«Бумажные боевые действия»: как защитить военных от бюрократии в армии

Вы знаете, сколько журналов ведет командир батальона? По данным ZN.UA, 32. Да, 32 бюрократических журнала.

Представим себе, что военнослужащий во время штурма получил серьезную травму, например от взрыва мины или снаряда. Кажется, самое главное в этой ситуации — спасение его жизни и здоровья, в частности домедицинская помощь, эвакуация, лечение в госпитале и реабилитация. Но, как это ни удивительно, усилия, направленные на сохранение жизни и здоровья военного, выглядят мелко на фоне того, какая «война» ведется в связи с этим «на бумаге». Подобных примеров, когда без еще одного журнала регистрации журналов никак не обойтись, можно привести множество. Ведь проблема бумаготворчества задевает широкий спектр вопросов армейского управления.

«Бумажные» боевые действия

Итак, начнем с примера. Военный ранен, его командир должен доложить об этом в штаб воинской части. В свою очередь воинская часть должна приготовить справку об обстоятельствах травмы, чтобы закрепить факт получения ранения именно во время ведения боевых действий и с целью «защиты Родины». Но для этого от воинской части требуют провести служебное расследование.

Чтобы провести служебное расследование, командир раненного бойца должен написать рапорт (или, на «гражданском» языке, заявление), которое станет основанием для того, чтобы штаб подготовил приказ командира части о проведении расследования.

Приказ, перед подписанием командиром, должен пройти согласование как минимум у трех-четырех должностных лиц штаба. В приказе для проведения расследования командир назначает кого-то из офицеров части (и это не может быть лицо, согласовывающее приказ, то есть добавляется пятый участник процесса).

В дальнейшем этот офицер должен составить акт о проведении служебного расследования, где отразить все документы, касающиеся раненного военного, от назначения его на должность в воинской части до оснований пребывания в зоне боевых действий; описать обстоятельства его ранения, собрав для этого письменные объяснения от тех, кто был рядом, и проверить, не были ли нарушены правила техники безопасности (ношение бронежилета, шлема) или правила несения службы (как бы удивительно это ни звучало, подобное означает, не употреблял ли раненный военный перед этим алкогольные напитки или наркотические вещества).

Далее акт о проведении служебного расследования должен быть утвержден у командира воинской части, а штаб должен подготовить уже второй приказ — о результатах служебного расследования, так же завизированный тремя-четырьмя должностными лицами штаба. И только после этого начальник медицинской службы готовит справку об обстоятельствах травмы, которую тоже подписывает у командира части.

В свою очередь отсутствие этой кучи бумаг может привести к тому, что вывод военно-врачебной комиссии не свяжет ранение с «защитой Родины», а следовательно, раненый не получит государственную поддержку.

Если вам кажется, что этого уже достаточно, то нет. Военного, отправившегося на лечение, надо снять с питания в части, поэтому его нужно указать в отдельном приказе. Если военный после лечения получит отпуск по реабилитации, его снова необходимо указать в отдельном приказе. Для выплаты военному вознаграждения за непосредственное участие в боевых действиях (на которое он имеет право во время пребывания на лечении и реабилитации после лечения) его нужно указать еще в одном приказе.

Основанием для внесения военного в настоящие приказы, является что? Да, возможно, вы угадали — рапорты командира его подразделения. После возвращения с лечения/реабилитации уже сам военный должен написать рапорт, что он приступил к исполнению обязанностей, и его снова нужно внести в соответствующий приказ.

Но «бумажные» боевые действия на этом все еще не закончились. Как правило, ранение бойца сопровождается и материальными потерями — оружия, рации, повреждением бронежилета или каски. Такое имущество подлежит списанию, в другом случае у воинской части возникает нехватка имущества, за которую можно понести ответственность в пятикратном денежном размере (и если такой много, то вплоть до уголовной).

Так вот, для того чтобы списать такое имущество, нужно снова — подать рапорты, назначить служебное расследование, изучить документы, собрать объяснения, утвердить акт, издать приказ о результатах служебного расследования и только потом начать собственно списание поврежденного или утраченного имущества.

И, как вишенка на торте, абсолютно все упомянутые документы должны быть изготовлены на бумаге и зарегистрированы в бумажных журналах, а журналы, в которых они регистрируются, — зарегистрированы в журнале регистрации журналов.

Простой подсчет показывает, что каждый случай ранения порождает десятки бумажных документов — донесения, рапорты, приказы, акты, и к изготовлению этих документов привлечено количество лиц, едва ли не превышающее количества тех, кто занимается непосредственно оказанием медицинской помощи раненому.

В чем проблема

То есть какие-либо записи в военном билете или постановление военно-врачебной комиссии — это лишь финальный штрих длинного пути хождения по «бумажным» мучениям. Бумажная бюрократия в воинских частях стала большим бременем, особенно во время ведения войны.

Воинские части, непосредственно ведущие боевые действия, тратят значительные ресурсы на обеспечение бумажного документирования своей жизнедеятельности. Это не только постоянная необходимость в самой бумаге, печати и хранении документов, но и потребности охраны от несанкционированного доступа, в компьютерной технике, электроэнергии для ее работы и связи для обмена документами.

