Польский релокейт: как мы перевозили наш бизнес, родителей и животных

Польша стала рабочим хабом для многих украинских специалистов. По статистике, с начала войны в соседнюю страну выехали 2,3 млн украинцев.

Мы – владельцы украинской компании по арбитражу трафика TraffBraza – Вера Соболева и Александр Паляничко. В этой колонке делимся опытом бизнес-релокейта в Польшу, рассказывает Вера. 

Начало релокейта: выезд и процесс поиска страны для «остановки»

24 февраля я и Саша – мой муж, находились в Киеве. Осознав, что происходит, быстро уехали за родителями в Ирпень.

Мы забрали моих маму с папой, их кошку, двух наших кошек и собаку. Такой большой компанией сначала отправились на запад Украины, однако быстро поняли, что должны двигаться дальше.

Сейчас у нас открыт второй офис в Варшаве. Парадоксально, но тогда Польша была страной, которую мы рассматривали последней. Нам казалось, что она слишком близко к Украине и рациональнее перевозить офис как можно дальше. До того как остановиться там, мы проехали почти всю Европу.

Поначалу хотели остаться в Чехии. Однако консервативный город со старой архитектурой нам не отозвался. Мы привыкли к прогрессивному киевскому ритму и внешнему виду, поэтому решили изменить локацию.

Кроме Чехии рассматривали и другие страны Европы, и повсюду сталкивались с похожими минусами:

• Сложность местных языков и опосредованный уровень английского в повседневной жизни.
• Маленькое украинское коммьюнити. Тем более, если говорить об украинском арбитражном коммьюнити – его почти нет.
• Медленный технологический прогресс. После возможности закрытия юридических вопросов в «Дії» в Украине, необходимость часами стоять в очередях в мэрию и другие органы в странах Европы сильно огорчает. В Польше ситуация лучше, у них даже есть собственный аналог «Дії».

Переезд и жизнь в Польше

В Варшаве нам хватило пары дней, чтобы понять – этот город напоминает Киев. Когда постоянно думаешь о доме, даже это визуальное сходство спасает. К тому же, там не было недостатков, характерных для других стран и городов, где мы успели побывать.

Сложнее всего в Польше было найти жилье. Четыре человека, три кота и большая собака – угадайте, какой ответ на запрос аренды мы слышали чаще всего? В конце концов на поиски квартиры у нас ушел месяц.

Сначала мы решили искать отдельное жилье для нас с мужем и для моих родителей. Однако найти сразу две квартиры оказалось задачей со звездочкой.

Потому мы начали искать большой дом или квартиру на всех. Конечно, такие варианты стоят ощутимо дороже, но мы надеялись, что спрос на них будет меньше. Это оказалось не так – людей было очень много. 

В конце концов, нам повезло: риелтор познакомил нас с владельцем понравившейся квартиры. Наибольшей проблемой для него были наши домашние питомцы. Выиграть «бой» помог открытый диалог с владельцем квартиры.

Мы объяснили, что если бы наши любимцы могли что-нибудь испортить, мы бы не стали арендовать такое дорогое жилье. В договоре также отметили, что мы обязуемся возместить любой ущерб, причиненный животными. 

Когда жилье было найдено, мы временно превратили его в офис. Сделать мини-офис дома решили по нескольким причинам:

1. Первые месяцы в Варшаве находилось всего четыре человека из команды.
2. Тогда мы еще не приняли окончательного решения по открытию второго офиса именно в Варшаве.
3. Найти офис было не просто. Во-первых, не понимаешь, как бизнес будет развиваться и сколько людей будет посещать офис регулярно. Тем более что договор аренды необходимо заключить сразу минимум в год. Во-вторых, нам требовалось петс-френдли пространство из-за привычки брать на работу нашу собаку Майки. 

Кстати, цены на офисы в Варшаве оказались ощутимо выше, чем в Киеве – разница достигает трех раз.

За меньший по размеру офис в Варшаве мы платим почти так же, как за рассчитанный на 60 человек в Киеве. Пока варшавский офис посещает до 20 человек, но мы знаем, что при необходимости можем арендовать второе помещение в том же здании.

