Як у Кривому Розі та Миколаєві рятували державні архіви від війни

У війні, яку Росія розв’язала в Україні, зазнали втрат архіви — частина архівних документів або знищені, або вкрадені, або вивезені за межі нашої країни. Сьогодні найбільше постраждали Донецький і Луганський державні архіви, хоча чимало документів вдалося-таки вивезти на підконтрольну Україні територію. Але війна ще триває, тому єдиний спосіб зберегти абсолютно всі документи — їх глобальна цифровізація.

Колективи музею та держархіву на Дніпропетровщині та Миколаївщині навіть після початку повномасштабного вторгнення змогли продовжити процес оцифрування даних, який у світі вважають надійним методом їх збереження. За даними Державної архівної служби України, у 2022 році вдалося зберегти набагато більше архівної спадщини, ніж у 2014, коли почалося російське вторгнення. Для порівняння: якщо зараз Укрдержархів оцінює ризики втрат архівних документів до 2%, то у 2014 році внаслідок тимчасової окупації окремих районів Донецької, Луганської областей, Автономної Республіки Крим і міста Севастополя було втрачено близько 8% усього Національного архівного фонду.

Будь-який державний архів — джерело історичної інформації про розбудову, культуру, промисловість та відомих особистостей України. Саме тому ще з 2014 року Росія намагається знищити збережені дані, обстрілюючи державні архіви та історико-краєзнавчі музеї, вивозячи та знищуючи важливі документи. Але попри багаторазові обстріли працівники архівів і музеїв змогли зберегти найцінніші дані й експонати.

Державний архів Миколаєва, який росіяни обстрілювали 5 разів

Миколаївський державний архів приймає документи від усіх органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, найголовніших установ, підприємств усієї області. Найдавніший документ, який зберігається в архіві, — це свідчення про створення міста, яке датується кінцем 18 сторіччя.

Державний архів Миколаївщини має два приміщення, у яких є 12 архівосховищ, де зберігаються майже півтора мільйона справ, одиниць зберігання. Наявні документи працівники держархіву переводять в електронний формат, але це зовсім не означає, що документи на паперових носіях будуть згодом знищені.

«Документи ми зберігаємо постійно. Якщо вони потрапляють до нас, вони залишаються тут назавжди. Ми розуміємо, що будівлі мають певні обмеження по місткості, тому найголовніший сьогодні пріоритет — це оцифрування документів до 1917 року. І ми дуже активно цим усім займаємося. У нас є міжнародні проєкти, за допомогою них ми здійснюємо оцифрування цього масиву документів, тобто переводимо в цифру. Це дає нам змогу убезпечити архівну інформацію, зокрема й під час війни», — говорить Наталія Колесник, директорка Державного архіву Миколаївської області. 

Архівні документи завжди були найголовнішим джерелом історичної інформації, саме тому після одного з влучань ворожої ракети в Миколаївську обласну державну адміністрацію, що біля будівлі держархіву, Наталія Колесник разом з іншими колегами відчули злість і страх втратити ще не оцифровані архіви. Ці емоції допомогли їм майже ні на день не призупиняти роботу й навіть під час обстрілів і повітряних тривог продовжувати працювати в підвалі.

У 2022 році будівлю архіву окупанти обстріляли п’ять разів — у березні, квітні й травні. У результаті розбиті вікна, пошкоджена електропроводка, з’явилась дірка в стіні від касетного снаряда.

«Після пошкодження проводки ми залишилися без серверного обладнання. Тобто архів у плані інформаційного забезпечення станом на квітень не працював. Ми залишилися глухі, сліпі, і потім майже до кінця року ми відновлювали наші електронні масиви. До речі, хочу зазначити: нам надали допомогу наші колеги з Німеччини. За проєктом з Міністерством культури Німеччини ми змогли вирішити питання — отримали від них нове серверне обладнання, куди знову залили нашу інформацію. І сьогодні можу сказати, що втрат інформаційних масивів, електронних у нас також немає», — розповідає директорка Державного архіву Миколаївської області.

