается в этой работе.

Но не забывайте, что вы не зря нанимали определенного человека.Перестаньте слишком вмешиваться в работу своих сотрудников и делать «правки ради правок».

Если вы доверяете тем, кому сами же поручили эту работу – дайте им диапазон свободы и ждите результат. А если у вас настолько нет доверия к подчиненному, то правильный ли это сотрудник (смотреть пункт 1)?Или вы – хороший менеджер?

К чему это может привести? Например, креативные специальности более остро реагируют на критику и без обоснованные правки. Такие сотрудники даже могут заранее отказаться от задачи, если знают, что их работа будет поправлена и проверена в несколько кругов без явных на то причин.

Часто такая ситуация происходит и между сотрудниками.

Если коллега постоянно вмешивается в вашу работу – обсудите с ним этот вопрос напрямую:

• объективно опишите факты, когда человек вмешивался в вашу работу;
• выразите свое отношение к этой ситуации. Вы можете поблагодарить коллегу за помощь, но дать понять, что не нуждаетесь в ней;
• узнайте что он думает по этому поводу;
• найдите компромисс. После того, как вы выслушали мнение коллеги, постарайтесь сойтись на обоюдном решении. 

6. Бегите от токсичных людей

«Токсик» хорош только в песне Бритни Спирс. Токсичные люди – реальное препятствие на пути к продуктивной и здоровой рабочей среде.

Они могут заразить и даже изменить микроклимат всей команды. Плохое или хорошее настроение одного человека в значительной степени влияет на всех остальных. Это называется групповым влиянием. Как говорится: «Ложка дегтя бочку меда портит».

Часто руководители не придают этому большое значение, терпят таких сотрудников и не спешат их увольнять.

Сотрудникам, которые потерпают от токсичного поведения коллеги, могу посоветовать:

• ограничить контакт с токсичным человеком. Вежливого «привет» в общении будет достаточно;
• не молчите, если токсичность человека распространяется конкретно на вас. Не позволяйте другому обидеть вас, но и устраивать скандал не стоит; 
• обратитесь к руководителю или сотруднику отдела кадров. Они обязаны принять меры.

Джим Коллинз в своей книге «От хорошего к великому» утверждал, что первый фактор на пути к успеху – это то, с кем вы работаете, а уже потом – что делаете:

Руководители великих компаний не задавались вопросом, куда им плыть, чтобы потом подобрать людей под выбранное направление. Нет, они сначала удостоверялись, что все нужные люди на борту (а все ненужные за бортом), и только потом решали, куда же им двигаться

Когда вы идете к успеху, ваша команда должна быть высокопрофессиональной, дисциплинированной и самомотивированной. Если кто-то один отравляет весь командный дух – ему не место в вашем коллективе.

7. Не тратьте время на совещания

Используйте свое время исключительно эффективно. Если можно не тратить время на собрания – не проводите их! Совещания, которые не имеют срочный и важный характер, просто отвлекают сотрудников от работы.

Совещания без конкретной цели не принесут результат.

У каждого должна быть цель и программа. Максимальное время встречи не должно превышать 45 минут, дальше – неэффективно. Лучше использовать это время на выполнение важной задачи, как упоминалось в пункте 4.

В Doc.ua мы сокращаем встречи до 30-45 минут и заметили, что эффективность не упала, а наоборот – выступающие меньше отходят от темы, слушатели остаются в фокусе, дискуссии случаются только по делу. Мы также заранее публикуем вопросы, которые они должны подготовить ДО совещания.

Если кто-то не готов – выступление пропускаем. Не стоит тратить общее время на изучение материала.

8. Остановитесь наконец читать списки про то, что делать и ничего не делать.