У кризах волонтери та благодійники стають більш ефективними

Україна і світ, як виявилося з часом, були не готові зустріти нову загрозу людству – пандемію коронавірусу.

У таких умовах одними з перших на потреби суспільства оперативно зреагували волонтери та благодійники.

Хтось узяв на себе відповідальність забезпечити лікарні апаратами штучної вентиляції легень, захисними костюмами для медичного персоналу, організовував перевезення лікарів на роботу й додому, займався постачанням гарячих обідів для медиків.

Інші почали активно підтримувати соціально вразливі групи населення.

Пенсіонерів, які, піклуючись про своє здоров’я, не можуть вийти в магазин чи аптеку.

Безпритульних, яких стало в рази більше, через відсутність міжобласного сполучення.

Малозабезпечених, багатодітні родини, тих, хто у зв’язку з карантином втратив роботу.

Також волонтери вже котрий рік поспіль допомагають українській армії.

Інші – створюють можливості для безпечного і зручного донорства в умовах карантину.

Є й ті, хто невпинно борються за дитячі життя.

Першими співрозмовницями нашого спецпроєкту стали очільниці саме благодійних та волонтерських організацій України:.

Оксана Коляда – голова правління Благодійного фонду «Повернись живим».

Світлана Пугач – директорка зі стратегічних партнерств фонду «Таблеточки».

Анна Бондаренко – засновниця громадської організації «Українська Волонтерська Служба».

Івона Костина – керівниця Veteran Hub, заступниця голови правління громадської організації «Побратими».

Марія Артеменко – засновниця і керівниця Благодійного фонду «Клуб добродіїв».

З якими першочерговими викликами стикнулася ваша організація, коли Україна і світ оголосили карантин та впровадили обмежувальні заходи у зв’язку з поширенням коронавірусу?.

Оксана Коляда: Наша організація традиційно вже сьомий рік замається питанням посиленням обороноздатності та боєздатності нашої армії.

За нових викликів, коли ми фізично не в змозі їздити на фронт, навчати військових, возити техніку, ми розуміли, що попри все нам потрібно швидко забезпечити допомогу іншого роду.

Ми зосередили нашу діяльність на закупівлях та організації тестування (на COVID-19) на фронті, а також на розробці аналітичного документу і певних рекомендацій щодо тестування серед військових, зокрема, в зоні проведення ООС.

Ми акумулювали близько 4 млн грн для надання допомоги армії: це і тестування, і оплата цих послуг у приватній лабораторії, і логістичні витрати, і закупівля засобів індивідуального захисту для військових медиків.

Крім того, зараз ми реалізовуємо крутий проєкт спільно з Міністерством закордонних справ, коли 1,750,000 грн зібрали українські дипломати зі всього світу, з частини своєї зарплатні, і передали нам для закупівлі реагентів для тестування і багаторазових засобів індивідуального захисту.

Світлана Пугач: Нашей первоочередной задачей стала организация удаленной работы команды, а также адаптация направлений помощи детям с онкологией с учетом карантинных мер.

Например, перевод программ психосоциальной поддержки подопечных в онлайн.

Анна Бондаренко: Коли в Україні оголосили карантин, ми якраз проводили навчальний модуль для волонтерів у Львові.

Звісно, ми завчасно підготувались до заходу: купили антисептики, перевірили дотримання заходів безпеки коворкінгом, в якому відбувалося навчання, та закладами харчування, мінімізували пересування по місту для учасників.

Проте, ніхто з нас не очікував, що за день до початку програми, коли більшість учасників (особливо зі східних регіонів) вже були в дорозі, Львів почнуть «закривати» на карантин.

Безпека учасників — це завжди відповідальність організаторів, тому ми одразу почали інформувати волонтерів про те, як захистити себе, та вжили додаткових заходів.

Наступним викликом для нас стало реагування на ситуацію, яка склалась.

Наші операційні плани та заходи зазвичай готуються досить завчасно, тому на весну ми запланували шість всеукраїнських заходів та понад 25 локальних акцій.

Звісно, в умовах карантину жодна з них не відбулась.

Ми знайшли альтернативні варіанти роботи з волонтерами, а також впровадили нові підходи до організації навчальних подій та підтримки неурядових організацій, з якими працюємо в регіонах.

Івона Костина: Для нашої організації першочерговим викликом стало неможливість працювати з клієнтами віч-на-віч.

Власне, це була основа нашої моделі роботи і одна з цінностей Veteran Hub, що людина знаходиться у безпечному просторі і безпечному середовищі тоді, коли вона отримує свої послуги.

