Про що слід подбати неприбутковій організації, яка залучає волонтерів-іноземців

Після початку повномасштабної війни на допомогу багатьом організаціям громадянського суспільства та неприбутковим бюджетним установам прийшли волонтери. За щоденною роботою з допомоги військовим і цивільним мало хто звертає увагу на громадянство волонтерів, яких залучає. Однак якщо організація планує офіційно залучати волонтерів-іноземців, їй треба зважати на деякі правові вимоги.

1. Подбайте про наявність інформації про організацію на сайті Національної соціальної сервісної служби

Національна соціальна сервісна служба — це установа, що реалізує державну політику у сфері волонтерської діяльності. Згідно з абзацом 7 частини 3 статті 3 Закону України «Про волонтерську діяльність», Нацсоцслужба оприлюднює на своєму вебсайті інформацію про організації, що залучають до своєї роботи волонтерів. Зокрема й іноземців та осіб без громадянства. Це означає, що організація не зможе залучити волонтера-іноземця, якщо інформації про неї немає на сайті Нацсоцслужби. Процедура внесення такої інформації нескладна.

Перш за все, підготуйте пакет документів:

• копію документа, що підтверджує державну реєстрацію (свідоцтво про державну реєстрацію (виписка, витяг з реєстру);
• копія довідки з територіального органу Державної податкової служби про надання організації статусу неприбутковості (витяг із реєстру неприбуткових організацій);
• копію статуту організації;
• заяву про оприлюднення інформації про організацію.

У заяві слід вказати: місцеперебування, поштову адресу, номери засобів зв’язку, а також, за наявності, адресу офіційного вебсайта й електронної пошти організації (частина 1 статті 4 Закону), а також назву та код ЄДРПОУ організації та прізвище, ім’я, по батькові її керівника.

Аби написати заяву про оприлюднення інформації про організацію, скористайтеся шаблоном за посиланням.

Заповнюючи шаблон, орієнтуйтеся на вимоги ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Важливо, щоб у реквізитах документа було повне найменування, довідкових (контактних) даних і коду юридичної особи.

Копії документів подаються як додатки до заяви, в якій вказується сумарна кількість аркушів додатків.

Заповнену заяву з додатками слід подати до Нацсоцслужби:

• принести або надіслати в паперовому вигляді до Нацсоцслужби (м. Київ, вул. Еспланадна, 8/10);
• подати через урядовий контактний центр https://www.ukc.gov.ua/ (при використанні цього способу ви можете відстежити просування вашого звернення, і документи точно не загубляться);
• надіславши за електронними поштами osn@nssu.gov.ua та info@nssu.gov.ua, вказаними на сторінці. У тексті листа продублюйте прохальну частину вашої заяви та назву вашої організації. Однак є ризик, що ваш пакет документів може потрапити у спам.

Нацсоцслужба протягом трьох робочих днів із дня отримання відповідного пакету документів оприлюднює інформацію на своєму сайті (абзац 7 частини 3 статті 3 Закону). Дані публікують у форматі таблиці, де нові організації розміщують наприкінці аркуша.

Після того, як інформація про вашу організацію буде опублікована, ви можете залучати іноземців та осіб без громадянства як волонтерів.

2. Проінформуйте Нацсоцслужбу про початок співпраці з кожним волонтером-іноземцем

Відповідно до частини 6 статті 5 Закону, організації повинні протягом п’яти робочих днів письмово проінформувати Нацсоцслужбу про залучення іноземця як волонтера.

Інформувати про це слід у той же спосіб, у який організація подавала інформацію про себе, як це було описано вище.

Для подання інформації можна скористатися бланком за посиланням.

Законодавство не конкретизує поняття моменту, в який залучено волонтера. Тож якщо ви залучаєте волонтера без укладання договору про провадження волонтерської діяльності, моментом залучення можна вважати день, коли він безпосередньо почав волонтерську діяльність у вашій організації.

Письмовий договір про провадження волонтерської діяльності має свої переваги як для організації, так і для волонтера (детальне про це читайте в цьому матеріалі). Якщо ви уклали договір, і в ньому не визначено момент залучення волонтера, слід вважати, що це сталося в день підписання договору. А п’ятиденний час, відведений для повідомлення Нацсоцслужбі про це, розпочинається з дня, наступного за днем залученням такого волонтера-іноземця.

