Конференции на карантине: как организаторы потеряли 30% заработка, но провели ивент по требованиям МОЗ

Во время карантина индустрия бизнес-ивентов сильно пострадала, ведь она изначально была заточена только на офлайн. Как в Одессе провели несколько конференций с учетом всех требований Министерства охраны здоровья — рассказывает основатель агентства Octopus Events Игорь Яздан.

Локдаун и перенос конференций

В 2020 в наших планах было провести три конференции: 8P в Одессе, а также eCommerce и SaaS Nation в Киеве. 8P — флагманская конференция по интернет-маркетингу, которая традиционно проходит в середине июля в Одессе. С первой конференции в 2011 году дата проведения всегда оставалась неизменной. Поэтому в начале февраля мы анонсировали проведение 8P 2020 11 июля.

Хронология развития событий:

• 17 февраля — план продаж на месяц перевыполнен. В мире уже вовсю говорят о возможной пандемии, но в Украине пока что все спокойно. Люди планируют летний отдых и поездки, а значит покупают билеты и на 8P.
• 3 марта — продажи просели. В Украине официально объявили о первом заболевшем коронавирусом, а в обществе начали ходить слухи о скором локдауне. Ситуация в стране становилась неопределенной и непредсказуемой.
• 16 марта — продажи билетов полностью остановились. Свой следующий билет на 8P мы продадим только через 2,5 месяца.
• 1 апреля — мы принимаем решение перенести конференцию с 11 июля на 29 августа. Стало понятно, что карантин не закончится и провести конференцию в июле будет невозможно.
• Более того, наша предпринимательская жилка нас не подвела и ровно за месяц до локдауна мы купили конференцию eCommerce. Поэтому к аренде офиса, зарплатам, бюджетам на рекламу и продвижение добавились выплаты за конференцию.

Карантин и переход в онлайн

С 16 марта продажи на 8P 2020, которая является нашим основным источником дохода, остановились. До этого времени мы смогли продать около 200 билетов (при заявленном плане в 1500). Для того, чтобы продержаться на плаву, необходимо было разработать стратегию по продвижению в онлайне. Было принято решение работать по 2 направлениям:

• Организация бесплатных мероприятий для поддержания бренда конференции.
• Проведение онлайн-конференции с фиксированной и минимальной стоимостью за участие.

Бесплатные вебинары

Самый очевидный и простой вариант проведения онлайн-ивентов. Мы сделали упор не на теорию, а на практику. Поэтому вместе со спикерами проводили онлайн-аудиты сайтов и приложений.

Например, 14 мая мы провели SEO-аудит сайтов с Михаилом Шакиным. Результаты, которые получили:

• 200+ слушателей в эфире;
• 1000+ просмотров на YouTube в первую неделю.

8People: маркетинг, eCommerce и винишко

В какой-то момент вебинаров стало слишком много и нужно было делать что-то новое.

Что мы изменили?

• Платформу. Вместо Zoom стали использовать прямые эфиры в Instagram.
• Tone of voice. Неформальная беседа и шутки, а не сложная техническая тема. И бокал вина вместо презентации.
• Время ивентов. Перенесли прямые эфиры на вечер, чтобы у каждого участника была возможность отдохнуть и расслабиться, выпив игристого.

Мы провели два прямых эфира: с Толиком Козловским («Планета Кино», Head of Marketing) и Сашей Жиляевым (Head of Consumer Marketing в EVO).

Результаты:

• На 20% выросла аудитория в Instagram;
• Контент для YouTube-канала и социальных сетей.
• Много позитивного фидбека и комментариев.

8P Online Edition

Для того, чтобы остаться на плаву, проводить бесплатные ивенты было мало. Поэтому 9-10 июля мы сделали первую 8P Online Edition — полноценную онлайн-конференцию с платным участием. 

• Стоимость участия + видеозаписей: 500 грн;
• Количество потоков: 3;
• Количество докладов: 20.

Прямо со старта мы поняли, что продвигать онлайн-конференцию стоимостью 500 грн намного сложнее, чем офлайн-ивент со средним билетом 3000-4000 грн.

При этом мы выделяли бюджеты на рекламу, работали с медиапартенрами, делали рассылки и активно вели соцсети. Трафик на сайте был, а продаж не было.

Почему? 

1. До пандемии 90% онлайн-мероприятий были бесплатными. А значит платить за 8P Online никто не хотел. Несмотря на то, конференция шла 2 дня и видеозаписи входили в стоимость билета.
2. Мы не выстроили эффективную коммуникацию с аудиторией. Наши участники привыкли, что в середине июля проводится 8P в Одессе, а вместо нее теперь — 8P онлайн. Вместе с этим, при покупке билета на офлайн-конференцию, участие в онлайне мы давали в подарок (неважно, купил ли участник билет до начала карантина или после). Запутанно, правда? Поэтому и посетители просто уходили с сайта, ничего не купив.

Что мы сделали? 

1. Разработали отдельный лендинг для 8P Online Edition. 
2. Сосредоточились исключительно на онлайн-конференции: во всей рекламе, партнерских публикациях и соцсетях 95% текста занимала информация про онлайн и только 5% фраза «При покупке билета на 8P в Одессе, участие в онлайн-конференции — в подарок».

Это дало свои результаты и мы смогли продать около 300 билетов на онлайн-конференцию. Кроме того, привлекли двух спонсоров, поэтому по итогу мы вышли в ноль. 

Возвращение в офлайн

Главный вывод, который мы сделали во время локдауна, — ни один онлайн-ивент не заменит офлайн-конференцию. Можно продумывать сотни вариантов нетворкинга, виртуальных залов и интерактива, но люди хотят посещать ивенты лично и готовы платить за живое общение и те результаты, которые они получают после него. 

