ФЛП могут легко нарваться на штрафы: нужен ли бухгалтер, если сотрудник всего один

В жизни предпринимателя наступает момент, когда необходимо оформить на работу сотрудника. Кроме роста расходов официальный статус работодателя налагает ряд обязательств: начислять и вовремя выплачивать заработную плату, платить налоги, предоставлять отпуска и больничные, вести кадровый учет и сдавать отчетность.

Но если крупные предприятия могут себе позволить содержать в штате бухгалтера и кадровика, то для ФОПов, особенно начинающих, такие затраты не оправданы. Чаще этот участок отдается на аутсорс«передача. Какие варианты есть у предпринимателя рассмотрим в этой статье.

Один в поле воин или две головы лучше

Сегодня действующее трудовое законодательство не дает никаких преференций микробизнесу: объем требований одинаковый как для юридических лиц с большим штатом сотрудников, так и для предпринимателя с одним единственным работником.

Нужен ли вашему ФОП бухгалтер? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие ресурсы и в каком количестве вы готовы потратить на его решение.

Самостоятельное ведение учета требует затрат времени, делегирование – денег. Но в обоих случаях трудовые штрафы за несоблюдение норм законодательства ложаться на плечи работодателя. Поэтому сегодня вопрос стоимости услуг не для всех предпринимателей определяющий.

Среди наших клиентов есть владельцы бизнеса, которые ведут учет сами не потому, что не могут оплатить услуги, а потому что для них важен контроль над процессом.

Почему важен контроль

Действительность украинского предпринимательства такова, что реальные цифры бизнеса – это дело его владельца, а на аутсорс отдаются «бумажки, которые нужны для проверок». И сфера трудовых отношений не исключение. Реальная зарплата, обязанности и график работы зависят от личных договоренностей, которые не связаны с суммами в зарплатных ведомостях и отметками в табеле.

Когда мы в 2013 году запустили первую версию онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA, то хотели автоматизировать заработные платы. А нашими клиентами в основном были бухгалтеры у ФОП.

Часто весь учет сводился к тому, чтобы рассчитать суммы налогов для оплаты в определенные даты и заполнить ведомости, по которым всем работникам, независимо от должности и квалификации, платили минимальную зарплату, а в табеле проставляли пятидневный график работы.

Поскольку государство в то время ещё не занималось так активно легализацией трудовых отношений и борьбой с зарплатой в конвертах, предприниматели просто делегировали всю эту «обязаловку» с бумажной работой и, как правило, за небольшую оплату.

Рынок услуг для ФОП стал благодатной почвой для тех, кто хотел подработать или «брал количеством». Поэтому услуги предпринимателям оказывали все, кто был готов хоть как-то разобраться с вопросом или работал в смежных сферах: от студентов и банковских работников до госслужащих.

Образовалась своеобразная «беспроигрышная игра», которая, со своей стороны, обесценила профессию бухгалтера. И сегодня в профессиональных кругах идет борьба за восстановление её престижа и, соответственно, уровня оплаты.

Все понимают, что время пятидневок и минималок прошло.

Сейчас потребность разбираться в нюансах законодательства крайне высока. Ведь государство регулярно бросает микробизесу новые и новые вызовы. Как, например, необходимость вести учет товарных запасов и использование РРОрегистратор расчетных операций с января 2022 года.

Поэтому те, кто еще вчера был готов вести учет ФОП за 250 грн в месяц, либо уходят из рынка, либо обучаются и повышают цены.

Сколько стоят услуги бухгалтера для ФОП

Мы провели опрос среди наших клиентов-бухгалтеров и узнали, сколько стоят их услуги для ФОП на едином налоге с двумя наемными сотрудниками. Опросили порядка ста клиентов из разных городов, таких как Киев, Днепр, Запорожье, Львов, Харьков, Кривой Рог, Славянск, Канев.

Разброс оказался в пределах от 500 грн до 2,5 тыс. грн в месяц. В среднем, сегодня предприниматель может рассчитывать на цену в 1,5 тыс. грн ежемесячно. Как видите, стоимость на одну и ту же услугу отличается в пять раз. И зависит это не только от региона, как может показаться на первый взгляд, но и от квалификации и опыта бухгалтера.

