Мы так построили процесс адаптации в компании, что выдержали проверку пандемией и войной. Вот наши секреты

Найти хорошего специалиста в команду – ответственное дело. Мы в нашей британской финтех-компании Wirex регулярно пересматриваем процессы для их улучшения и процесс адаптации сотрудников – не исключение. Я считаю его визитной карточкой организации: если новичку не понравилось у нас в первые дни – можем считать, что мы его потеряли. Сегодня я расскажу о тонкостях адаптации в нашей компании.

Первый секрет: вызвать у сотрудника уверенность в том, что его ждут

Очень важно начинать выстраивать контакт с сотрудником еще до начала взаимодействия с компанией. Надо вызвать уверенность у человека, что новая команда уже ждет его.

Мы заранее информируем всех участников процесса адаптации о выходе новичка, формируем распорядок первого дня и посылаем ознакомительное письмо будущему члену команды.

Обычно в этом письме содержится информация, как и когда новичок получит корпоративную технику, когда будут отправлены ссылки и пароли к корпоративным ресурсам, расписание первого дня и мои контакты.

В первое время я координирую все процессы и помогаю найти ответы на все вопросы, даже технического характера.

Второй секрет: в первый день – никаких рабочих задач и четкое расписание

Ко дню старта мы готовим второе письмо. Из него рабочий узнает, сколько будет продолжаться мотивационный период, кто входит в список лиц, которые будут вовлечены в его техническую адаптацию. Также мы присылаем список ссылок на внутренние платформы, которые мы используем каждый день. 

В первый день новичку важно сориентироваться в пространстве, поэтому непосредственно рабочих задач в это время быть не должно. Вместо этого более действенно будет предоставить общую информацию о компании и продукте, сориентировать в процессах, проговорить ожидания от нового члена команды. Не менее важно помочь разобраться в экосистеме компании: рассказать, что делать, если поступило фишинговое письмо или сломалась компьютерная мышь. Поскольку информации для восприятия много, мы фокусируемся на общих положениях и важных знакомствах, а более глубокое погружение в процессы происходит позже.

Наиболее обескураживающее состояние для человека – это неопределенность, когда непонятно, что будет происходить в и без того стрессовых условиях. Мы вносим определенность – человек смотрит в календарь и пошагово знает, как пройдет его день и чего ждать. Вот приблизительное расписание для первого дня в нашей компании:

1. Знакомство с агентом Help Desk или системным администратором. Он помогает настроить технику для старта.
2. Знакомство с People Partner. Он проговаривает расписание первого дня и основные этапы мотивационного периода.
3. Welcome-тренинг. Новичка знакомят с общей информацией об учредителях компании и ключевых стадиях ее развития, продукте, структуре, каналах коммуникации.
4. Обед мы также вносим в расписание:)
5. Консультационная встреча с бухгалтером.
6. Самостоятельное прохождение базовых курсов на e-learning платформе. Они дают экскурс по базовым политикам, освещают преимущества компании и содержат краткие видеоуроки по внутренним ресурсам и приложениям.
7. Знакомство с тимлидом.
8. Итоговая встреча с People Partner, на которой новичок может поделиться впечатлениями и задать вопросы.

Также мы даем новым членам команды прочитать нашу корпоративную книгу Way of Wirexer – учебник, который помогает ознакомиться с компанией, ее миссией и ценностями.

Третий секрет: держать связь

Постоянное взаимодействие – такой простой, но неочевидный секрет. Я, как People Partner, держу связь с новым сотрудником с первого дня работы и в течение трех месяцев мотивационного периода. Мы сразу фиксируем план встреч с новичком, но при необходимости просим не ждать плановой встречи и сообщить сразу о потребностях или сложностях.

Также в нашей компании после мотивационного периода новичок получает опросник, с помощью которого он может дать оценку процессу адаптации. В нем он оценивает обучение, эффективность взаимодействия с линейным менеджером, уровень интеграции в команду, собственную эффективность и так далее. 

Всегда ли так было: как менялась наша модель адаптации

Первые значительные изменения процесс претерпел во время стремительного роста компании. На начальных этапах формирования команд новичков привлекали к взаимодействию в любой день недели. Но чем больше происходило масштабирование, тем логичнее стало оптимизировать время и силы вовлеченных в онбординг команд, поэтому процесс свели централизованно к одному дню в неделю – среде.

Со временем часть материалов, ранее освещавшихся с помощью тренингов, переместили в онлайн-платформу для обучения в виде вебинаров, презентаций и курсов. Так, во-первых, лишний раз не тратится время спикера. Во-вторых, у слушателя всегда есть возможность вернуться к пройденным материалам.

Затем пришла пандемия ковида и, как следствие, удаленный режим работы. В этот момент процесс онбординга у нас стал особенно важным. Ведь одно дело – когда новичок погружается в суть дел в офисе, где может попросить коллег о помощи. И совсем другое – когда команды рядом нет, все взаимодействуют удаленно. В это время я стала для новичков точкой входа в компанию: оказывала им базовое понимание структуры и внутренних правил компании, помогала по всем текущим вопросам, оказывала психологическую поддержку.

В начале пандемии у компании были планы вернуться в обычный режим при условии стабилизации ситуации. Но за первые три месяца команда продемонстрировала столь высокий уровень самоорганизованности и нацеленности на результат, что в компании решили остаться в гибком формате, а обновленный процесс адаптации остался с нами до сих пор.

Адаптация и война

Сначала войны наша People Team погрузилась в решение неотложных вопросов: помощи сотрудникам с перемещением и поиском жилья. Несмотря на это, Talent Acquisition Team продолжала работать и находить новые таланты для компании. Хотя тогда было трудно понять, в каком формате возобновится процесс адаптации.

Буквально через месяц после начала войны я начала получать запросы от новичков. Люди интересовались историей и продуктом компании, процессами и возможностями. В тот момент стало ясно, что мы возвращаемся к полноценному и проверенному процессу адаптации. Сейчас мы работаем именно в таком режиме.

Мы живем во время постоянных перемен, технических революций и новых вызовов. Сегодня, чтобы иметь налаженные процессы, мало один раз их хорошо прописать. Важно интересоваться сферой, общаться с коллегами, учиться на своих ошибках, вдохновляться примерами других компаний и пытаться превзойти их опыт.