BookMe: зачем IT-компании приложение для бронирования митинг-румов во времена пандемии?

BookMe — приложение для бронирования конференц-комнат и рабочих мест, разработанное внутри Provectus. Продукт создавался, чтобы решить проблему повышенной загрузки офисов и превратить процесс букинга митинг-румов в простое полуминутное действие. 

На рынке софт-продуктов предложений в этой категории много. Но при достаточно высокой стоимости любого из них, ни одно не удовлетворяло полностью наши запросы по функциональности.

Поэтому пришлось изобрести собственное: с учетом всех деталей, которых нам не доставало в других приложениях. Такое, чтобы позволяло бронировать митинг-рум и находясь в офисе, и по пути на работу. Чтобы решало проблему спонтанных митингов и показывало список уже запланированных. Чтобы не заглядывая внутрь переговорной комнаты, узнать, — не прерву ли я чужую встречу, если войду?

Принципиальное отличие BookMe от всех остальных — возможность забронировать любую переговорную комнату в офисе, а не только ту, возле которой расположен планшет. 

Еще одна особенность BookMe — приложение является результатом двух стажировок и совместных усилий стажеров и менторов Provectus.

И пожалуй, супер-опция BookMe — букинг отдельного рабочего места через веб-интерфейс, которую мы добавили с переходом на коворкинговый формат работы наших офисов. Благодаря ей приложение, которое в разгар пандемии оказалось ненужным, обрело вторую жизнь. 

Этапы создания BookMe

Начало

В проекте BookMe с момента его зарождения участвует Александр Осадчий, бизнес-тренер Provectus и организатор программы внутренних стажировок «Формула-1».

Если идти по дорожной карте проекта, все началось еще в 2019 со стартом пятого потока «Формулы-1». В начале года внутри компании собрали команду менторов. Основываясь на фидбеке и опыте предыдущих стажировок, решили уже на раннем этапе глубоко проработать концепцию проекта пятой «Формулы». Поэтому с идеей продукта определились еще до момента набора стажеров.

Так случилось, что идейными вдохновителями BookMe стали одновременно два человека. Ментор, курировавший бэкенд направление, и наш Software Engineer — Александр Усов, на этапе обсуждения предложил концепт и возможные варианты реализации. Но идея витала в воздухе давно. Ник Антонов, COO в Provectus, не раз встречал такие системы бронирования переговорок в других компаниях и озвучивал желание воплотить и в своей. 

«Чтобы понять, существует ли на самом деле проблема с бронированием переговорных комнат в Provectus, еще до момента набора стажеров провели сессии UX-тестирования. Собрали особенности использования митинг-румов и самые частые жалобы касаемо процесса бронирования. Главной задачей было выяснить пользовательские «боли» и как с помощью приложения их излечить», — говорит Саша. 

Практически все опрошенные рассказывали о том, что ощущают себя чрезвычайно неловко, когда во время митинга к ним врываются в переговорную комнату и просят ее освободить (ведь она уже забронирована на это время в Google-календаре). Приходится в экстренном порядке искать новую, и велика вероятность ее не найти. А порой заглядывать в закрытые румы, что также чревато прерыванием чьей-то беседы. 

Та же проблема и со спонтанными митингами — рабочий вопрос с коллегой лучше быстро обсудить в переговорной комнате, чем в коридоре или на кухне. Но есть риск, что пустой митинг-рум, который вы планируете занять, прямо сейчас бронируют в Google-календаре, и ваша спонтанная деловая встреча завершится, так толком и не начавшись. 

В Google-календаре с его широким спектром возможностей удобно быстро бронировать рум. Но в то же время это не лучшее решение, чтобы просмотреть список доступных в этот момент переговорок.

Так с помощью опроса и анализа типичных рабочих ситуаций выявили главные проблемы — визуализации статуса комнат и быстрой организации митингов. Их и собирались в первую очередь решать с помощью планшетов возле каждой переговорной и за счет функциональности BookMe. Остальные проблемы и фичи для их решения определили уже вместе со стажерами. 

Стажеры. Первая волна

«В начале июня сформировали команды стажеров, и часть из них зашла на проект BookMe. К этапу подготовки команда подошла ответственно: провела ряд обсуждений по поводу технологий, фич, реализации», — вспоминает Александр. 