В отчаяние мы не впали, и даже здесь вынесли плюсы. Работая вместе дома, чувствуешь атмосферу стартапа.

Мы все сидели за столом, лицом к лицу обсуждали рабочие процессы и строили будущие планы. Все было так же, когда компания только создавалась. Это подталкивает к пересмотру рабочих процессов и их адаптации под удаленный формат.

Релокейт сотрудников и поиск новых специалистов на европейском рынке

Как овнеры мы стараемся закрыть максимум потребностей сотрудников. Уехать могут и хотят далеко не все. Поэтому мы прилагаем все усилия, чтобы наладить комфортную работу в Украине.

Тем, кто готов переехать в Польшу, оказываем необходимую поддержку:

• Занимаемся оформлением документов и юридической поддержкой.
• Предоставляем контакты специалистов первой необходимости и помогаем с записью.
• Подыскиваем жилье и саппортим в оформлении договора на аренду.
• Поддерживаем финансово. В зависимости от позиции сотрудника полностью или частично покрываем расходы на релокейт. 

К примеру, одним из первых мы помогли CEO и HRD. Совсем недавно к нам присоединилась Head of PR, которой стало сложно выполнять рабочие функции в Киеве из-за нестабильной подачи электроэнергии и слишком частых угроз ракетных обстрелов. В настоящее время работаем над релокацией Head of Development Department.

Советы для владельцев: как подготовить компанию к релокейту

По специальности мы с Сашей – юристы, до арбитража имели успешную юридическую практику. Потому нам было легче подготовить бизнес к релокации. 

В первую очередь я советую найти юриста, который возьмет на себя вопрос регистрации компании, а также проконсультирует вас насчет особенностей ведения бизнеса в новой стране.

Вам также понадобятся услуги бухгалтера. Идеальный формат – обратиться к нескольким юристам и бухгалтерам, чтобы иметь возможность сравнить предоставленные услуги.  

Внимательно отнеситесь к следующим моментам:

• Налогообложение компании. Узнайте, какая в стране действует ставка налога на прибыль. Ставка налога в Польше, к примеру, зависит от формы деятельности компании. 
• Оформление работников. В некоторых странах есть специальные квоты для иностранных работников. Что касается Польши, то здесь действует PIT – индивидуальный налог, уплачиваемый в стране фактического резидентства. Это альтернатива нашему ФЛП. 
• Возможность работы с криптовалютами. Не все страны Европы разрешают вести криптодеятельность. Если вы постоянно работаете с криптовалютами, этот момент следует проверить.

Что еще важно? Также не в каждой стране Европы украинские предприниматели могут открыть банковский счет. Также нужно обращать внимание на НДС, а для этого точно понимать – откуда будут идти ваши клиенты и какие услуги получать.

Как война повлияла на рабочие процессы

Война еще больше сблизила нашу команду, сделала нас сильнее и изобретательнее. Мы научились по-новому подходить к рабочим процессам. Все процессы мы быстро сменили под удаленный формат. 

Сделать это в короткие сроки удалось благодаря тому, что каждый специалист хорошо знал свою функцию. До войны офис давал возможность выполнять рабочие задачи без задержек.

Чтобы не терять скорость и комфортность, наша команда активно начала перенастраивать процессы под удаленный режим. Для этого подробно разбирались действующие в команде позиции и их функции. Создавались новые рабочие инструкции, чек-листы и воронки действий, ускорявшие работу онлайн.

Конечно, важно разделять изменения, которые произошли в рабочем настроении и морально-эмоциональном. Морально тяжело всем. Многим сложно из-за невозможности вести жизнь обычным способом. 

Потому весь фокус смещается на работу. Именно из-за этого изменения фокуса внутренние процессы компании стали еще более структурированными и стабильными.

Планы на окончание войны

Одна из наших ключевых целей – расти до уровня международной компании с офисами по всему миру. Следующие открытия планируем в Нидерландах и США. У нас уже есть сотрудники в этих странах, позиции которых позволяют самостоятельно строить отделы.

Как и сейчас, набирать в команду планируем украинцев. Для нас важно продолжать развивать арбитражную нишу в Украине, выводя направление на качественно новый уровень. Поэтому продолжаем фокусироваться на росте – при поддержке команды и нашей страны.