Арендуете авто для компании? Что учесть, чтобы у вас не было проблем с налоговой

Не все организации могут позволить себе собственный автопарк. Но, когда нужной машины не хватает, можно обратиться в прокатную компанию. Нужно только знать, как оформить аренду авто юридически правильно, чтобы потом не возникло никаких вопросов.

В партнерском материале с NarsCars рассказываем, что должно быть в документах и какие есть нюансы.

Основные статьи договора 

Соглашение заключают две стороны: арендодатель и арендатор. Одна сторона передает свою технику другой в пользование на время. Принимая машину, наниматель обязуется выполнять все условия, указанные в документе. Соглашение оформляется в письменной или электронной форме, обе стороны ставят там подписи и печати.

Некоторые обсуждаемые моменты являются обязательными в договоре. К ним относятся следующие пункты:

• Объект найма: указывается марка и модель автомобиля, государственный номер, год выпуска и номер кузова, цвет, а также реквизиты технического паспорта.
• Срок найма – аренда авто может быть как на несколько месяцев, так и на более длительное время. Когда истекает срок аренды, договор можно автоматически пролонгировать.
• Арендная плата – размер и срок выплат с учетом индексации.
• Амортизационные отчисления – порядок их использования.
• Условия возврата техники или ее выкупа.

При эксплуатации текущий ремонт машины обычно выполняет арендатор, капитальный – арендодатель.

Перед оформлением договора аренды следует обсудить условия, когда документ прекращает действовать. Если соглашение было заключено на неопределенный период, стороны оставляют за собой право выйти из него в любое время, уведомив партнеров за один месяц или в другой срок, указанный в документе.

Когда команда прекращает наем, то должна вернуть арендодателям технику в хорошем состоянии с учетом нормального износа – то есть авто будет без повреждений и с пробегом в пределах нормы.

Некоторые нюансы учета

Авто, которое арендовали, отражается на внебалансовом счете арендатора с указанием стоимости, определенной в сделке. Машину вносят в статью 01 – арендованные внеоборотные активы. Когда истекает срок пользования, а авто возвращается в прокатную компанию, эта сумма снимается и показывается в кредите счета 01.

Арендную плату наниматель отмечает в расходах и делает это в течение всего времени, пока эксплуатирует транспорт. Расходы начисляют пропорционально каждому отчетному периоду, указанному в договоре.

Аренда авто в Киеве также предусматривает другие расходы, связанные с использованием взятой напрокат техники. Это может быть:

• страхование машины;
• оплата автостоянки или парковки;
• расходы на содержание авто в процессе эксплуатации;
• деньги на регулярное техническое обслуживание

Налоговый учет арендатор и арендодатель ведут практически одинаково, потому что нет налоговых разниц. Ориентиром является финансовый результат от арендных сделок, который рассчитывают по правилам бухгалтерского учета.

Особенности договора аренды

Прокат авто следует оформить в письменной или электронной форме с подписями сторон.Когда сделку заключают с юридическим лицом, то заверять ее нотариально не обязательно. Обычно это делают по желанию сторон. Это может быть связано с арендой нескольких машин или с высокой стоимостью автомобиля.

Факт передачи транспортного средства оформляют актом приема-передачи. Так же фиксируют и возврат машины арендодателю. Форму акта законодательство не определило, поэтому стороны, которые договариваются, выбирают ее самостоятельно.

Техническое состояние автомобиля, который передают в аренду, желательно также зафиксировать с помощью акта. Его подписывают представители обеих сторон, после чего этот документ добавляют в договор аренды.