«Я училась жить, как брошенный в воду щенок». Как не увязнуть в работе: 3 правила, которые я привезла из Германии

Мне пять лет. Помню, как меня собирают в детский сад. Бабушка заплетает мне косички и завязывает бантики. А я смотрю на часы, считаю время: «пять минут на левую косу, значит семь минут на правую, она всегда хуже слушается.

Интересно, успеем прийти до завтрака или опоздаем? Кажется, сегодня нелюбимая манная каша, тогда лучше растрепать волосы и вообще прийти попозже». 

Маленькая девочка во мне уже училась управлять временем для достижения какой-то своей цели.

Я с детства ненавидела цифры

Мне десять лет. Время было сложное. Поддержки или помощи для маленькой семьи из меня и мамы не было. Чтобы нам хватало денег, мама брала дополнительную работу и делала ее по вечерам. Сроки горели, клавиши калькулятора неустанно выбивали ритм.

Я видела ее уставшие глаза, чувствовала переутомление. Мне было жалко маму. А еще хотелось пораньше лечь спать. И я взялась помогать ей сверять цифры в финансовых отчетах.

Она раскладывала по две заполненные от руки бумажные формы, которые занимали две трети кровати, а я сверяла значения в многочисленных таблицах. Наверное, это и был мой первый контакт с рабочей средой. 

Ситуация пугала, и у меня сформировалось четкое убеждение: «Стану кем угодно, но только не финансовым директором».  Цифры и экономика стали ассоциироваться у меня с маминым истощением и головной болью. 

Я «рванула» на работу и чуть не свалилась от переутомления

В 20 я «рванула» на работу. Набрала учеников на занятия по английскому, готовилась к урокам с разными возрастными группами, тематической профессиональной лексикой.

Параллельно ездила с предложением услуг на предприятия, договаривалась с компаниями о запуске рекламы на радио, сочиняла ролики и утверждала сценарии. Учила журналистику и писала статьи для дайджеста. А вечера проводила на курсах немецкого. И вишенка на торте – усердная подготовка в школе вождения и сдача экзаменов.

В какой-то момент моя система перестала выдерживать. Уже к четырем дня я валилась от сильного переутомления. Не хотелось даже шевелиться. 

Германия изменила меня

Тогда меня спасло приглашение в Германию на проект по международному обмену, куда я подала документы. В немецкой культурной среде я волей-неволей научилась думать о себе, рассчитывать и распределять время.

В Германии я училась жить, как брошенный в воду щенок учится плавать.

Последний по расписанию автобус домой всегда отправлялся на пару минут раньше графика, а в гости на чай с тортом приглашали ровно на один час с девяти до десяти утра. Дальше у именинницы было все распланировано.

Сначала это сильно удивляло, а затем мне пришлось привыкнуть к новой реальности. И чувствовала я себя в ритмичном немецком графике превосходно.

Я работала 99% времени

2020 год. Начало пандемии и локдауна, в марте все ушли в онлайн. Грань между домом и работой стала часто стираться. Несколько раз я начинала рабочий день с 9 утра и заканчивала в 24 практически без пауз. Это было огромной ошибкой.

Что я долго делала неправильно:

• Отдавала 99% личного времени рабочим задачам.
• Планировала максимально плотный график.
• Часто переключалась с задачи на задачу из разных областей.

Казалось, что кроме работы ничего не существовало. В конце концов множество параллельных коммуникаций, решение непростых вопросов в удаленном режиме, постоянный информационный шум про опасность вируса положили меня на лопатки в физическом плане.

Позднее я проанализировала что стало основными триггерами. Это было большое количество диалогов с разными людьми и осознание личной ответственности за каждый вопрос. На этот раз цифры оказались не при чем. Важно было отношение к ситуации.

Я научилась управлять временем

После отпуска я пересмотрела свое отношение, и стала пробовать разные методы контроля личного баланса. Как человек системный, продолжала тестировать на себе разнообразные инструменты управления временем, чтобы быть максимально эффективной. И очень рада, что, наконец, расставила все точки над «i» для себя в этой истории, навсегда вынесла урок на будущее.

Я перепробовала массу систем управления временем, календарей и инструментов, прошла курсы по повышению личной эффективности, перечитала десятки тематических статей и поняла: мне не хватает легкости.

Так я создала свой личный, до безобразия простой, метод осознанно планировать свой рабочий день. Называется он «мышь – слон – муравьи».

Эмоциональное выгорание и статистика

Постоянное волнение по поводу невозможности все успеть – главная причина выгорания и подорванного здоровья. Высокий уровень многозадачности и планов ведет к хроническому стрессу. Он блокирует силы человека. Продуктивность падает.

Согласно исследованиям Института Гэллапа, две трети сотрудников испытывают эмоциональное выгорание на работе. А миллениалы еще больше ему подвержены. Итого, с проблемой сталкиваются около 76% работающего населения.

Почти половина респондентов отметила, что испытали сильный эмоциональный стресс за день до опроса. В институте констатируют, что мир стал более печальным, злым, тревожным и напряженным, чем когда-либо за последние 15 лет.

В то же время самое большое влияние оказывает то, как люди видят свою нагрузку и относятся к ней. Ведь когда вы чувствуете вдохновение, мотивацию и поддержку, вы с радостью готовы делать больше работы.

Взросление и планирование

Представьте, что оказались на тонущем корабле. Какой у вас план? В голове мелькают сценарии, вы лихорадочно просчитываете шансы на спасение. Это экстремальная ситуация, и нашу роль в ней определяют факторы, которые от нас мало зависят.

