5 причин, чому у вашій компанії повинна бути корпоративна пошта

КИЇВ. 15 травня. УНН. Корпоративна електронна пошта компанії - це ефективний інструмент для внутрішніх та зовнішніх комунікацій і потужна система документообігу, яка за влучного налаштування допомагає розвитку вашого бізнесу та є додатковим каналом реклами та просування.

Отримавши вперше від вас повідомлення, потенційний клієнт відразу розуміє, хто його відправник. Адже адреса корпоративної електронної пошти у віртуальному просторі еквівалентна візитівці – підприємець, який використовує електронну пошту [email protected]іa.ua, викликає більшу довіру, ніж той, хто надішле листа з електронної адреси vashakompaniі[email protected]. Більше того, ваші потенційні клієнти, отримавши електронні листи з адрес @gmail.com, можуть сприйняти їх за спам і шанси на те, що пропозицію розглянуть, набагато зменшуються.

Пошта для бізнесу - це обов'язковий атрибут будь-якої поважаючої себе компанії, що допоможе підвищити впізнаваність бренду та рівень довіри клієнтів. Тому, якщо ви нею ще не користуєтеся, рекомендуємо виправити цей недогляд. Пропонуємо розглянути 5 вагомих причин, чому вам вкрай необхідно підключити корпоративну пошту для бізнесу.

•  Створення професійних адрес корпоративної пошти

Багато сучасних компаній вже користуються розширеними можливості відомих поштових сервісів у платній версії. Google Workspace - одна із найбільш популярніших подібних пропозицій на ринку офісних програм, що базується на надійному поштовому сервісі Gmail, простіше кажучи, це його бізнес-версія. Для створення адреси корпоративної пошти частина @gmail.com замінюється на доменне ім’я компанії, з прив'язкою його до адрес корпоративної пошти співробітників. Ви отримаєте адресу електронної пошти, яка легко запам'ятовується, відповідає домену сайту та позитивно впливає на імідж компанії.Також кожен обліковий запис – це одна скринька корпоративної пошти, але не обов’язково одна адреса. Адже кожен користувач отримує можливості скористатися ще 30 псевдонімами або альтернативними адресами, які ведуть до однієї поштової скриньки. Наприклад, менеджер з продажу з основною адресою @vashakompaniіa.ua може використовувати такі адреси: [email protected]іa.ua чи [email protected]іa.ua. Але й це ще не все: є можливість налаштувати псевдоніми доменів або додаткові домени. Завдяки першому, кожен співробітник може взаємозамінно використовувати такі адреси корпоративної пошти: [email protected]іa.ua та [email protected].

• Більше місця для даних у хмарі

Кожен користувач безкоштовної поштової скриньки Gmail має 15 ГБ простору для даних. Більшість приватних користувачів ніколи не перевищують наданого ліміту, але тим, хто зберігає фотографії, файли та вкладення з електронної пошти або створює резервні копії даних з телефону на Диску, доводиться час від часу видаляти зайве, щоб звільнити місце. А це, погодьтеся, займає чимало часу та дуже незручно!

Більше місця означає легкий доступ до всіх документів, проектів, резервних копій та інших файлів з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Реалізація пакету Google Workspace одразу збільшує простір для файлів та фотографій та надає, залежно від обраного плану, від 30 ГБ до безлімітного обсягу хмарного простору.

• Електронна пошта та інструменти для ефективної взаємодії з командою

Gmail в якості корпоративної пошти - це найкраща платформа для комунікації з її простотою у використанні та доступністю з будь-якої точки світу. З бізнес поштою ви отримуєте Google Диск – місце, де люди можуть створювати документи та спільно працювати над ними. Це покращує командну роботу, оскільки дає всім доступ до тих самих документів і ресурсів. Крім того, він добре синхронізується з різними типами файлів, включаючи PDF-файли та відео.

