Як застарілі системи можуть стримувати український бізнес: власний досвід

Досвідом і знаннями важливо ділитися. Перша тема для мого блогу з’явилася не випадково, адже ми самі зараз проходимо процес зміни корпоративних інформаційних систем. Остаточно я переконалась в її актуальності, коли почула, як бідкаються колеги з іншого бізнесу. Вони вже місяць стикаються з труднощами через 1С, що працює з великими збоями в мережевих магазинах. Саме цій проблемі буде присвячений мій перший допис.

Як ми обрали нову систему управління замість 1С: досвід Box Catering

Вітаю, я Ірина Кушнір, співзасновниця компанії Frozen Dozen і директорка Box Catering, і мені є що сказати про 1С і не лише.

Для сучасного бізнесу такі системи, як 1С, стають серйозним бар’єром. Ба більше, 1С – продукт країни-агресора, що підсилює ризики для безпеки даних і вимагає перегляду його використання. Такі системи обмежують автоматизацію, не дозволяють інтегрувати всі процеси й часто призводять до хаосу в управлінні.

Підприємцям доводиться стикатися з втратою важливої інформації, браком підтримки та ускладненою аналітикою. Без можливості адаптації під потреби бізнесу, вони знижують продуктивність і стримують розвиток, змушуючи замислитися про перехід на сучасні, гнучкі та надійні рішення.

Попит на нові формати: виклики кейтерингу в Україні

Box Catering – більше, ніж звичайна доставка, і водночас простіше, ніж класичний кейтеринг. Оскільки, сьогодні послуги харчування переміщуються з класичних ресторанних залів в офіси, на місця відпочинку, а також на доставку додому, актуальність нашого сервісу зростає.

Водночас формат вимагає нових підходів, зокрема в управлінні запасами та звітністю, адже в нашій роботі поєднуються як ресторанні, так і виробничі процеси.

Прокласти безшовну доріжку процесу від замовлення до здійсненої доставки або готового івенту – завдання з зірочкою. Щоб все відбулось вчасно, якісно та передбачувано, потрібні технології.

Натомість відсутність автоматизації та інтеграції всіх бізнес-процесів може призвести до хаосу і втрати важливої інформації.

Чому ми відмовилися від звичної системи: безпека та принципи

У 2022 році ми прийняли рішення відмовитися від попередньої системи через припинення її підтримки та обслуговування. Ми орієнтовані на зростання, а для цього необхідне надійне та гнучке рішення, яке дозволило б нам оптимізувати процеси, масштабуватися та інтегрувати всі етапи роботи – від складу до клієнтського сервісу – в одну платформу. Погодьтеся, такий вибір сьогодні знайомий багатьом. Це завжди вибір між тим, що просто, і тим, що правильно.

Як же ми обирали нову систему управління для Box Catering: наші кроки

1. Збір потреб команди

Ми вже мали певний досвід роботи з CRM-системою з Frozen Dozen, тому вирішили піти перевіреним шляхом: зібрали всі запити від співробітників, які будуть користуватися новою системою. На основі цих запитів ми створили технічне завдання і вирушили на пошуки компаній, які могли б нам допомогти з інтеграцією. І тут…

2. Зустріч з потрібними людьми

Часом потрібні люди з’являються в найвідповідніший момент! На одному з бізнес-заходів я познайомилася з Анатолієм Лисенком – він власник компанії «Всеукраїнські системи управління», що спеціалізується на впровадженні CRM та ERP систем. Анатолій не лише проконсультував нас, а й взяв на себе координацію проєкту між нами та підрядниками.

Завдяки йому ми познайомилися з Олексієм Бардаковим, керівником компанії ToDo. Після знайомства, співбесід та презентацій саме вони стали основним виконавцем нашого проєкту. В виборі підрядника я спиралась на довіру до досвіду Олексія саме в облікових системах. Іншими словами, я розуміла, що нам не потрібно буде розповідати Олексію і команді що таке облікова система. А коли ми розмовляли з багатьма інтеграторами CRM систем, я бачила, що їхнє прийняття задач бізнесу вужче, ніж потрібно було нам.

3. Вибір

Розглянувши всі варіанти, ми обрали систему Odoo. Чому? Бо це модульна ERP, що підтримує всі бізнес-процеси компанії в одному інтерфейсі, від CRM і WEB-магазину до управлінського обліку, рекрутингу та документообігу. Відкритий код системи дозволяє реалізувати будь-які ідеї відповідно до потреб компанії, що дуже зручно.

4. Мрію треба візуалізувати

Команда інтеграторів намалювала нам, як може виглядати наша компанія зсередини. Це вже було цілісно, зручна картинка, тому ми продовжили уточнювати вимоги та проводити зустрічі, щоб отримати фінальну пропозицію щодо проєкту. Спойлер – це зайняло певний час і гроші.

Якщо ви вирішили зробити щось насправді глобальне для компанії – доведеться віднестись до цього відповідно. Як до виваженої інвестиції. Краще витратити частину коштів на обстеження проєкту, в ході якого ви вже більше познайомитесь з партнерами, зрозумієте як це має працювати, ніж пропустити цей крок і довіритесь тільки бажанню зекономити. Тоді є ризик просто не отримати результат. І він чималий.

5. Адаптація системи під наші завдання

Наступним кроком стало налаштування системи під наші конкретні потреби. Деякі функції довелося переробити, інші – додати. Ми постійно залишалися на зв’язку з командою розробників, щоб процес ішов максимально гладко та швидко. Але все йшло так як йшло. Часом швидко, часом виникали сюрпризи. Збирались і вирішували як діяти. Я вдячна своїм партнерам, що вони були завжди по нашому боці. Навіть якщо певні питання не стосувались їх безпосередньо, як, наприклад, складнощі з вивантаженням даних зі старої системи.

Наразі система працює на 80%. А решта? Решта вже на фінішній прямій.

Підсумок – новий етап розвитку

Це великий крок уперед. Це не просто зміна програми – це стратегічне рішення, яке дозволяє оптимізувати всі бізнес-процеси та підвищити ефективність. А найголовніше – команда відчула, що працює з сучасним інструментом, який не просто зручний, але й значно спрощує роботу.

Тож, друзі, якщо ви опинилися в управлінському хаосі та шукаєте шляхи для його подолання – не бійтеся зробити цей крок. Застарілі системи – це тягар, який стримує розвиток. Переходьте на сучасні рішення, які допоможуть інтегрувати всі бізнес-процеси, оптимізувати ресурси та забезпечити стабільність і захист даних. Це не просто інвестиція в технології, це інвестиція у майбутнє вашої компанії. Пам’ятайте, що кожна зміна – це крок до зростання.