Konica Minolta: «За 15 минут спасли бизнес от долгов». 3 истории, как одно IT-решение наладило бизнес

В марте в Суэцком канале сел на мель контейнеровоз Ever Given. На нем был и груз от Konica Minolta – оборудование и расходные материалы для клиентов. Как только все случилось, топ-менеджерам нужно было срочно разобраться с последствиями: на кону были обязательства по четырем тысячам контрактов.

Чтобы свести цифры вручную, ушло бы минимум шесть часов. Но в компании применили IT-решение, с которым прогнозы получили за 15 минут – и смогли быстро наметить план действий.

Десять лет назад Konica Minolta в основном занималась технологиями для печати, а сейчас компания помогает клиентам глобально оптимизировать процессы: управлять документами, настраивать цифровые рабочие места и автоматизировать «ручную» работу.

В партнерском материале с Konica Minolta директор департамента IT-решений Евгений Постольник рассказал MC.today, как компания перестроила три неудобных бизнес-процесса клиентов, а еще помогла им сэкономить время и деньги.

Ускорили поиск документов в 5 раз – теперь филиалы сети «Аптека 9-1-1» открывают быстрее

Мы работаем с сетью «Аптека 9-1-1». Компания быстро растет: они открывают несколько десятков новых аптек по всей стране каждый год. Для каждой точки юристы должны составить и подписать по 15 договоров: с арендодателем, коммунальными службами, налоговой и так далее. Прибавим сюда еще и текущие задачи по действующим точкам – получим проблемы с нехваткой времени и переработки.

Анализ занял несколько недель. Наши аналитики с секундомером замеряли, сколько минут юристы тратят на каждый этап работы. Выяснилось, что треть рабочего времени уходит на поиск файлов: типовых контрактов, черновиков, образцов – в среднем по 20 минут на каждый.

Все документы хранились в двух форматах: файлы в Word и отсканированные копии бумажных договоров. Но из-за текучки кадров в цифровом архиве царил хаос. Юристы забывали скопировать файл в нужную папку, часть информации оставалась на их личных компьютерах или в электронной почте. Каждый называл документы по-своему: кто-то – по имени подрядчика, кто-то – по дате подписания. Поиск каждого документа был целым приключением.

Мы предложили клиенту внедрить систему контекстного поиска. Он работает как корпоративный Google:

• Сотрудник вбивает запрос – например, название компании-подрядчика.
• Сервис ищет эти ключевые слова в файлах любого формата, включая отсканированные PDF и даже текст на изображениях.

Юристы сети «Аптека 9-1-1» уже около года работают с новой системой. Благодаря нашему решению среднее время поиска сократилось. Теперь в компании поиск документов в архиве занимает в пять раз меньше времени. В среднем такое решение стоит 5–10 тыс. евро.

Перевели «в цифру» согласование отчетов и заявлений «Агросема»

В 2018 году к нам обратилась аграрная компания «Агросем». Их сотрудники – продавцы, агрономы, агрохимики – постоянно ездят по полям Украины, но, чтобы подписать авансовый отчет, заявление на отпуск или командировку, им приходилось заезжать в главный офис вместо того, чтобы ехать домой. Люди тратили много времени на дорогу.

На такие бумаги приходится 90% всех внутренних документов компании. Поэтому в «Агросеме» решили перевести их «в цифру».

Мы помогли компании перейти на облачный сервис Microsoft 365, а затем на базе платформы Microsoft Power Automate разработали приложение, в котором можно согласовывать и подписывать любой документ онлайн.

Наш сервис работает так:

• Сотрудник со смартфона или компьютера заходит на платформу Microsoft Teams. Из выпадающего списка выбирает нужный документ – например, заявку на оплату командировочных.
• Приложение само определяет, кто должен ее подписать, и направляет ему документ.
• Специалист принимает или отклоняет заявку, подписывая ее с помощью цифровой подписи.
• Принятая заявка автоматически попадает в систему учета 1С для оплаты.

