Один день U Tomorrow Summit 2023 потребовал полгода подготовки. Почему пришлось отменить событие за пять дней до проведения

В 11 утра между корпусами инновационного парка UNIT.City еще не очень людно: девушка на каблуках спешит на встречу, парень в домашних Кроксах расслабленно идёт из одного корпуса в другой. Вышедшие на перерыв люди пытаются спрятаться от киевской жары под деревьями с холодным кофе. Двадцать девятого августа территорию UNIT.City должны были заполнить почти полторы тысячи посетителей U Tomorrow Summit – ежегодного форума для украинских предпринимателей об инновациях, технологиях и креативном бизнесе.

Полгода над его организацией работал Киевский международный экономический форум совместно с UNIT.City. Все усилия перечеркнула российская ракета, попавшая 19 августа в драмтеатр в Чернигове, где проходила выставка дронов. После этого СЕО U Tomorrow Summit Юрий Пивоваров вместе с командой принял сложное решение не проводить форум – они не могли гарантировать полную безопасность для гостей и спикеров.

За две недели до этого я встретилась с Юрием Пивоваровым, чтобы узнать, как проходила подготовка к событию, с какими вызовами сталкивались организаторы, почему саммит мог состояться в Варшаве и чем хороший форум отличается от плохого. Тогда команда еще не знала, что самый сложный вызов только впереди.

«Форум худи»

Мы встречаемся у точки с кофе в форме огромного шара и, чтобы не ждать в очереди, идем в кафе в здании офиса Юрия. «Главный офис у нас в “Освіторії” – рассказывает он, – а вообще у меня их два, приходится маневрировать”. По дороге Юрий показывает место, где должна быть главная сцена – амфитеатр.

Кроме этого, должно было быть еще четыре сцены для выступлений и один зал для прессы. Проходим центральную площадь UNIT.City – здесь планировалось установить стенды партнеров мероприятия и зону кейтеринга.

Идея U Tomorrow Summit появилась в 2021 году: «Все обширные форумы об инновациях проходят преимущественно в Западной Европе. Мы решили, что должны сделать восточноевропейский вебсаммит. Придумали название о завтрашнем дне, потому что мы не о далеком будущем, а о том, что будет скоро», – объясняет Юрий.

Аудитория форума – это предприниматели, которые ищут новые идеи и партнерства. Программа очень разнообразна: от инвестиций и персонального бренда до криптовалюты, искусственного интеллекта и ментального здоровья. Темы объединяет то, что всё это составляющие успешного бизнеса.

Кроме U Tomorrow Summit, Юрий с 2014 года организует также Киевский международный экономический форум:

«Это о большом бизнесе, экономике, государстве. UTS – о малом и среднем бизнесе. Мы в шутку разделили их: КМЭФ – это форум пиджаков, а UTS – это форум худи», – делится он.

Интересно, что Юрий попал в сферу организации мероприятий случайно – все началось с первого Киевского международного экономического форума в 2014 году: «В то время проект, в котором я работал, закрылся и так совпало, что коллеги решили начать ежегодный международный экономический форум. Мне выпало руководить организацией. Хотя до этого я ни ивентами, ни экономикой не занимался. Поэтому пришлось много учиться, подбирать профессиональную команду и вместе развиваться».

Планировали проводить UTS в Варшаве

В 2022 году UTS не состоялся, но в ноябре удалось организовать КМЭФ, и это вдохновило команду Юрия готовиться к проведению UTS в 2023 году. Идея возникла в декабре, во время блекаутов и регулярных обстрелов, поэтому решили, что безопаснее делать форум в Варшаве.

«Тематику о восстановлении Украины мы не рассматривали, потому что в Польше ивентов о восстановлении происходит, пожалуй, больше, чем в самой Украине. А вот масштабных форумов об инновациях нет», – рассказывает Юрий.

В январе и феврале команда готовилась к событию в Варшаве: искали локацию, партнеров, спикеров.

Весной интенсивность обстрелов снизилась, блекаутов тоже стало меньше. Юрию стали звонить партнеры и спрашивать: «Зачем нам Варшава? UTS – это о Киеве, о нашей несокрушимости». Обращений стало так много, что в марте совсем решили проводить UTS в UNIT.City. «Если бы не было Варшавы, то, наверное, не было бы и Киева, – делится СЕО, – потому что в марте у нас уже была готова концепция и программа. В Украине мы ее даже увеличили, ведь здесь есть пять залов вместо двух в Польше».