Коли робота ведеться дистанційно, часто цю безпеку складно оформити.

Інколи у людей немає власної кімнати чи авто, звідки вони могли би робити дзвінки і говорити на більш приватні теми.

І крім того, не можливість бачити живу міміку людини, відчувати присутність людини в просторі.

Це все ускладнює взаємодію.

Тим не менше, ми вчасно зорієнтувалися, що карантин буде рано чи пізно і ми почали готуватися до переходу в онлайн формат.

Марія Артеменко: У першу чергу, ми зіткнулися з тим, що варто було переглянути стратегію роботи.

Благодійний фонд «Клуб добродіїв» допомагає дітям сиротам і дітям у складних життєвих обставинах.

В основному ми фокусувалися на стратегічних проєктах, а саме освітніх довготривалих, які мали вплинути в довгостроковій перспективі, тому що в цьому ми бачимо сенс пошуку точки опори всередині цих дітей, а не давати їм нову залежність для того, щоб вони не ставали самостійними.

Ми зрозуміли, що діти у складних життєвих обставинах, які зараз знаходяться в родині, можуть опинитися в інтернаті через банальне питання голоду, тому що батьки втратили можливість годувати дітей, а діти, в свою чергу, не ходять у школи та садочки і не отримують там їжу.

Саме тому ми запустили великий збір гуманітарної допомоги для дітей, які опинилися у складних життєвих обставинах.

Крім того, ми допомагаємо нашим підопічним.

Ми маємо окремий напрямок діяльності «наставництво», де наші працівники опікуються дітьми у дитячих будинках і будинках сімейного типу в Київській області.

Як швидко ви перекваліфікувала свою роботу, по-новому організували команду і почали реалізовували проєкти допомоги вже у новому форматі?.

Оксана Коляда: Ми перекваліфікувалися дуже швидко.

Для нас це було просто, так як частина нашої команди – це ветерани, люди, які пройшли бойові дії і їм не звикати, що треба дуже швидко змінювати вектор і напрямок руху.

Ми почали працювати в онлайн, проводити наради в системі Zoom.

Спочатку було складно, тому що всі звикли комунікувати офлайн, але такі стали реалії буття.

Попри це, наші логісти з військового відділу, їздили на фронт, тому що треба було забезпечувати логістику матеріалу, який доставляли в лабораторії з фронту, тому певні працівники працювали.

Ми, в свою чергу, їх додатково тестували.

Фонд, звиклий працювати на війні, швидко може самоорганізуватися і змінити інструменти роботи.

Світлана Пугач: Наш фокус работы остался неизменным – мы помогаем окнобольным детям и их семьям по всей стране.

Под опекой фонда ежемесячно более 400 семей, где дети борются с раком и 17 детских онкоотделений.

Мы усилили наши программы медицинской помощи, чтобы защитить наших подопечных.

Ведь, как и медики, онкобольные дети самые уязвимые перед угрозой коронавируса – из-за низкого иммунитета для них заболеть COVID-19 значит умереть.

Мы стали закупать СИЗы и антисептики в больших объемах.

Чтобы обеспечить не только защиту детей, но и полноценную работу медицинского персонала.

Также мы стали национальным партнером Uber в акции «Лікарі на роботі», чтобы медики могли комфортно и безопасно добирались до места работы и обратно.

Анна Бондаренко: Для нас процес реорганізації відбувся дуже швидко.

Через декілька днів після початку карантину ми з командою ухвалили рішення робити те, що вміємо найкраще — залучати волонтерів до підтримки людей та організацій.

Ми одразу здзвонилися з нашими партнерами з Естонії, які якраз запустили гарячу лінію для людей, які будь-яким чином постраждали під час пандемії.

Під час скайпу ми обмінялись досвідом та інформацією про рівень захворювання, а вже наступного дня «на колінках» зібрали сайт, купили звичайну сімку та запустили гарячу лінію.

Івона Костина: Ми доволі швидко перекваліфікувалися на новий формат.

Це зайняло трохи більше півтора тижня.

На офіційний початок карантину, ми вже розуміли як будемо надавати послуги дистанційно.

Команда спрацювала прекрасно, кожен за своїм напрямком.

Перший тиждень карантину пішов на тестування онлайн методу роботи, ніж на його вигадування.

Марія Артеменко: Ми поставили на паузу всю роботу у Фонді, тому що зрозуміли, що фізично не в змозі її реалізувати.

У нас планувався «Табір підприємця» для 50 дітей, але через карантин ми не змогли його провести.

