Вы сэкономите на переработках и избавитесь от рутины. Как наш инструмент планирует работу команды в пару кликов

Shifton – онлайн-инструмент, который помогает в несколько кликов планировать работу сотрудников. У него много полезных функций и модулей: от шаблонов смен и выходных дней до графика работы, который можно настраивать онлайн. Сервис помогает компаниям экономить время, деньги и решает надоевшие проблемы – например, когда на сменах не хватает персонала.

В партнерском материале с Shifton владелец компании Гари Леман рассказывает, как работает сервис, и приводит в пример реальные кейсы. Например, одной компании он помог победить текучку и избавиться от больших ошибок при расчете зарплаты.

С чего мы начинали

Основатели проекта родились в Украине, но давно живут за границей. Офис компании мы открыли в родном городе – Кропивницком. В Украине сейчас работают программисты, отдел проверки кода, отдел продаж и презентаций, а также техподдержка. Остальная часть нашей команды – в Израиле и Соединенных Штатах.

Запустить Shifton мы решили, когда сами столкнулись с проблемами. У нас есть свой контакт-центр Dialogmarket в Кропивницком. И когда загруженность достигла 500 человек, начались сложности с расписанием для операторов. Менеджеры проектов страдали от того, что им приходилось 50% своего времени тратить на его создание и изменение. Поэтому в 2018 году мы решили сделать систему для себя, которая впоследствии вылилась в отдельный проект Shifton.com. В 2019 году мы уже вышли с ним на рынок.

Сейчас наша компания работает по всему миру: в Украине, Израиле, Германии, Польше, Мексике, США, Великобритании, Южной Африке.

Это онлайн-сервис, который помогает учитывать рабочее время сотрудников и планировать зарплаты, управлять рабочими расписаниями в один клик по шаблонам, контролировать выполнение задач, отслеживать посещаемость и так далее.

Конечно, модули для планирования расписаний сотрудников есть и у крупных компаний типа SAP. Но все же это продукт, которым не может воспользоваться средний и малый бизнес. Он очень дорогой, никто на такое не пойдет. Даже если взять большой колл-центр, где работает больше тысячи человек, то SAP они вряд ли потянут.

 

С какими проблемами приходят в Shifton

Наша команда может выделить три основные проблемы, которые хотят решить владельцы бизнеса с помощью Shifton. И кстати, они актуальны не только для Украины:

• Оптимизировать процессы. Когда только для планирования смен в колл-центре есть несколько человек, это дорого и влечет ошибки. Про экспорт табеля в один клик уже писали? К примеру, в больницах расписание делают и по 10 дней. Shifton – за 10 минут.
• Сэкономить на переработках команды – при правильном планировании можно сохранить внушительную сумму.
• Повысить мотивацию сотрудников. Бонусы, возможность видеть расчет зарплаты наперед и другие возможности. По нашему опыту, в таких случаях лояльность команды повышается благодаря открытому общению с бизнесом.

 

Как работает сервис для менеджера и сотрудников

Сначала работник определяет в своем аккаунте часы и дни, когда бы он хотел работать. После этого при настройке системы менеджер или администратор решают, подходит ли им такой график. Если да, то подтверждают свое согласие. Если схема не подходит, то ставят другую галочку, чтобы не обращать на нее внимание.

Затем администратор или менеджер создает расписание – и всем работникам приходит уведомление на телефон. Если график работнику не нравится, то он может прямо в приложении поменяться с кем-то из коллег сменами или выставить свою смену на специальную биржу. Конечно, администратор или менеджер должны быть в курсе – только они могут дать разрешение на такие действия.

Администратор работает с расписанием через веб-версию на компьютере, большом планшете или в приложении Shifton для iOS и Android. Остальные сотрудники могут все делать в приложении Shifton для iOS и Android или зайти в программу через любой браузер. Еще один плюс – вы можете настроить оповещения для команды: через имейл, push-уведомления и SMS.

Через приложение специалисты могут не только работать с расписанием, но и вносить изменения в больничный или менять расписание перерывов. Отдельная функция позволяет автоматически отметить время окончания смены, если люди забывают сделать это вручную.

Бывает, что компания выросла настолько, что директор не всегда знает менеджера низшего звена, но при этом он хочет понимать, кто сколько получает в конце месяца. Тут мы можем помочь не только составить расписание, но и вести у себя учет больничных, рабочих часов и дней. И в конце месяца работодатель получит все это в виде готового отчета. 

Топ-5 самых востребованных функций Shifton

1. Модуль задач для мобильных сотрудников, которые занимаются ремонтом или установкой какой-либо техники, и сервисов доставки. Данные туда вносит администратор.
2. Подсчет зарплаты и отчеты по часам и готовые табели для бухгалтерии. Shifton позволяет собрать в одном месте данные по зарплате каждого, ежедневные и еженедельные расчеты сверхурочных, уникальные коэффициенты событий и другое.
3. Планирование перерывов – уникальный для нас продукт. Например, работник должен выйти на обед или сделать короткий перерыв. Вся команда одновременно не может выйти на отдых, поэтому система оповещает каждого, когда он может покинуть рабочее место и до какого времени.
4. Бонусы и штрафы. Этим модулем пользуются контактные центры, заводы, рестораны, магазины – все компании, где бизнес работает 24/7. Клиенты говорят, что это хороший инструмент для мотивации сотрудников.
5. Учет посещаемости сотрудников – точная информация о начале, окончании работы и перерывах в режиме реального времени. Система умеет отслеживать с помощью GPS-координат или IP телефона сотрудника, находится ли он в офисе или действительно работает дома по договоренности.

