Не знаете, что происходит на складе или какова реальная себестоимость продукции? Вам нужна автоматизация. Что она дает бизнесу

Украинский производитель косметики для обуви Beclean гарантирует клиентам отправку оптовых заказов в течение 2–3 дней. Но пока складской учет в компании вели вручную, выполнить обещание подчас становилось настоящим квестом. Случалось, что менеджер подтверждал заказ, а потом выяснял, что на складе недостаточно флаконов – в Google-таблице просто забыли ввести актуальные данные. Приходилось срочно заказывать тару, договариваться с клиентами, компенсировать им ожидания бесплатной доставкой.

Решить эту проблему помог Bimp. Эта украинская ERP-система автоматизирует все внутренние процессы бизнеса: склад, финансы, производство, клиентский учет. К примеру, когда Beclean продали какой-то товар, флакон в учетной системе списывается автоматически.

В партнерском проекте с Bimp мы расспросили предпринимателей, как автоматизация улучшила эффективность их бизнеса и на что обращать внимание, когда выбираете IT-сервис для учета.

Олег Юшков, Beclean. Автоматизировал учет, потому что устал от ошибок

Уже четыре года мы производим и продаем косметику для обуви и одежды. В ассортименте 39 наименований продукции. Для некоторых оптовых заказчиков мы производим косметику под их товарными марками. Средний оборот составляет 500–650 тыс. грн в месяц. 500 тыс. из них – это наши собственные продажи: в интернет-магазине, на маркетплейсах и соцсетях. Еще 100–150 тыс. – продажи партнеров.

Ключевые процессы в нашей работе – производство и маркетинг. Производство в свою очередь опирается на логистику и склад. Когда мы заказываем сырье и флаконы, нужно принять их на учет. То, что используем, нужно списать на производство, перевести в товар, а запасы – своевременно пополнять.

Довольно долго мы все эти процессы вели вручную в Google-таблицах, а это человеческий фактор. Например, мы видим по остаткам, что у нас 500 флаконов. Спокойно принимаем заказы на оптовую партию товара и, как обычно, обещаем отправку в течение 2–3 дней. А в реальности на складе лежит, например, всего сотня, потому что кто-то не списал тару во время последнего заказа. Производство задерживается, потому что нужно закупить флаконы.

В таких случаях приходилось компенсировать покупателям ожидания подарками или скидками, а оптовым клиентам – бесплатной доставкой. К счастью, никто от нас не отказался, так что деньги мы не потеряли. Но нервы себе потрепали.

Первый опыт автоматизации оказался не слишком удачным. Выбранный сначала сервис оказался заточенным под финансы, а складской учет по-прежнему приходилось вести в Google-таблицах. Так что риск ошибок оставался. Мы решили искать продукт, который охватит и финансы, и склад (сырье, упаковка), и учет готовой продукции. Тут же спросили у Google и увидели Bimp. Созвонились с менеджером, он провел презентацию. Мы долго не сомневались. Сервис украинский, закрывает наши потребности – класс, работаем.

После ручного ведения склада возможности Bimp выглядели действительно круто. Продаем чистящую пену – и со склада автоматически списывается флакон, сырье и этикетка. Мы постоянно видим реальные остатки. Это минимизирует возможность ошибок, задержек и экономит время и ресурс.

Переход на Bimp из таблиц и сервиса финучета занял всего один день. В нескольких моментах нам понадобилась помощь. К примеру, как установить интеграцию с CRM, банками или ввести какие-то категории продуктов. Но техподдержка была постоянно на связи, и все вопросы решала сразу. Мы работаем в Bimp уже три месяца. Некоторые процессы еще настраиваем, но уже сейчас видно, насколько легче работать, когда они автоматизированы.

Проблема большинства сервисов автоматизации в том, что они заточены или под финансы, или под склад. Bimp охватывает все сразу, а стоит не больше узконаправленных сервисов. Подписка в месяц – $29. В год – $276. У него очень широкий функционал, качественная поддержка. Создается впечатление, что команда действительно заботится о своем развитии и улучшении сервиса.

Дмитрий Луценко, FineCup. Перешли с российского сервиса автоматизации

Украинская семейная ростерия открылась в 2018 году. Мы обжариваем около тонны кофе в месяц. Где-то 60% объема уходит на нужды наших собственных заведений, около 40% покупают розничные и корпоративные клиенты: офисные центры, IT-компании, рестораны и так далее. Продажи идут через сайт и соцсети. Также есть несколько офлайн-точек в Кропивницком, где продается наш кофе.

У нас не так много процессов. Закупка зеленого зерна и упаковочных материалов, учет готового обжаренного кофе, учет затрат на производство и продвижение, зарплаты, коммунальные платежи и так далее.

Сначала мы вели это все в Excel, и нас это удовлетворяло. Но в работе с кофе есть нюансы, которые невозможно корректно настроить в таблицах. К примеру, кофе при обжаривании теряет вес. В Excel невозможно указать, почему цифры снизились: это ошибка или естественный процесс. Кроме того, когда все данные приходится вносить вручную, это отнимает время, иногда случаются ошибки.

Мы понимали, что нужно оптимизировать работу. Нужен сервис, где можно вести клиентскую базу, автоматически высчитывать потерю веса после обжарки кофе и другие нюансы производства, упростить инвентаризацию. В частности, делать автоматическое перемещение по складу вместо того, чтобы вручную перемещать партии кофе из «сырья» в «обжаренный», а затем в «готовый» – расфасованный и промаркированный. Эти перемещения должны быть точными, чтобы мы видели остатки и своевременно пополняли склад.