У вікні корпоративної електронної пошти можна долучитись до безлічі інструментів, що робить її фундаментом внутрішньої та зовнішньої комунікації для кожного співробітника:

• Ефективно керувати часом, створювати зустрічі, додаючи колег та ресурси організації, допомагає веб застосунок для тайм-менеджменту Google Календар.
• У швидкому спілкуванні з колегами та клієнтами допоможуть текстові повідомлення з (індивідуальних та групових) програмою Google Chat.
• Проводити зустрічі, перемовини, співбесіди та навіть масштабні корпоративні вечірки онлайн, на будь-яких браузерах зі збереженням рівню безпеки спілкування, допоможе Google Meet, що входе у ТОП 5 найпопулярніших сервісів відеоконференцзв’язку у світі.
• Легко та гнучко працювати з документами за можливостями програми Google Документи, з таблицями (Google Таблиці), з онлайн-презентаціями (Google Презентації), з онлайн-опитуваннями і голосуваннями (Google Форми) та професійно створювати сайти та лендинг сторінки без жодних знать веб-розробки (Google Сайти).

• Спільна робота у режимі реального часу

Спільна робота може бути доволі складним завданням, навіть коли всі знаходяться в офісі, але оскільки співробітники все частіше діляться між офісом та різними віддаленими робочими місцями, цей процес набуває додаткового рівня складності.
Завдяки спільному редагуванню в режимі реального часу в Google Workspace, команди можуть редагувати один і той же документ, таблицю або презентацію одночасно, що виключає контроль версій, коли команди працюють віддалено або в гібридному робочому середовищі. Зміни відбуваються миттєво, тому колеги можуть розвивати ідеї один одного та швидше досягати консенсусу за допомогою коментарів та дій. Якщо все ще потрібно проговорити щось голосом, члени команди можуть запланувати зустріч через командний календар, провести відеодзвінок Google Meet без обмежень часу або обговорити деталі через командний чат. З програмою Google Currents ви навіть можете створити власну внутрішню соціальну мережу, щоб оптимізувати спілкування в організації, ділитися релевантним контентом зі своїми співробітниками, створювати обговорення та дозволяти співробітникам всебічно впливати на робочий процес.

• Безпека та керування обліковим записом

Компанія Google заявляє, що кожен день вони запобігають попаданню понад 100 мільйонів шкідливих листів до користувачів Gmail. Надпотужні спам-фільтри не дозволяють вашому співробітнику відкрити підозріле вкладення або клацнути на посилання в незахищений момент, що запобігає завантаженню вірусу на комп'ютер та атаці програмою-вимагачем.
Тобто ви можете розраховувати на надійну та безпечну міжнародну інфраструктуру Google 24 години на добу, 7 днів на тиждень, 365 днів на рік. Резервна копія корпоративного облікового запису Gmail вашої компанії створюється на платформі Google, що дає йому гарантію безперебійної роботи: доступність 99,9% та час простою 0% через планове технічне обслуговування. Бізнес-дані захищені за допомогою автоматичного резервного копіювання, захисту від спаму та найкращих у галузі заходів безпеки. Ви отримуєте доступ до своїх даних через захищене з'єднання із шифруванням SSL, тому ніхто не може отримати доступ до вашої інформації.

Адміністратори Gmail у бізнес версії, пакеті Google Workspace, мають змогу дистанційно керувати безпекою даних компанії, з навіть віддаленої точки світу, у функціональній консолі налаштувань. Тут є можливість, серед іншого, подати заявку на блокування доступу до важливих файлів для користувачів за межами домену - це захищає конфіденційні дані від неавторизованих осіб і захищає їх від витоку. Також адміністратор може перевірити, чи користувачі використовують достатньо надійні паролі при вході в корпоративну електронну пошту. Крім того, для більшої безпеки він може примусово змінювати пароль кожні 30 днів і перевіряти, на яких пристроях працівники входять до системи, щоб мати можливість реагувати на підозрілі активності.

Отже, сподіваємось, що переконливі аргументи щодо використання корпоративної електронної пошти довели вам, що це дійсно швидкий та якісний засіб зв'язку з клієнтами, колегами та постачальниками по всьому світу. А для роботодавців пошта для бізнесу Gmail - це можливість використовувати електронну пошту преміум-класу, яку вони можуть контролювати та захищати без необхідності обслуговування поштового сервера та легко додавати або видаляти користувачів у міру масштабування бізнесу. А також пошта для бізнесу - це гнучкий та потужний інструмент керування компанією!

Компанія FOTC - офіційний партнер Google Cloud, допомагає компаніям будь-якого розміру та сфери діяльності підвищити продуктивність та бути завжди на крок попереду конкурентів.