Як волонтерам правильно звітувати за зібрані кошти, аби не отримати підозру: поради експертів

З початку повномасштабного вторгнення Росії до України тисячі волонтерів і благодійників щодня надають допомогу військовим і цивільним, роблячи свій внесок у перемогу України над російським агресором.

Утім, важливо пам’ятати, що волонтерство, благодійництво, збори коштів — усе це має законодавче регулювання. Відповідно у людини, яка цим займається, є обов’язки не лише перед жертводавцями і бенефіціарами, але й перед державою. Якщо волонтер чи благодійник не знає про ці обов’язки або неналежним чином їх виконує, це може обернутися для нього проблемами з законом.

У цій колонці розглянемо, як краще відповідно до законодавства звітувати за зібрані пожертви на свою картку (банку), аби надалі не мати проблем із державою. 

Будь-яка благодійна операція чи дія волонтера тягне за  собою облікові та податкові наслідки.

На сьогодні в Україні немає законодавства, яке б чітко визначало, як правильно вести облік і якими документами підтверджувати свої операції фізичним особам благодійникам. Утім, у роз’ясненнях податкова часто звертається до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», оскільки він містить перелік таких документів, хоч цей закон і не поширюється на фізичних осіб. Тому він для фізичних осіб благодійників є орієнтиром, щоб зрозуміти, як облік і звітування бачить податкова, але не є правилом.

Проте кожен благодійник і волонтер повинен пам’ятати про негласний принцип фіскальних органів: «Якщо не маєш підтвердження своїм діям чи операціям, то їх не було». Тому варто збирати первинні документи для підтвердження власної діяльності: збирання коштів і їх витрачання на благодійність.

Оскільки благодійництво є дуже різноманітним, не існує вичерпного переліку документів для підтвердження надання благодійної допомоги. Такими документами можуть бути:

• банківські виписки, що підтверджують рух коштів за банківським рахунком (карткою);
• акти приймання-передачі товару, майна;
• фіскальні чеки;
• розписки про отримання коштів чи іншого майна;
• накладні, що підтверджують передачу майна.

Крім того, до звітності варто долучати похідні документи, які можуть підтверджувати придбання й передачу товарів:

1. Інструкції, технічні паспорти, свідоцтва на товари.
2. Фото й відео. Наприклад, фотозвіт про передачу дрона певній військовій частині чи відео з військовими відповідного підрозділу, з якого можна зробити висновок про характер діяльності благодійника або волонтера.
3. Договори й інші документи, на підставі яких благодійник або волонтер отримав певний товар, майно чи кошти.
4. Письмові покази свідків.

Важливо пам’ятати, що найкраще, коли перелічені документи дозволяють ідентифікувати благодійника й отримувача допомоги, час дії чи операції, а також яку благодійну допомогу та в яких обсягах передали. Таку ідентифікацію найкраще робити через особистий підпис отримувача допомоги та фіксацію даних із документів, які підтверджують особу.

Одним із найпоширеніших способів ведення звітності є введення таблиці обігу коштів і благодійної допомоги. Така таблиця може відображати такі дані: вид благодійної допомоги, хто її отримав, документи, які підтверджують передачу допомоги, її дата та короткий опис операції. Ведення власної таблиці систематизує роботу та допоможе не заплутатися в численних операціях.

Фото- чи відеофіксація

Важливо пам’ятати про відповідальність за несанкціоноване поширення інформації про локації, діяльність і переміщення Збройних Сил України (стаття 114-2 Кримінального кодексу). Тому якщо благодійник планує публікувати фото й відео, для звітності слід зафіксувати види й обсяги переданого майна, дату та час, суб’єкта отримання без прив’язки до локації та унеможливити ідентифікацію на місцевості військових. Також для цього варто вимкнути на телефоні функцію фіксації геолокації для фото.

Наприклад, доказом передачі автомобіля військовій частині буде фото чи відеозапис із командиром частини з фіксацією марки авто, його VIN-коду, техпаспорту й інших наявних документів, дати й часу його передачі та ким саме відповідне авто було передано.

Втім, стаття 114-2 Кримінального кодексу не розповсюджується на випадки, коли фото й відеоматеріали не будуть поширюватись, а лише зберігаються благодійником чи волонтером для можливого пред’явлення податківцям або в суді. Для цього важливо переконатись у безпечному зберіганні таких файлів і неможливості необмеженого стороннього доступу до них.

Також часом благодійництво та волонтерська робота виконуються в критичних умовах, а передання товару чи певної допомоги відбувається під час бойових дій.

У такому випадку найвищий пріоритет — це життя та здоров’я людей. 

Після того, як небезпека минула, благодійник може зібрати покази свідків, бенефіціарів, зробити фото та відеофіксацію. Також доцільно звернутися до посадових осіб органів місцевого самоврядування та державної влади, які можуть документально засвідчити надання допомоги. 

Отже, документування благодійних дій та операцій є хоч і похідним елементом, але важливим для прозорості благодійника, його звітності перед державою, жертводавцями, для формування атмосфери довіри до благодійників і волонтерів у суспільстві, а також створення культури доброчесного благодійництва.

Данило Попков, юридичний радник Центру прав людини Zmina

Микола Коломієць, юрист, податковий консультант

Титульне ілюстративне фото: Headway / Unsplash