Медленная обработка и передача информации через бумажные документы усложняет оперативность реагирования и принятия решений. Существует большой риск потери или повреждения важных документов, особенно для штабов, расположенных близко к районам активных боевых действий.

Ошибки, которые могут возникнуть во время заполнения бумажных документов, приводят к задержкам, необходимости повторного выпуска документов и дополнительной нагрузке на персонал. Многие военнослужащие раздражены необходимостью тратить время на забюрократизированные процедуры, не входящие в их непосредственный функционал.

Кроме этого, есть реальные последствия для людей, сталкивающихся с проблемами из-за бумажной бюрократии. Случай демобилизованного военнослужащего, который уже больше года ждет справку об обстоятельствах травмы, поскольку часть не может завершить служебное расследование, — не единичный, их количество измеряется, скорее всего, сотнями, если не тысячами.

Журнал регистрации журналов

Воинские части продолжают вести учет своих военнослужащих в бумажных журналах и приказах. Это касается не только ежедневного учета, но и обычных для военных событий, таких как отпуска или командировка. Например, процесс оформления отпуска или командировки включает в себя оформление как минимум двух рапортов, двух приказов, оформление на бланке удостоверений и регистрации каждого из этих документов в отдельных журналах.

Каждый документ также нуждается в подписях, согласованиях и сверке у разных служебных лиц. Это не только увеличивает шансы на ошибки, но и занимает время, которое могло бы быть использовано для выполнения первичных обязанностей, а также замедляет процесс до абсурда. Практический пример, когда военнослужащий в первый день своего отпуска не может уехать только потому, что какое-то время отсутствует одно из лиц, принимающих участие в оформлении ему отпускного билета.

Какое-либо нарушение дисциплины приводит к созданию многочисленных бумажных донесений, докладов и приказов. Каждый такой случай нуждается в большом количестве времени и усилий для документирования, что отвлекает от основных задач. Практический пример: несмотря на то, что за употребление спиртных напитков военнослужащий уже понес наказание в виде протокола о военном административном правонарушении, и суд уже успел вынести решение о наложении штрафа, от части все равно требовали проведения служебного расследования, хотя в данных обстоятельствах на самом деле расследовать уже нечего.

Путь к переменам

На первый взгляд может показаться, что переход от бумажных документов к электронным автоматически приведет к оптимизации рабочих процессов. Но это далеко не так. Ведь суть бюрократии состоит не в форме документов, а в их содержании и процедурах обработки.

Даже если мы заменим бумажные формы электронными, но оставим устаревшие, процедуры, это не будет способствовать существенным улучшениям. Именно разработка/изготовление/согласование/визирование/утверждение/подписание командиром (а часто и другими — до пяти — должностными лицами части) рапортов, приказов, актов, объяснений, справок, донесений и т.п. занимает 99% времени.

Дополнительно электронизация без оптимизации процессов может даже усложнить работу. Например, электронные документы нуждаются в новых средствах защиты, архивации и резервном копировании. Начальникам разного уровня, наверное, при таких обстоятельствах будет страшно подумать о том, к какому объему дополнительной работы (опять: рапорты, приказы, служебные расследования, акты, донесения, списания) может привести потеря флешки со служебной ЭЦП.

Поэтому настоящий переход к электронизации нуждается не только изменения формата документов, но и оптимизации всей системы документооборота.

Во время войны, когда штабы и командиры разных уровней заняты подготовкой, планированием и ведением операций, единственный, кто может внедрить изменения в документооборот, — это собственно разработчик процедур, то есть Министерство обороны.

Следовательно, Министерству обороны параллельно с уже давно назревшим внедрением цифровой среды военного документооборота следует сосредоточиться на сопутствующих не менее важных задачах. Эти задачи должны включать в первую очередь техническое обеспечение и защиту информации. В частности, для успешной цифровизации необходима компьютерная техника. Наличия всего 10–15 ноутбуков в воинской части недостаточно даже для эффективной работы штаба, не говоря уже о других подразделениях.

Оптимизация процессов. Прежде всего необходимо изучить все существующие процедуры документального обеспечения жизнедеятельности воинских частей и определить, какие из них являются устаревшими, чрезмерно сложными или ненужными. Это поможет уменьшить количество документов и упростить их обработку.

Централизация данных. Централизованное хранение данных играет критическую роль в современных цифровых системах. В контексте военной сферы, где иерархия и точность информации являются решающими, такой подход может стать революционным. Традиционные «бумажные» процедуры приводят к децентрализации информации, когда важные данные хранятся непосредственно в отдельных воинских частях. Это не только усложняет доступ к информации, но и может привести к недоразумениям, как в случае с военными, которые получают повестки от ТЦК во время активной службы на передовой.

Обратная связь с военнослужащими. Чтобы понять, какие изменения действительно нужны, важно регулярно консультироваться с теми, кто непосредственно сталкивается с проблемами бюрократии на передовой.

И в завершение обучение и подготовка персонала. Чтобы новый порядок заработал эффективно, военнослужащие должны знать, как его применять.