3. Подбайте про візу для іноземного волонтера та, за потреби, посвідку на тимчасове проживання

Для того щоб отримати візу для роботи волонтера, треба визначитися з тривалістю його прогнозованого перебування в Україні.

Якщо перебування іноземця чи особи без громадянства не перевищує 90 днів протягом 180 днів на рік, то така особа може перебувати в Україні на умовах безвізового в’їзду.

Однак якщо необхідно перебувати на території України довше, то волонтерові необхідно подбати про оформлення візи D10 для провадження культурної, освітньої, наукової, спортивної та волонтерської діяльності.

Важливо: щоб ваш волонтер міг отримати відповідну візу, інформацію про вашу організацію вже має бути оприлюднено на сайті Нацсосцлужби. Крім того, волонтер повинен володіти дійсним закордонним паспортом і бути застрахованим на щонайменше тримісячний строк (страхування життя та здоров’я).

Візу видають консульські установи України за місцем перебування іноземця. Для отримання візи необхідно подати пакет з оригіналами документів:

• подання організації, котра залучає волонтера;
• гарантійний лист про взяття зобов’язання сплачувати витрати іноземця на перебування на території України та виїзд із території України;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, завірена підписом керівника організації і її печаткою.

Важливо, що громадяни Росії не можуть отримати ані візу, ані будь-які інші послуги Державної міграційної служби України.

Якщо потрібно, то волонтер може оформити посвідку на тимчасове проживання в Україні.

За загальним правилом, для цього необхідно мати попередньо відкриту візу D10. Громадяни Республіки Білорусь можуть подаватися на таку посвідку одразу при в’їзді на територію України.

Подати документи необхідно не пізніше, ніж за 15 днів до закінчення терміну перебування в Україні (тобто подати документи слід заздалегідь, бо вже за 15 і менше днів до закінчення візи зробити це буде неможливо). Для цього іноземному волонтеру слід прийти особисто до відділення територіального підрозділу Державної міграційної служби, яке займається оформленням документів іноземцям та особам без громадянства. Дізнатися про такий відділ можна на сайті ДМС або зателефонувавши до територіального підрозділу ДМС у вашому регіоні.

Важливо, що на момент подачі документів волонтер-іноземець або особа без громадянства має бути застрахованим на строк більше одного року (страхування життя та здоров’я).

Пакет документів, який слід подавати волонтерові від себе та організації (всі документи завірені печаткою та підписом керівника організації):

• подання організації, що приймає;
• гарантійний лист про взяття зобов’язання сплачувати витрати іноземця на перебування на території України і виїзд з території України;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• роздрукована таблиця з інформацією про вашу організацію із сайта Нацсоцслужби.

Також слід пам’ятати, що волонтер-іноземець повинен мати зареєстроване місце проживання в Україні (це необхідно, зокрема, для повідомлення Нацсоцслужби; відповідно до п. 59-1 Порядку оформлення, видачі, обміну, скасування, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсною та знищення посвідки на постійне проживання, затвердженого постановою КМУ від 25.04.2018 №321).

4. Після закінчення співпраці з волонтером-іноземцем проінформуйте про це Державну міграційну службу України

Згідно з частиною сьомою статті 5 Закону, організації протягом п’яти робочих днів повідомляють ДМС про припинення іноземцем чи особою без громадянства волонтерської роботи.

Таке повідомлення можна подавати в довільній формі територіальному підрозділу ДМС у вашій області.

Для зручності можна скористатися шаблоном, який ми підготували.

Вказуйте адресатом саме ваш територіальний підрозділ ДМС і його адресу. Дізнатися їх можна на офіційному сайті ДМС.

Сформоване повідомлення слід передати до відповідного підрозділу ДМС або занести особисто чи надіслати поштою (попередньо дізнайтесь умови прийому та адресу відділу, котрий повинен прийняти у вас це повідомлення), або ж надіслати на електронну пошту територіального підрозділу, що розміщена на сайті ДМС (уточніть протягом кількох днів, чи отримав підрозділ ваше повідомлення за телефоном, указаним на сайті).

Якщо між вашою організацією та волонтером укладено договір про провадження волонтерської діяльності із зазначенням останнього дня співпраці, п’ять робочих днів для надсилання повідомлення про те, що співпрацю припинено, слід рахувати з дня, наступного за днем припинення співпраці відповідно до договору.

Якщо ж у договорі не зазначено момент припинення співпраці або договір не укладено, строк слід відраховувати за днем, наступним за фактичним моментом припинення волонтерської роботи.