Первым опытом автоматизации стал российский сервис. Понадобилось время, чтобы перестроиться на него. Когда к чему-то привык, бывает трудно воспринимать что-то новое. Мне пришлось мотивировать команду, объяснять, чем программа лучше привычных таблиц.

Где-то через пару месяцев после этого нам позвонили из Bimp. Мы тогда едва привыкли к новому сервису. Да и Bimp на тот момент не имел каких-либо существенных преимуществ, чтобы снова решиться на переход. А еще через четыре месяца началась полномасштабная война.

Первую неделю мы не работали вообще. А в начале марта вышли, провели инвентаризацию и снова начали весь учет в Excel. Российскую программу удалили, даже не вытянув данные.

Теперь мы искали украинский сервис. Попробовали работать с одной программой, но документооборот в ней был настроен сложно. Тогда мы и вспомнили о Bimp.

Оказалось, что за это время они серьезно развились. Добавили больше вариантов отчетности, возможность подвязать сайт, «Новую почту», платежные сервисы и так далее. Это было удобно, понятно и полностью покрывало наши потребности.

Около недели мы переносили в систему всех клиентов, контрагентов, заполняли склад. Если возникали вопросы, мы обращались в службу поддержки и там все решали.

Мы работаем с Bimp полгода. Автоматизация высвобождает время и кучу ресурса. Ты сразу видишь все остатки сырья и обжаренного кофе, объем производства. Любой отчет получаешь за пару щелчков вместо того, чтобы сидеть и высчитывать. При отгрузке готовой продукции со склада автоматически списывается упаковка, наклейка, обжаренный кофе. Раньше нам приходилось вводить это в таблицах по каждому направлению отдельно.

Если у бизнеса есть запрос на быструю обработку информации, уменьшение ошибок, то автоматизация – обязательный шаг.

Дмитрий Обухов, CEO и совладелец Bimp. 17 лет помогает автоматизировать бизнес-процессы

В Bimp мы объединили и согласовали все базовые процессы, которые есть в любом бизнесе, вне зависимости от направления. Продажи, финансы, производство, отношения с клиентами, логистика, регламентный учет. Вся информация оперативно поступает в сервис и фиксируется. Состоялась продажа – меняются взаиморасчеты. Прошла закупка – на учете возникает продукт либо сырье. Состоялся цикл производства – появляется в учете готовый продукт.

Благодаря такой автоматизации экономится 25-30% времени у сотрудников компании. А это оптимизация процессов, фонда зарплат. Компания начинает видеть и анализировать показатели, которые до сих пор не фиксировались, и за счет этого тоже оптимизирует деятельность. Бизнес избавляется от большинства ситуаций, которые усложняют работу и тормозят развитие.

К примеру, вы отгружаете товар. Контрагент замечает, что срок хранения подходит к концу, и возвращает заказ. Товар приходится списать – это убытки. И ладно, если обойдется без штрафа. Этого не случится, если складской и товарный учет настроены правильно.

Или вот такой пример. У вас сменился менеджер по работе с клиентами. Опытный сотрудник обрабатывал заказы быстро и четко, а новичок – долго и иногда с ошибками. Это может вызвать проблемы с клиентами. Но когда процессы автоматизированы и выведены в систему, адаптация новых людей становится короче, а влияние человеческого фактора уменьшается.

Еще пример. Компании, которые предоставляют услуги, часто упускают момент, когда конкретный клиент перестает быть выгодным. Он платит – и это создает иллюзию доходности. Но деньги не покрывают затраты на его обслуживание. Автоматизированный клиентский учет позволяет контролировать рентабельность клиента и не допускать ошибок.

Прежде чем создать этот сервис, мы 17 лет разрабатывали и внедряли системы учета на базе 1С. Мы видели, какие проблемы стоят перед бизнесом и как их можно более эффективно закрывать. Сейчас 80% наших клиентов – это микро- и малый бизнес. Обычно ERP-системы проходят мимо этого сегмента, потому что заточены под более масштабные компании.

На определенном этапе владельцы микро- и малого бизнеса не задумываются над тем, чтобы автоматизировать учет, считать себестоимость или валовую прибыль. Они знают, что закупили товар на одну сумму, продали на другую – и им кажется, что данных достаточно. В лучшем случае основные процессы автоматизированы, но данные либо не передаются между сервисами, либо передаются с задержкой. Как вы рассчитаете себестоимость продукта, если вы знаете только стоимость сырья и не фиксируете никаких других факторов?

В процессе работы мы поняли, что микро- и малому бизнесу нужно сначала помочь разобраться с правильным учетом, а затем предлагать инструмент для него. Теперь готовим обучающий курс по этой теме. И он не о том, как нормально себя чувствовать на уровне микробизнеса, а о том, как микро- и малому бизнесу масштабироваться.

Еще 20% наших клиентов – это средний бизнес. Им важны комплексная оценка и аналитика, возможность оперативно принимать решения. Для нас такой запрос – это вызов и простор для роста. Сотрудничество с украинским средним бизнесом помогает нам прокачаться до международного уровня.

Мы постоянно вводим новые возможности. Полагаю, что в ближайшие пять лет это позволит нам догнать даже некоторых конкурентов-гигантов. Ведь крупные компании уже не могут оперативно реагировать на потребности рынка. А мы гибкие, быстро осваиваем инновации и ставим их на службу клиентам. В ближайшее время собираемся задействовать возможности искусственного интеллекта. Он будет анализировать данные, тенденции и динамику изменений бизнеса и помогать руководителям принимать более эффективные решения.