Выход из нее гораздо эффективней, когда все схемы и пути к спасению подготовлены заранее, шлюпки готовы к отплытию, а пассажиры проинструктированы. Распределение времени и планирование личных ресурсов связаны не только с профессиональным управлением и балансом жизни и работы, но и с инстинктом выживания и стремлением к безопасности. 

Мы взрослеем и приобретаем навык рассчитывать свои силы, чтобы свести риски экстремальных ситуаций к минимуму. Я выделяю несколько жизненных этапов, на которых мы учимся планировать и управлять своей энергией:

1. Школа – распределяем личное время.
2. ВУЗ, новые интересы – учитываем меняющееся окружение.
3. Работа, семья – принимаем гибкие решения на ходу.
4. Профессиональный рост, менторинг, управление людьми – просчитываем все риски, удары, берем во внимание все возможные и невозможные преграды, помощь, ресурсы, опираемся на весь предыдущий опыт и так далее.

Я вижу планирование как разработку метода для достижения главной цели. 

Почему этому нужно учиться

Умение распределять время прямо влияет на ваше эмоциональное состояние и конечный результат. Осознанные действия приносят душевное спокойствие. Использования инструментов и систем планирования, календарей и собственных навыков бывает недостаточно.

В то же время большое количество планов повышает мультизадачность, уровень стресса, и могут сыграть отрицательную роль. Мы часто сосредотачиваемся на рабочих целях и напрочь забываем о себе.

Чем больше задач, ответственности, коммуникаций, неопределенности, объема информации, тем сложнее сложить все в паззл. Ограниченный человеческий ресурс может не выдержать. 

Мой метод планирования

Способ постановки целей и действия, которые вы совершаете прямо влияют на достижение успеха. Мой инструмент очень простой и его можно применить к любой сфере деятельности. Он направлен на сохранение личного баланса и продуктивности. 

Метод основан на трех концепциях:

• Chronodex – планирование по кругу (360 градусов) и визуализация приоритетов.
• Парето – 80% на 20%. Правило приоритезации и распределения времени.
• OKR методология – цели и ключевые результаты.

А чтобы было легче управлять собой и своими мыслями, обязательно добавляйте элемент игры. Для этого игровой ассоциативный образ с заданиями у меня выполняют животные. 

Мышь

Уровень сложности: легкий.

Время на реализацию: десять минут – час.

Очередность: первая (утро или начало рабочего дня).

Отдавайте приоритет всегда вашим задачам-мотиваторам. Это легкие небольшие приятные задачи, которые приносят быстрые победы. Они вдохновляют вас на схватку со следующим вызовом.

Небольшая, как мышь задача зависит только от вас, поэтому ее сделать просто.

Секрет в том, что вы выполняете ее с утра и можете сразу за нее себя похвалить, получить дозу самомотивации и позитива.

Это могут быть, например, следующие действия:

• Написать письмо клиенту.
• Прочитать или подписать договор.
• Позвонить партнеру с напоминанием о предстоящем мероприятии.
• Закрыть задачу по разработке программного обесепечения, решение которой очевидно.
• Дописать раздел маркетинговой статьи и так далее.

Слон 

Уровень сложности: средний (важный).

Время на реализацию: час – четыре часа.

Очередность: вторая (утро или середина рабочего дня, до обеда).

Это достаточно большая и сложная задача дня. Часто кажется огромной, но только в нашем сознании. Обычно мы относимся к ней как к целому проекту, готовимся заранее, переживаем про исход. Важно поставить ее сразу после той, которая вас вдохновит. 

Что это может быть:

• Тяжелые переговоры.
• Решение конфликтных ситуаций.
• Разговор про изменения на работе.
• Изучение новых инструментов.
• Годовой отчет.
• Презентация и похожее.

Муравьи

Уровень сложности: сложный.

Время на реализацию: час – четыре часа.

Очередность: последняя (после обеда).

Муравьи – это рутинные задачи, которые изрядно накопились. Надоедливые или нейтральные, иногда даже неприятные. Они могут вас расстраивать, отравлять и утомлять. Их стоит отложить на вторую половину дня и дать противоядие – вашу большую мечту.

Дело в том, что ваша уверенность всегда растет, а самооценка повышается, как только вы начинаете мечтать. Хотите почувствовать прилив сил? Справиться с муравьями? Вспомните о вашем желании: поездка в горы, повышение зарплаты или новый автомобиль.

Все мелкие или «непосильные» действия в итоге обеспечивают путь к вашей мечте. Держите ее в фокусе. Концентрация на личном желании поможет посмотреть на маленьких муравьев, как на тружеников, которые строят путь к цели.

Задачи-муравьи:

• Оплатить штрафы.
• Отправить рекламацию.
• Изучить чужую документацию.
• Согласовать время встречи с командой.
• Написать десятый запрос клиенту, который не отвечает и так далее.

Как внедрить метод

Подумайте на кого из животных сегодня похожи ваши задачи. Поставьте их в правильной последовательности и хронологии. Если сегодня это три слона или 12 муравьев, идите по очереди: приятное, сложное, неприятное.

Из этого метода можно выделить такие три правила планирования:

1. Начинайте с самого легкого и приятного. Быстрые победы вдохновляют вас на следующий шаг.
2. До обеда продолжайте с самым объемным и сложным заданием.
3. Завершайте тем, что может ждать или вызывает негатив, но свою конечную цель всегда держите в фокусе. Нарисуйте ее на окне, на рабочем столе или держите где-то под рукой.

Этот метод теперь спасает меня в самые тяжелые и загруженные дни. Попробуйте и вы разобраться со своими животными.