Державний архів Миколаївської області також має власний сайт, на якому викладає цифрові копії описів і документів. Крім цього, функціонує сайт Державної архівної служби України, який у майбутньому, без сумніву, буде репрезентувати вебпортал мережевого цифрового архіву, говорить Наталія Колесник. Це дасть користувачам можливість із будь-якого віддаленого місця мати доступ до архівів електронних документів.

Сьогодні держархів працює в штатному режимі, а пошкодження вже майже відновлені.

Як рахували суму збитків і відбудовували

У держархіві Миколаєва вже замінили майже 190 квадратних метрів вікон, вхідні двері, відреставрували сходи і зробили будівлю більш доступною для людей з інвалідністю.

Загальна вартість збитків, як сказала Наталія Колесник, становить приблизно два з половиною мільйони гривень. Також вона пояснила: «Якщо взяти по матеріалах, які ми отримали, щоб відновити, то це майже мільйон триста тисяч. Цю суму профінансувала Миколаївська військова адміністрація. Інша частина суми — вартість самих будівельних робіт».

Збереження архівів та історичних пам’яток в Україні і Європі

Про збереження наших архівів заговорили ще до початку повномасштабної війни Росії в Україні, тому, окрім оцифрування, у 2014 році в країні були затверджені плани евакуації архівів та історичних пам’яток на випадок надзвичайних подій, зокрема й війни.

Наприклад, співробітники Криворізького історико-краєзнавчого музею 1 березня 2022 року, коли російські війська наблизилися до міста, евакуювали в безпечне місце понад 5 тисяч історичних пам’яток зі 125 тисяч. Саме такі дії врятували цінні експонати від прильоту російської ракети влітку 2023 року на сусідню з музеєм вулицю. Тоді вибуховою хвилею в будівлі вибило вікна, згадує Андрій Чубенко, головний зберігач фондів криворізького музею.

Ще у 2014 абсолютно всі архіви, і Державний архів Миколаївської області зокрема, почали оцифровувати різними способами власними силами. Десь це були аматорські зйомки, десь — фільмування силами громадських активістів і просто звичайні скани.

Зараз уже цей вид роботи виконується набагато професійніше. Майже в кожному держархіві країни працюють спеціалісти відділу забезпечення збереженості документів і обліку та довідкового апарату і цифрують сканерами. Також на допомогу українцям відгукнулася корпорація FamilySearch International, з якою 2 червня 2020 року голова Укрдержархіву Анатолій Хромов підписав меморандум про співробітництво. Відповідно до меморандуму в Україні вже почали оцифровувати майже 100 мільйонів документів. 

Організація єдиної автоматизованої інформаційної системи архівних даних — це поширена практика у світі. Великий досвід упровадження подібних систем збереження архівів мають країни Європи та США.

У серпні 2023 року Державна архівна служба України у співпраці з Міністерством юстиції України, Міністерством цифрової трансформації, EU Project Pravo-Justice реалізували та презентували пілотний проєкт запровадження електронного архіву під назвою «е-Архів».

Ключові факти про «е-Архів»:

• архівну інформацію відцифровують і вносять у систему документообігу. «Державним даним більше не загрожуватимуть життєві обставини. Це особливо важливо під час війни, оскільки ворог намагається знищувати цінні для українців папери», — повідомили у відомстві;
• тестування проєкту проходило в системі АСКОД;
• сьогодні проєкт масштабують на всі органи влади, а згодом — і на інші організації;
• кошторис від консалтингу до реалізації — близько 55 мільйонів гривень. Фінансування відбувається за рахунок програми EGAP, яку підтримує уряд Швейцарії.

Також для збереження архівних даних у лютому 2023 року німецькі партнери профінансували ремонт резервних архівосховищ. Державна архівна служба України вже повідомила про початок їх облаштування на випадок екстреної евакуації архівів із територій активних бойових дій.

Цей матеріал є частиною спецпроєкту про відновлення України, який був створений командою редакції «1kr.ua» у колаборації з редакцією журналу «Хмарочос». Проєкт реалізовано ГО «Інтерньюз-Україна» за підтримки Посольства США в Україні. Погляди авторів не обов’язково збігаються з офіційною позицією уряду США.