Поэтому уже в конце лета мы провели свой первый (и последний) в 2020 году офлайн-ивент.

8P 2020 в Одессе

Несмотря на пандемию и адаптивный карантин, мы все же рискнули сделать 8P 2020 в офлайн-формате 29 августа. 

Что изменилось по сравнению с прошлым годом? 

• Количество участников. В 2019 году — 1875, в 2020 — 779. Продажи шли медленно и каждый проданный билет в этом был личной победой для всей команды. Кроме того, мы строго выполняли требования МОЗ в 5 кв.м на одного человека. При этом количество залов и потоков осталось точно таким же. Возможно, мы бы продали больше билетов, но рисковать безопасностью не могли.
• Температурный скрининг. На входах локации были размещены специальные камеры, которые в режиме реального времени измеряли температуру участников и выводили ее на экран. Если бы после повторного измерения ртутным градусником повышенная температура подтверждалась, то мы бы отказывали участнику в посещении и переносили билет на следующий год. Но таких ситуаций не возникло.
• Новый мерч. В этом году в раздатке участника был антисептик и брендированная маска. А сумка «Подойди-Отойди» стала новым элементом нетворкинга: сторона «Подойди» для тех, кто готов общаться вблизи, а «Отойди» пригодилась тем, кто предпочитает соблюдать социальную дистанцию.

• Уменьшение посадочных мест. Стулья в залах были расставлены в шахматном порядке, чтобы обеспечить безопасное расстояние между участниками. Но так как и участников было на 60% меньше, то все чувствовали себя свободно.

В этом году главный упор был сделан на безопасность.  Пострадал ли при этом контент конференции? 

На самом деле, лайнап спикеров в этом году был одним из самых сильных за 9 лет существования. Присоединились те докладчики, которые обычно уезжают в отпуск в период проведения 8P. Поэтому на сцене выступили Fedoriv, Banda Agency, Intertop Ukraine, Ajax Systems и многие другие. А Саша Жиляев из EVO стал соорганизатором и модератором потока Business & Digital. В этом плане карантин сыграл на нам руку.

Но даже сильнейший лайнап спикеров не позволил конференции стать прибыльной. 

Мы осознанно пошли на этот шаг и не рассчитывали, что конференция выйдет в плюс. Ведь большая часть спонсоров отказалась поддерживать ивент из-за нестабильной ситуации в стране. В основном, это — финансовые компании и крупный ритейл. Вместе с этим, к конференции присоединились интернет-маркетинговые агентства, CPA-сети и образовательные онлайн-платформы.

Сколько людей заболело после 8P 2020? 

Через две недели после 8Р стало известно о том, что сооснователь конференции Артем Бородатюк получил положительный ПЦР-тест на коронавирус. Невозможно точно выяснить, где мог заразиться Артем. Но и исключать факт заражения на конференции тоже было нельзя.

Эта новость достаточно быстро разлетелась и буквально через пару часов в нашем чате участники начали активно спрашивать о самочувствии друг друга. К счастью, все участники отметили, что чувствуют себя отлично. И мы не столкнулись ни с одним случаем заражения участника 8Р 2020 коронавирусом.

Итог 8P 2020: 

• 779 участников; 
• 43 спикера; 
• 4 потока; 
• 86% нашли полезные контакты;
• 99% планируют поехать на 8P 2021. 
• Финансовый результат: вышли в ноль.

Чему мы научились за этот год? 

Быть гибкими и моментально реагировать на любые изменения. Мы столкнулись с десятками ситуаций, когда все обрывалось в последний момент. Например, за день до конференции объявили о закрытии границы для иностранцев. И именно в тот момент в аэропорту Минска сидели наши участники, которые должны были вылетать к нам через 2 часа. Мы среагировали быстро: в 10 вечера связались с пограничной службой Украины и подготовили новые приглашения для въезда. Выслали скан-копии участникам и всю ночь были с ними на связи до тех пор, пока они не приехали в отель. 

Видеть возможности в неудачах. Карантин позволил нам немного уйти от рутины организаторов мероприятий и сосредоточиться на стратегических задач. В 2020 году мы запустили свой проект по консалтингу и организации ивентов на аутсорс, а также открыли магазин по продаже своего мерча. 

Что дальше?

Мы надеемся, что уже в следующем году пандемия пойдет на спад и сфера офлайн-мероприятий будет понемногу восстанавливаться. Как сказал один из наших спикеров: «На 8P есть дружеская магия». Повторить такую магию и атмосферу в онлайне невозможно. А пока офлайн-ивенты запрещены, мы моем руки, носим маски и готовим несколько полезных онлайн-проектов.

Вывод

2020 год показал, насколько украинский предприниматель гибкий и насколько он готов адаптироваться к новой реальности. Сферы, которые пострадали больше всего (ивенты, туризм, кинотеатры, общепит), вынуждены менять направление и переходить в онлайн. Те, кто этого не сделал, могли пережить первый локдаун. Но второй волны ограничений они просто не выдержат. 

Очевидно, что рано или поздно мир преодолеет пандемию и офлайн-сферы начнут восстанавливаться. Но вот доживет ли до того момента бизнес — большой вопрос. Для этого необходимо иметь внушительную финансовую подушку безопасности, которой у многих предпринимателей просто нет. Именно поэтому нужно понять и принять: как раньше уже не будет. И искать новые возможности для бизнеса. 

Главное качество в 2020 году — гибкость. Самые гибкие не только выживут, но и будут развиваться.