 

Кто наши клиенты

Основные клиенты Shifton – колл-центры, любые предприятия с посменным производством, больницы, полиция, пожарные, магазины, рестораны, службы доставки, теплицы, сезонная работа в садах и полях, кейтеринг, франчайзинг и так далее.

Для IT-индустрии наш продукт тоже актуален. Таким компаниям хоть и не надо планировать смены, но учет больничных, выходных и отпусков здесь нужен всегда. Были и другие запросы для IT: например, вести учет, где работает сотрудник – дома или в офисе. В итоге вы получаете отчет, сколько и откуда работал сотрудник, а сколько дней отсутствовал.

Все эти данные можно синхронизировать с бухгалтерскими программами компании, чтобы автоматизировать процесс выдачи зарплат. Так можно создать механизм, который заменит сразу несколько работников.

Сумма, которую вы сохраните благодаря Shifton, зависит от страны и уровня зарплат. Например, в Штатах экономия в некоторых бизнесах может составлять до 20% на заработных платах.

Сэкономить могут и компании, где бывают переработки. Например, во многих странах за переработку больше восьми часов работодатель должен переплачивать. С Shifton вы четко распределите работников по сменам, не переплачивая за сверхурочные часы.

Как наш продукт помогает решать проблемы бизнеса: кейсы

Колл-центр на 800 человек

До Shifton в создании расписания задействовали больше 10 менеджеров. Эти люди часто увольнялись, потому что кроме основной работы их грузили еще и графиком. Еще на этом предприятии работали четыре бухгалтера и большой HR-отдел.

После внедрения Shifton менеджеры перестали увольняться, так как им больше не надо было составлять и каждый день менять расписание. Все происходит автоматически, а работники сами могут меняться сменами друг с другом. Менеджер только дает на это согласие.

HR-отдел сократили вдвое, также пропала нужда в четырех бухгалтерах, пока оставили двоих. Бухгалтер начал получать от Shifton уже готовые отчеты с отработанными часами и штрафами работников. Еще в два раза уменьшилась текучка, так как менеджеры прекратили скандалить с людьми из-за расписания.

А главное – исчезли ошибки при расчете заработной платы. Многие работники до Shifton получали неправильные зарплаты, так как бухгалтеры вносили данные по первичному расписанию и не успевали добавлять изменения после менеджеров. Никакой Excel не поможет такому большому бизнесу.

Больница с тысячей сотрудников

Благодаря Shifton справились с проблемами, которые мешали нормально работать. Сначала разобрались с уведомлениями для сотрудников об их сменах. А потом решили основную проблему любой украинской больницы – подсчитали в конце месяца смены, которыми за это время менялись медсестры. До этого было много ошибок с зарплатами, что приводило бухгалтеров в ярость на фоне того, что им приходилось постоянно менять ведомости.

Бухгалтеры были только рады научиться пользоваться нашей системой, чтобы избавить себя от этой головной боли. За два месяца все привели в порядок, а также дописали немного функционала под украинские реалии.

Сеть кофеен, более 150 работников

В каждой кофейне посменно работали по 5–6 человек. Владелец бизнеса жаловался на то, что не может уследить, находится человек на работе или нет – только если приедет лично. Правду никто не говорил, а сами сотрудники покрывали друг друга. Получалось, что люди находились на работе не все время, а зарплату получали в полном объеме.

Shifton помог отслеживать местоположение работника в тот момент, когда тот выходил на смену – и владелец точно знал, что все, кому он платит, на месте. Сейчас все ходят на работу как на парад.

Экономию можем оценить только за один месяц, так как потом все работали без перебоев. Приблизительно 40 из 150 человек или сбегали с работы во время смены на пару часов, или просто не выходили. 

Почему мы решили поддержать украинский бизнес

Нас шокировало вторжение россии в Украину. А часть команды Shifton живет и работает в Украине, поэтому мы понимаем, что здесь сейчас происходит.

Чтоб поддержать бизнес, мы запустили акцию. Все украинские компании, а также волонтерские организации из любой страны, которые помогают украинцам, могут пользоваться услугами системы Shifton бесплатно в течение года. Нужно лишь зарегистрироваться по ссылке.

Я вижу, что происходит с экономикой страны и как один карлик в бункере ее уничтожает. Даже большие украинские компании, которые до войны нам платили, сейчас уже не могут этого делать. По этой причине мы и решили сделать для Украины все бесплатно.

 

Мы хотим, чтобы максимальное количество бизнеса могло удержаться в это тяжелое время. Ведь количество регистраций из Украины очень большое, а вот рабочего бизнеса, к сожалению, очень мало.

Наши планы по Украине пока – помогать. Украинцы будут получать функционал такой же, как и американские и европейские компании. И так многому учиться уже у самой системы, что и как правильно делать в своей фирме.

Сейчас делаем упор на сервисные компании, так как считаем, что без них вообще ничего в стране работать не будет. Также будем развивать основное направление Shifton и заниматься интеграцией с бухгалтерскими программами Украины и разными CRM-системами, в которых будут работать украинские компании.

Сейчас есть только интеграция с quickbooks, другие пока что в разработке. Но мы также можем сделать интеграцию для клиента, если ему это нужно. И самое важное – у нас открытый API. Это значит, что любой клиент может самостоятельно интегрировать Shifton с любой своей системой.