Теперь сотрудники «Агросема» перестали тратить время на поездки в офис, а бизнес экономит деньги на печати документов. Стоимость такого решения зависит от масштаба компании и количества платформ, которые нужно «подружить» между собой – но в среднем работа может стоить 6 тыс. евро.

Автоматизировали документооборот в «Интерпайпе»

Мы уже два года сотрудничаем с компанией «Интерпайп» – там производят стальные трубы и железнодорожные колеса. У бизнеса есть офисы и заводы в Украине, США, странах Европы, Саудовской Аравии и Казахстане, а в штате работает 10 тыс. человек.

Мы помогли клиенту оцифровать большинство процессов: создали систему управления заявками и документами. Теперь сотрудники могут оформить и согласовать нужную бумагу за пять минут.

Система работает так:

• Сотрудник формирует заявку, заполняя форму на портале или в мобильном приложении: она генерируется в файл Word и сохраняется в системе в электронном виде. Войти в систему можно как с компьютера, так и со смартфона через корпоративное приложение.

• Менеджер, который должен обработать запрос, тут же получает уведомление о новой заявке и может подписать ее в один клик. Если заявка где-то задержалась, можно увидеть, почему и на каком этапе. Это полезно, когда в согласовании участвуют несколько участников.

• Когда заявку подписали, сотрудник получает уведомление. А полная история согласования остается в системе.

Если кто-то из сотрудников – например, маркетолог – хочет создать новый процесс согласования, он обращается в IT-отдел. Настройка занимает от двух дней до двух недель. Обычно с ней легко справляются штатные IT-специалисты, но, если им нужна помощь, к разработке подключается Konica Minolta.

Теперь сотрудникам «Интерпайп» больше не нужно звонить коллегам, чтобы узнать о статусе заявки или напомнить о себе. Через мобильное приложение они даже в командировках могут легко создать заявку и, например, заказать авто, когда прилетели в другую страну. А те, кто работает удаленно, оперативно решают свои вопросы, не приезжая в офис.

Результат подтверждают цифры: до автоматизации средний балл по выполненным заявкам был 3,5 из пяти, а сейчас – 4,7, по оценке сотрудников.

Перевели в смартфон отчеты о финансовых показателях Konica Minolta

Расскажу о решении, которое мы внедрили у себя. Украинский офис – это часть глобального холдинга Konica Minolta, и каждый день через нас проходят огромные потоки данных – о контрактах, отгрузках оборудования и так далее.

Работать с ними в Excel неудобно. Нам приходилось каждый раз «изобретать велосипед»: делать запросы в базу данных, «упаковывать» цифры в сводные таблицы – на это уходило по пару часов. Вместо того чтобы сосредоточиться на анализе данных, мы тратили время на рутинную работу.

Мы решили автоматизировать этот процесс – и внедрили сервис Power BI от Microsoft. С ним наши топ-менеджеры видят все финансовые показатели компании прямо в смартфоне.

Когда в Суэцком канале сел на мель контейнеровоз с нашим оборудованием, у нас было около 4 тыс. действующих контрактов с украинскими клиентами. Большая часть из них – услуги по сервисному обслуживанию техники, включая поставки «расходников» и ремонт. Из-за задержки груза особенно пострадали бы полиграфисты, которые зарабатывают деньги благодаря этим устройствам.

Менеджерам нужно было понять последствия для бизнеса: какой именно груз задерживается, для кого, в какие сроки он должен был окупиться. Из этого можно просчитать, сколько денег мы потеряем, если он опоздает на три дня, неделю, месяц.

Благодаря Power BI мы получили прогнозы потерь за 15 минут – и быстро поняли, как нам реагировать.

Стоимость интеграции решения на базе Power BI стартует от 3 тыс. евро. А сколько будет стоить полное внедрение и поддержка решения для другой компании, зависит от того, какие именно данные нужно «подтягивать» и как устроена архитектура системы.

Разработать решение для себя оказалось даже сложнее, чем для клиентов – увидеть ошибки легче со стороны. Но результат всегда стоит всех усилий. Самое приятное в нашей работе – видеть, как решения Konica Minolta реально помогают компании сэкономить деньги и время своих сотрудников.