В итоге команда решила писать приложение под планшет на Android, а также параллельно — мобильную iOS версию, чтобы забронировать митинг-рум можно было буквально на ходу. В течение следующих месяцев ребята под руководством менторов занимались разработкой. На начальном этапе создали прототип с набором кликабельных кнопок, на котором проверяли различные гипотезы. 

В конце октября 2019 удалось презентовать BookMe версию 1.0 и получить первые фидбеки пользователей. В тестовом режиме повесили два планшета на переговорки разных этажей. У сотрудников появилась возможность бронировать комнаты либо с планшета, либо сканируя QR-код с мобильного телефона, а у ребят — проанализировать пользовательские сессии.

На основании статистики пользования двумя планшетами стало понятно, что масштабировать проект нужно по всей компании. Но прежде — кое-что доработать.

«В ходе тестирования команда обнаружила недостатки самого приложения. К примеру, в ситуации, когда пользователь, нажимая кнопки, случайно бронирует комнату. Так мы поняли, что нужна функция UNDO для отмены случайных действий. Некоторые фичи — наоборот, оказались излишними. Согласно первоначальной задумке, пользователи могли бронировать рум вплоть до минуты. В ходе наблюдений мы обратили внимание, что митинги зачастую кратны 15 минутам. И наш исходный подход к таймингу не оптимален и сильно дробит календарь». 

Другой важный аспект — шероховатости дизайна: не все кнопки и функции были интуитивно ясны. В первой версии для Android действительно был простой дизайн и некоторые сложности с точки зрения UX. И это наметило некий план действий по приложению на 2020-ый — поменять визуализацию Android версии и доработать некоторую функциональность на iOS. 

Выпуск пятой «Формулы» и презентация MVP двух команд стажеров (BookMe и Gallery) состоялись в декабре того же года. Участники получили технический опыт на реальном проекте, поняли, как строятся процессы, как поставляется результат конечному пользователю или клиентам. Преодолевая сложности, совершенствуя хард и софт скилы, учились командному взаимодействию. Большинство сразу после стажировки смогли трудоустроиться, а iOS Developer проекта Марина Лунц осталась работать в Provectus.

Если рассматривать приложение BookMe как результат первой стажировки — получился хороший, жизнеспособный продукт. За счет достаточной простоты его удалось реализовать за 4 месяца. Из сложных вещей, воплощенных в BookMe в рамках «Формулы-1» — интеграция со встроенным сервисом от Google — календарем.

После окончания «Формулы-1» компания заказала планшеты, чтобы в 2020-ом установить нужное количество во всех офисах. Вскоре случился локдаун… 

На этом моменте, казалось бы, могла закончиться история BookMe. Но именно в этот момент она приобрела неожиданный оборот. 

Стажеры. Вторая волна

Приложение BookMe, конечно же, не вписывалось в реалии мира, охваченного пандемией. Оно полностью фокусировалось на проблемах докарантинных офисов, где конференц-комнаты пользовались повышенным спросом. В них регулярно проходили собеседования и коллы, корпоративные занятия английским и образовательные тренинги. Часто переговорные комнаты бронировали вплоть до недели, когда в наш офис приезжали клиенты компании.

К весне вопрос загруженности существующих офисов планировали решить открытием новых — в Одессе и в Казани. Когда был объявлен карантин как офисы, так и приложение для бронирования в нем переговорок оказались невостребованными. 

Поначалу это очень обескуражило. Но с другой стороны, карантинные ограничения высвободили время, чтобы качественно допилить продукт. Тогда же менторы проекта решили, что нужно хотя бы попытаться сделать BookMe максимально полезным в создавшихся условиях. 

Вскоре стало ясно, что офисы уже никогда не вернутся к прежнему режиму работы. И нам нужно пересмотреть организацию рабочих пространств. Идея Provectus была в том, чтобы после карантина перейти к безопасному формату коворкинга, а BookMe использовать еще и для бронирования рабочих мест. 