Ми швидко почали думати інакше.

Почали реалізовувати онлайн заходи у форматі «добро за добро».

Ми розповідали людям корисну інформацію про їхніх дітей, про виклики, з якими вони живуть, і просили «донейтити» Фонд, якщо ця інформація була для них корисною.

Команда на карантин зреагувала дуже по-різному.

Як на мене, у цьому випадку найважливіше, як реагує лідер.

Я не люблю бідкатися і завжди намагаюся залишатися на позитивній стороні, тому для мене виклик – це завжди цікаво.

Мій мозок почав працювати достатньо швидко, хоча я зараз знаходжусь на певному місця вагітності.

Для мене це був гарний виклик для переосмислення підходів, рішень, креативності.

Якщо говорити про команду, то хтось почав активно включатися в роботу, інші ж – потребували часу на переосмислення і згодом приєднувалися до роботи.

Що і на якому етапі давалося найскладніше? І чи можна в онлайні бути ефективними та досягати намічених KPІ?.

Оксана Коляда: Буває по-різному.

Наш Фонд, крім допомоги українській армії, займається організацією та підготовкою Національної збірної «Ігор нескорених».

Ми стикнулися з тим, що у зв’язку з коронавірусом, Ігри були перенесені на 2021 рік.

Нам потрібно далі працювати з Національною збірною щодо їхньої підготовки, їхнього психологічного стану і тренувань в новому онлайн форматі.

Я не скажу, що це дуже просто, тому що ми не готувалися до такої кризи.

Вона у нас вперше, але все змінювати можливо.

Світлана Пугач: Команде понадобилось пару недель для того, чтобы полностью перестроиться на удаленную работу.

У многих моих коллег есть дети и совмещать быт, онлайн обучение детей и работу оказалась весьма непросто, но все справились.

Сперва из-за резкой смены рабочей среды и всеобщего напряжения мы стали работать очень много, стерлась грань между рабочим и нерабочим временем.

Но вовремя заметив это, подключили к работе со всей командой Фонда психолога.

Это помогло провести границу между рабочим и нерабочим временем, понизить уровень общего стресса и сохранить командную эффективность.

Удаленная работа безусловно имеет свои плюсы, как, например, экономия времени на дорогу, но и минусы, ведь порой самые гениальные решения рождаются именно в спонтанном командной взаимодействии, в пребывании в одной среде офиса.

Анна Бондаренко: Для нашої організації перехід в онлайн був нескладним, тому що ми вже маємо великий досвід дистанційної роботи.

Команда та волонтери організації розкидані по всій країні, тому ми регулярно спілкуємось, плануємо та аналізуємо нашу роботу в онлайн режимі.

Тож перехід в онлайн фактично стосувався лише частини команди, яка живе в Одесі та до карантину працювала в офісі.

Найважчим для нас було справитись з неймовірними обсягами роботи, яка виникла.

Протягом перших двох тижнів щодня ми отримували понад пів сотні дзвінків від людей старшого віку, понад сотню реєстрацій від волонтерів та величезну кількість запитів у соціальних мережах.

Фактично перші два тижні команда майже не спала, постійно була на зв’язку, працювала та консультувала людей.

Цей режим був дуже складним.

Івона Костина: Основною нашою зміною став перехід в онлайн і збільшення надання телефонних послуг, що для нас є нетиповим.

Найскладніше давалась відсутність прямого контакту з клієнтом.

Ми до цього звикли, для нас це важливо, це така філософська частина нашої ветеранської спільноти, але тим не менше для нас це був хороший виклик.

Він дав нам поштовх вийти на всеукраїнський масштаб.

Ми виробили певну кваліфікацію і компетенцію роботи на відстані зі збереженням при цьому теплого контакту з клієнтом.

Ми думаємо, що в онлайні бути ефективними і досягати намічених КРІ можна.

Насправді, у травні ми, неочікувано для себе, побили власний рекорд по наданню послуг.

Ми майже удвічі перевищили власний рекорд по наданню юридичних послуг.

Це 237 консультацій, які надав один консультант за місяць.

А це близько пів години-до години на одного клієнта, часом більше.

Ми перевершили свій власний рекорд по консультаціям по працевлаштуванню.

Було складно з кейсами клієнтів, які потребували інтенсивної психологічної підтримки, їм потрібна була присутність консультанта, але кваліфікація наших співробітників допомогла впоратися з тими кризовими ситуаціями.

Марія Артеменко: Найбільшим викликом для всіх, і для мене також, було почати думати інакше.