Один день форума требует полгода подготовки

Основная команда Юрия, работающая и над КМЭФ, – это три человека. Но для подготовки к UTS присоединяется еще техническая и пиар-команды, а также ответственные за билеты и коммуникацию специалисты. Его основная задача как СЕО – обеспечивать финансирование события и принимать финальное решение о программе.

Готовиться начинают за полгода до форума. Один из челленджей – собрать спонсоров, ведь у всех сократились бюджеты, часть средств идет на ВСУ: «Поэтому нам нужно быть максимально эффективными с точки зрения расходов – за минимальные деньги сделать максимально крутой ивент», – говорит Юрий. Учесть нужно даже мелочи: от того, чтобы человек быстро получил бейдж, до того, чтобы не было очереди за кофе.

Тяжелее всего в организации, по словам Юрия, составить программу и сделать ее полезной для аудитории. Он сравнивает этот процесс с составлением пазла – нужно тщательно подбирать каждый элемент, чтобы совпали интересы аудитории, компетенции модераторов, спикеров, партнеров. Модераторов подбирают под каждую тему отдельно. Он соорганизатор панели, поэтому работает со спикерами, прорабатывает вопросы, выводы, презентации.

UTS насчитывал более ста спикеров. Даже когда программа была финализирована, поступали запросы от тех, кто хотел выступить: от небольших предпринимателей до народных депутатов. Иногда по 10 в день и всем приходилось отказывать.

Но дело было не только в том, что программу уже составили:

«Чем хороший форум отличается от плохого? На плохом форуме спикеры говорят то, что хотят сказать, а на хорошем то, что хочет услышать аудитория, – объясняет Юрий – мы отказываем, когда люди хотят говорить только для собственного пиара».

Для участников все работает как часы

Но форум – это не только контент, но и масштабная логистика и решение множества технических вопросов. Потому что UNIT.City – это действующая строительная площадка, поэтому мероприятие нужно согласовывать со строителями, электриками, охраной, сервисными и техническими службами, звуковиками, декораторами и т.д. Следует координировать работу более 20 подрядчиков.

Глядя на спокойствие Юрия, я начинаю думать, что в день форума он не волнуется, потому что знает, что все сработает как часы. Но он развеивает мое предположение: «Так работает с точки зрения посетителей и участников. Потому что они никогда не видят “кухни” внутри. А там что-нибудь обязательно пойдет не так: технический сбой или у спикера произойдет форс-мажор. Здесь задача команды спокойно реагировать и делать так, чтобы никто этого не заметил. Поэтому волнение всегда есть – нужно все контролировать. Потом вся команда три-четыре дня выдыхает».

На форуме предприниматели находили ответ на вопрос, как пробить «стеклянный потолок» и развиваться дальше.

Но отзыв, который запомнился Юрию, когда об UTS сказали: «Это форум красивых людей».

Юрий посматривает на часы – скоро начнется совещание с командой, и мы поднимаемся в офис. Я ожидаю встретить там всю команду, но оно будет проходить онлайн. У меня появляется возможность увидеть внутреннюю кухню, о которой говорил Юрий.

Покупка билетов во время воздушной тревоги

Совещание начинается с новостей: в три ночи, когда в Киеве была объявлена ​​воздушная тревога, CRM-система UTS зарегистрировала покупку двух билетов на форум. Команду это вдохновляет, кто-то говорит, что тоже видел это и обрадовался. А я понимаю, что волнение за форум начинается значительно раньше дня его проведения – организаторы мониторят каждую его составляющую круглосуточно.

Основной темой совещания становится доступность UTS для людей с инвалидностью и навигация по UNIT.city – нужно создать понятную схему укрытий и всей командой выбирают вариант из предложенных директором по маркетингу UNIT.city. Обсуждают также будущий монтаж – ответственным за него нужно будет приехать контролировать процесс.

Большое мероприятие связано с большим количеством бюрократической работы – его проведение следует согласовывать с КГГА и собрать для этого целый пакет документов. Как и для того, чтобы организовать съемку с дронов.

Юрий преимущественно задает вопросы, слушает и записывает то, над чем еще нужно работать. К концу часового совещания у него записано шесть пунктов. В тот момент команда еще не знает, что вопрос безопасности придется решать радикально и отменить форум.

Но усилия организаторов не будут напрасны: на U Tomorrow Summit должны были приехать профессора из Stanford University и UC Berkeley. И, несмотря на отмену события, они будут в Киеве. 29 августа спикеры будут выступать на другом мероприятии – Tech Shelter, которое состоится в бомбоубежище UNIT.City.