Сперва установили планшеты в уже опустевших офисах. На них поставили версию приложения от выпускников «Формулы-1» — с базовыми возможностями и дизайном. Для целенаправленного совершенствования продукта запустили новую стажировку. Она продлилась с конца марта по июль. 

Ее участник Никита Сатырь присоединился в апреле в качестве Android разработчика. Сейчас он работает в Provectus и вспоминает, как первое время на проекте все было в новинку. 

«Раньше я с такими вещами не работал, а баловался пэт-проектами. RxJava, Dependency rejection, Dagger, библиотека Moxy, сохранение состояния экрана на Android — это технологии необходимые на начальном этапе, чтобы потихоньку влиться в проект. А дальше начались интересные задачи. Мой ментор Влад Недомовный предложил заняться автообновлением приложения, что в принципе казалось неосуществимой задачей. Если делать это не по гайдлайну, можно вылететь из Google Play за нарушения. Если через проприетарные системы управления девайсами, нужно либо платить деньги, либо мириться с тем, что автоапдейт работает криво».

С задачей Никита разбирался две недели: копался в других приложениях, учился их декомпилировать, чтобы вытаскивать нужные фичи. По итогу — справился, озарение пришло в тот момент, когда был готов сдаться. Взять механизм Android, который не предназначен для поставленных целей и использовать для необходимого результата. Суть: симулировать реального пользователя, который как-будто нажимает кнопку и тем самым подтверждает, да, я принимаю обновления. 

«Я попробовал, это реально заработало! Я был в шоке, Влад был в шоке, все были в шоке. Страшно довольные с этим носились, ведь никто в мире такого не делал, а украинский 19-летний стажер за 2 недели с помощью каких-то ухищрений заставил это работать, — все очень обрадовались».

Следующую «невыполнимую» миссию проходили вместе в Артемом Казланжи, стажером бэкенд направления. От ребят требовалось реализовать систему контроля, которая в случае потери соединения с интернетом, сама бы могла его переподключить и восстановить. 

«Для этой задачи с Артемом ознакомились с таким замечательным концептом как app socket. В технологии ничего сверхсложного, но есть моменты, работающие криво. И у нас никак не получалось их разрешить. Тогда мы предложили использовать стороннюю технологию — стабильную и надежную, но нам отказали — нужно было придумать свою. По итогу придумали с Артемом, как обеспечить постоянную связь с сервером. Android приложение, если понимает, что сервер не отвечает, начинает создавать заново с ним связь. Cервер тоже «смотрит», почему кто-то не коннектится, и закрывает неактивные соединения».

Последний месяц стажировки команда активно занималась редизайном BookMe. Актуальные правки вносились сразу после сессий UX-тестирования. 

В итоговой версии дизайн стал интуитивно понятен пользователю. И существенно расширилась функциональность приложения. Кроме возможности забронировать переговорку, появилась опция букинга рабочих мест в любом офисе, — так команда проекта готовилась к переходу на комбинированный формат работы офисов. 

Развитие и планы 

С окончанием жесткого карантина Provectus предложил сотрудникам самим выбирать предпочтительное место работы — из дома, офиса, а в Одессе — еще и коворкинга. Как вариант — их всевозможные комбинации.

Переход на такую гибкую систему подразумевал и развитие приложения. Так в BookMe появились подробные карты всех офисов: с указанием кабинетов и отдельных рабочих столов.

Открытие дополнительных пространств и использование BookMe для бронирования рабочих мест позволяет сотрудникам находиться в офисе безопасно. А благодаря функции под названием multiple offices у каждого есть возможность просмотреть список свободных митинг-румов или столов в любом из офисов Provectus. И забронировать на нужное время или день. 

Сейчас загрузка офисов не такая высокая в контексте того, чтобы BookMe был стопроцентно востребован. Но команда продолжает собирать аналитику с помощью привязанной системы Amplitude. Изучают, как пользователи работают с данным приложением, какие функции и кнопки самые популярные. 

Цифры говорят о том, что бронирование митинг-румов с помощью Google-календаря мало кому нравится и уходит в прошлое. Новички с первых дней в компании спешат освоиться с бронированием через планшеты. Подходишь, нажимаешь две кнопки, и комната забронирована — быстро и удобно. Именно этого эффекта мы и хотели достичь.