Ми живемо інакше, і тому, якщо досягати у цьому новому світі результатів, потрібно думати і підлаштовуватися інакше.

Досягати КРІ потрібно у будь-якій ситуації.

Онлайн – це один з інструментів, який допомагає досягнути певних результатів.

Якщо ви спеціаліст своєї справи, то мені здається, тут не варто ставити питання, чи може це бути ефективним, це має бути ефективним! Лише варто розуміти та усвідомлювати новий контекст і вже потім будувати свою роботу.

Що змінилося у вашій проєктній роботі? Які нові завдання ви поставили перед командою у зв'язку з поширенням COVID-19?.

Оксана Коляда: По-перше, наш аналітичний відділ вивчав ситуацію, як за кордоном, так і в Україні, щодо поширення коронавірусу, і, зокрема, щодо ситуації в Збройних силах України.

Звісно, попри доставку техніки, спеціального обладнання, такого як планшети, тепловізори, коптери, ми зайнялися тестуванням і логісти здійснювали доставку матеріалу до лабораторій.

У рамках ветеранського напрямку ми також перекваліфікувалися.

Зараз думаємо над темою чергового міжнародного ветеранського форуму.

Плануємо говорити на ньому про подолання наслідків економічної кризи, у тому числі і для ветеранів, про ветеранське підприємництво, про менторство, про працевлаштування ветеранів.

Звісно, коронавірус вплинув як на проєкти, так і на формат роботи.

Але я не скажу, що ми стали менш ефективними.

Напевно, в кризовій ситуації будь-яка нормально організована команда навпаки стає більш ефективною.

Світлана Пугач: Из-за закрытых границ и отсутствия авиасообщения, под угрозой оказались дети, которые нуждаются в лечении за рубежом (например, ТКМ от неродственного донора), а также дети, которым нужны лекарства незарегистрированные в Украине.

Работа этих двух программ Фонда превратилась в задачу со звездочкой.

Но мы не сдались, и, казалось бы, в невозможных условиях, вместе с нашими благотворителями, волонтёрами и дипломатами Украины, Австрии, Германии и Италии, мы создали возможности, чтобы лечение детей было непрерывным и качественным.

Все подопечные, которым нужно улететь на зарубежное лечение в период карантина – улетели, а все, кому были нужны незарегистрированные лекарства, получили их.

Анна Бондаренко: Ми промоніторили, що відбувається в інших організаціях та антикризових штабах, які тоді лише починали запускатись, і зрозуміли, що більшість організацій стикнулися з проблемою пошуку волонтерів.

Багато людей реєструвались у волонтери, заповнювали гугл-форми, але фактично не могли надати допомогу, адже у фондів та штабів не було достатньо задач, які можна передати волонтерам.

Тому ми взяли на себе координаційну функцію, функцію посередника між організаціями, людьми, які хочуть допомагати, та тими, кому допомога потрібна.

Усі інші проєкти теж переформатували: заходи перенесли на невизначений термін, а роботу в регіонах перенесли в онлайн.

Також ми вклали багато зусиль в інформування волонтерської спільноти: переклали міжнародні рекомендації з безпеки волонтера під час надання волонтерської допомоги, випустили серію інфографік та статей про те, як та кому допомагати під час пандемії, додатково просували можливості дистанційного волонтерства.

Івона Костина: Одним із складних моментів, були намічені проєкти.

У нас було дуже багато ідей по інтерв’юванню і по офлайн роботі, розробці концепцій, проєктів, на жаль, вони змушені були відкластися.

Але ми використали цей час для того, щоб попрацювати над тими задачами, які потребували великої концентрації.

Ми змогли прописати усі документи, процеси, подумати над стратегічними моментами для організації.

Власне, продуктивно використали цей час і працювали не менше, ніж до карантину.

Марія Артеменко: Перші два місяці ми дуже активно переформатувалися зі стратегічного планування.

Ми не знали, чим будемо займатися, наприклад, у червні.

Ми взяли собі коротші забіги, такі собі тижневі спринти, ставили задачі й досягали результатів.

Чого не вистачає волонтерським та благодійним громадським організаціям для більш ефективної консолідації зусиль та впровадження суспільно важливих змін?.

Оксана Коляда: Я вважаю, що благодійні та громадські організації, які працюють в тій чи іншій сфері, мають мати потужний контакт з державою.

У всьому світі широко практикується замовлення певних послуг на аутсорсі в громадських недержавних організаціях.

Це стосується різного роду проєктів.

