П’ять причин перейти на електронний документообіг

Електронний документообіг вирішує проблеми компаній, покращує їх роботу і підвищує ефективність. Він також істотно допомагає клієнтам і значно покращує їх взаємодію з бізнесом. Позитивний клієнтський досвід корисний всім, хто продає свої товари і послуги та зацікавлений в тому, щоб їх купували.

Робота з документами стає більш простою, швидкою, дешевою, зручною та актуальною. Детальніше розповідаємо про те, яким чином ЕДО допомагає компаніям поліпшувати клієнтський досвід.

Це швидко і просто

Потенційний клієнт може стати реальним для компанії в середньому через два місяці після першої комунікації. Здавалося б: підписання договору має бути простим і швидким процесом, але на практиці все виходить складніше.

Підписати фізичний договір буває дуже складно. Потрібно відправити клієнту документи і отримати їх назад – і це може займати до двох тижнів. А ще, якщо раптом клієнт десь пропустив підпис, і все потрібно починати спочатку, витрачаючи гроші і час.

Електронний документообіг помітно скорочує ці витрати. Клієнт відразу ж підписує договір і може почати користуватися вашими послугами.

Іноді люди з недовірою ставляться до електронних документів і вибирають паперові аналоги. Варто пам’ятати, що електронні та паперові документи мають однакову юридичну силу, але переваг у ЕДО набагато більше.

Це безкоштовно

Варто також зазначити, коли контрагент отримує від вас документ, підписання і відправка його назад не коштуватиме йому жодної копійки.

Щоб відправити лист поштою або кур’єром в дві сторони, потрібно заплатити. В середньому ФОП підписує 15 документів на місяць, які потрібно відправити в обидва боки. Припустимо, що одна відправка Новою поштою коштує близько 30 грн. Виходить, що тільки на доставку в місяць потрібно витратити близько 900 грн. Іноді за це доводиться платити і самим клієнтам. Навіть щоб просто приїхати в офіс компанії і підписати всі необхідні документи, потрібно витрачати час і гроші на дорогу.

Підписати електронні документи можна в будь-який час і місці.

Це безпечно

З паперовим документом завжди може щось трапитися. Його легко втратити або пошкодити. Архів взагалі може згоріти. Втрата документа – часте явище.

Впровадження електронного документообігу підвищує рівень безпеки документів, оскільки в ньому використовуються алгоритми шифрування цифрового підпису. Ніхто інший не може їх підписати.

Документи постійно знаходяться під рукою і з ними нічого не трапиться, оскільки електронну копію неможливо втратити. Також в системі ЕДО є розмежування прав доступу – документ не може потрапити в інший відділ. Його отримають і побачать тільки ті, хто повинен. Всі документи можуть зберігатися на сервері компанії або ж на хмарних сервісах провайдера.

Це зручно

Далеко не всі зберігають свої документи в одному місці. Часто люди забувають покласти папір в спеціальну папку, або папір просто десь втрачається. До того ж постійно потрібно робити копії, витрачати на це час і гроші і забивати квартиру або офіс купою паперів, які ніколи не можеш вчасно і швидко знайти.

Електронні документи завжди в одному місці. Ти знаєш, що у тебе де, і, в разі необхідності, можеш відправити будь-яку кількість документів вчасно і оперативно.

До того ж у багатьох сервісів є мобільні додатки. Звичайно ж, їх функціонал менший, ніж у веб-версій, але працювати з ними теж можна, і це дуже зручно. Наприклад, додатки є у Deals, DocsET і Megapolis.DocNet.

Це найкращий варіант для нової реальності

2020 рік змінив наше звичне життя, і в новому році воно точно ще не повернеться. Все більше людей і компаній переходять на дистанційну роботу. Тепер більшість зустрічей, обговорень, ділових консультацій проходять онлайн.

Тому електронний документообіг також ідеально підходить під нову реальність. Не потрібно нікуди їздити, щоб підписати документи. Все можна зробити, не залишаючи своє домашнє робоче місце. Головне – мати доступ в інтернет.

При впровадженні документообігу ви економите 900 грн тільки на доставці документів. Також економиться час співробітників і гроші, які б пішли на оренду приміщення для фізичного архіву.

Мінуси ЕДО

Ще далеко не всі люди готові прийняти електронний документообіг і використовувати його. Хтось дотримується традиційних поглядів і не довіряє сучасним технологіям, хтось просто не хоче міняти свої звички і адаптуватися до нових умов. У підсумку, люди не охоче качають собі ключі і використовують ЕДО.

Також тільки починають з’являтися хмарні рішення, і поки ключі для входу потрібно тримати на флешці, яку (як і паперовий документ) можна втратити, а це нові проблеми з відновленням доступу і витрачанням на це часу.