Поэтому, когда отдаете расчет с сотрудниками на аутсорс, обязательно разберитесь с требованиями государства к вам, как к работодателю. Это поможет оценить, какого качества услугу вам предлагают.

Что включает в себя налаженный процесс оплаты труда

1. Четкую систему и форму оплаты труда. Вы понимаете, как оплачиваете труд работника: за время, за единицу продукции, исходя из месячных окладов или часовых тарифных ставок и так далее. Также понимаете, как размер окладов зависит от квалификации работников, а повышение оплаты труда – от экономических показателей. И всё это зафиксировано в локальных документах работодателя – в Положении об оплате труда, Правилах внутреннего трудового распорядка (ВТР).
2. Организацию планирования и учета рабочего времени. Планирование рабочего времени, в соответствии с требованиями законодательства, – одна из основных задач работодателя. Это вопрос, которому следует уделить внимание, особенно если в вашей сфере есть работа по сменам, по графикам выходов, работа на условиях неполного времени. За недостоверный учет можно получить такой же штраф, как за неоформленного работника (на текущий момент, десять минимальных зарплат). Основной локальный документ, который регулирует этот вопрос – Правила ВТР. Другими документами при повременной системе оплаты труда могут быть графики сменности, и обязательно – Табель учета рабочего времени. Помощь в построении графиков работы и в планировании времени – одни из ключевых вопросов, с которыми клиенты обращаются в нашу службу поддержки.
3. Документальное оформление расчета и выплаты зарплаты. Ежемесячно расчеты с работниками оформляются через ведомости начисления и выплаты заработной платы. Распространенная практика – делать документы «задним числом». Главное вовремя платить налоги, а подписать ведомости на выплату можно сразу за год. Такой путь может привести к штрафам, если работник пожалуется, что ему не выплачивают зарплату, а у работодателя не будет документов, которые это опровергают. Залог успеха – делать всё вовремя и регулярно.
4. Оплату налогов. Работодатель не имеет права выплачивать зарплату без уплаты налогов в бюджет. За это предусмотрена и финансовая, и административная ответственность.
5. Ведение кадрового учета. Все события из жизни работника, такие как прием, увольнение, отпуск, больничный, увольнение должны быть правильно оформлены. К ведению кадров и делопроизводству государство предъявляет все больше требований.
6. Предоставление отпусков. Предоставить работнику ежегодный отпуск с оплатой тоже входит в круг обязанностей работодателя. Поэтому у вас обязательно должен быть составлен график отпусков на каждый год, начисление и выплата отпускных зафиксированы в зарплатных ведомостях, а дни отпуска отмечены в табеле учета рабочего времени.
7. Оплату больничных. Болезнь не входит в перечень обязательных событий, которые случаются в жизни работника. И раньше работодатели часто закрывали глаза на больничные листы – просто оплачивали работу за время отсутствия работника в обычном порядке. С переходом с июня 2021 года на электронную форму больничных обойти вопрос оплаты таким способом не удастся. Поэтому с процедурой расчета и оплаты тоже придется разбираться.
8. Отчетность за работников. Для контроля начислений и уплаты зарплатных налогов каждый работодатель обязан отчитываться за работников. С 2021 года работодатели раз в квартал подают Объединенный отчет, в котором отражают начисление сразу по всем зарплатным налогам, по единому социальному взносу, налогу на доходы и военному сбору.

Выводы

Как видите, организация трудовых отношений – это комплексная задача,  которая требует профессиональных знаний и навыков. Но в ней можно выделить два типа вопросов: организационные и операционные.

Первый тип требует затрат времени и усилий на старте. Это вопросы по организации системы оплаты труда, планированию времени работников, разработке шаблонов кадрового учета и локальных документов работодателя. В дальнейшем эти вопросы можно пересматривать по необходимости.

Операционные вопросы представляют собой рутину из действий, которые повторяются из месяца в месяц, таких как расчет зарплаты и налогов, оформление документов.

Если вы разобьете для себя задачи по такому критерию, то поймете, какие из них вы готовы взять на себя, а какие делегировать. Для кого-то лучшим решением будет найти бухгалтера, а кто-то готов самостоятельно организовать процесс с консультациями специалистов по необходимости. В любом случае принять оптимальное решение получится только, если вы понимаете объем задач, цены услуг и зоны ответственности.