Нам потрібно переходити до проєктів розвитку і тісної кооперації з органами державної влади.

Тому зараз Фонд розвиває й інші напрямки: надаємо інтелектуальну допомогу Збройним Силам, наприклад, готуємо аналітичні звіти і даємо рекомендації щодо системних змін для того, щоб покращити ситуацію.

Також зараз розвиваємо проєкти у сфері спортивної реабілітації ветеранів.

Світлана Пугач: Я считаю, что НКО не хватает единства и умения кооперироваться друг с другом.

Как «слона едят по кусочку», так комплексные масштабные проблемы решаются сообща и в партнерстве, с разделением зон ответственности исходя из компетенций и эксперности.

Этот принцип хорошо виден на примере адвокационных кампаний, когда организации объединяются ради необходимых изменений.

Например, кампания #пуститевреанимацию объединила 50 неправительственных организаций, активистов и волонтеров.

На нее было потрачено около 10 тысяч человеко-часов работы при нулевом бюджете.

Эта кампания на уровне МОЗ открыла двери около 700 отделений интенсивной терапии по всей стране для 200 тысяч пациентов и около миллиона их родственников в год.

Анна Бондаренко: Скажу очевидну річ, але найбільше організаціям не вистачає менеджменту — стабільних та усталених процесів роботи, прозорих внутрішніх політик та корпоративної культури, яка допомагає всім членам команди та волонтерами досягати вимірюваних результатів.

Івона Костина: На мою думку, громадським організаціям бракує розуміння кінцевої мети власних стратегій і довгограючої мети створення організації.

Мети для клієнта або для самих учасників.

Коли цієї мети немає, важко знаходити спільні точки дотику.

Нам вдалося зберегти тісні стосунки зі своїми резидентами під час карантину.

Це близько десяти організацій з якими ми продовжуємо спілкуватися.

Частина з них активно включилася в підтримку наших клієнтів, зокрема у психологічному напрямку.

Марія Артеменко: Волонтерські та благодійні організації достатньо активно розвиваються в Україні.

Дуже багато міжнародних колег із захватом слідкують за нашим креативом, рішеннями, гнучкістю і тим, як ми можемо підлаштовуватися під нові виклики.

Тому що вони все ж мають більше бюрократії.

Якщо говорити, чого не вистачає, то я би зміщувала акцент на системні впровадження.

Спільної бази організацій, де можна побачити, хто і чим займається, як можна підсилити один одного.

Мені хотілося б, щоб в Україні існувало більше систем і сервісів, які б об’єднували благодійний і некомерційний сектор.

Які нові можливості ви почерпнули з цієї кризи? Чим готові поділитися з колегами-активістами?.

Оксана Коляда: Ми внаслідок кризи розширили в собі горизонти і побачили нові напрямки для роботи, які можемо розвивати.

Ми побачили, що можемо робити за підтримки держави.

Ми навчилися працювати онлайн і можливо в якійсь мірі берегти свій час.

Багато здобули нових знань за час карантину.

Світлана Пугач: Всегда, а особенно во времена неопределенности, важна гибкость и наличие запаса прочности, чтобы быть готовыми к оперативным изменениям.

Анна Бондаренко: Карантин дозволив нам краще зрозуміти мотиви, які штовхають людей до волонтерства, та бар’єри, з якими вони стикаються, коли намагаються долучитись до роботи неурядових організацій.

Долати та зменшувати ці бар’єри разом з організаціями та фондами — одна із наших задач на найближчий час.

Івона Костина: Ми змогли подолати географічний бар’єр і стати відкритими для своїх клієнтів по всій країні і ближче з ними познайомитися, зрозуміти їхні регіональні особливості роботи.

Наш основний принцип роботи – професіоналізація.

Ми багато працюємо над стандартами, покращенням якості своєї роботи, як з клієнтами, так і на менеджерському рівні.

Для нас ця криза стала можливістю для росту і ми її вчасно та якісно використали.

Марія Артеменко: Я кайфую від нових викликів.

Мене такі челенджі особисто будоражать.

У перші дні карантину в мене також був стан «все пропало», але потім ти готовий пробувати ризикнути і діяти інакше.

Саме під час карантину нам вдалося зробити той прорив, до якого ми готувалися.

Тому карантин став для нас точкою злету.

Для нашого некомерційного сектору найголовніше бути корисними.

Особливо, у такі моменти кризи, коли людям потрібна підтримка – психологічна, фізична, гуманітарна.

Ми можемо бути корисними одне одному і це може нас робити щасливими.