Як правильно вести сучасну переписку: правила етикету, які знають одиниці

Віртуальне спілкування, як і реальне, має свої межі, які важливо не переступати, аби не зіпсувати відносини.

Ще кілька років тому слова на кшталт "вайбер", "воцап" чи "телеграм" звучали як щось незрозуміле або навіть кумедне, мовби частина якогось екзотичного діалекту. А сьогодні ми вже не можемо уявити свого життя без цих месенджерів: десятки повідомлень на день, швидкий обмін фото та посиланнями, голосові повідомлення замість довгих телефонних розмов — це стало нашою реальністю. Але й у цьому цифровому потоці існують свої правила поведінки та етикету, які важливо знати, щоб залишатися ввічливим і професійним.

Етикет у месенджерах допомагає підтримувати чітку та ввічливу комунікацію. Тому пам'ятайте, що повага до співрозмовника виражається не лише в змісті повідомлення, але й у формі його подачі.

Як називається етикет у переписці

Етикет у переписці, або "нетикет", є набором правил і норм, які визначають коректну поведінку під час спілкування в цифровому середовищі. Цей термін походить від злиття слів "мережа" і "етикет", і стосується не тільки того, як ми повинні поводитися в Інтернеті загалом, але й правил, які регулюють наше листування через електронну пошту, месенджери чи соціальні мережі.

Нетикет допомагає уникати непорозумінь, зберігати повагу до співрозмовника і підтримувати доброзичливу атмосферу навіть під час формальних розмов.

Як грамотно вести листування

Грамотність у переписці – це не лише правильне використання орфографії та граматики, але й вміння чітко і лаконічно висловлювати свої думки. Важливо пам'ятати про структуру повідомлення:

коротке привітання;
основний зміст;
завершення з побажанням.

Переписка має бути зрозумілою та логічною, зазначила експертка з етикету та кроскультурних комунікацій, засновниця школи Etikate Studio Катерина Літвін для "Укрінформ". Не варто перевантажувати повідомлення зайвими деталями чи використовувати складні конструкції, якщо цього не вимагає ситуація.

Ще одне важливе правило – своєчасність. Відповідати на листи чи повідомлення потрібно в розумний термін, щоб показати свою повагу до часу співрозмовника.

Якщо хтось припустився помилки в чаті, не варто публічно її виправляти — це може сприйматися як прояв неповаги. Краще зробити це приватно та делікатно. Якщо ви самі припустилися помилки, скористайтеся функцією редагування повідомлення, якщо це можливо, або вибачтеся.

Сучасні комунікації частіше здійснюються через текстові повідомлення, ніж дзвінки. Тому перед тим, як телефонувати, варто попередити співрозмовника через месенджер — це вияв поваги до його часу. Якщо дзвінок дійсно необхідний, коротке повідомлення допоможе уникнути незручностей.

Не всі люблять отримувати аудіоповідомлення, тому краще попередити про намір їх надіслати. Особливо це стосується ділового спілкування, де краще тримати голосові повідомлення короткими та по суті. Якщо ж аудіоповідомлення містить лише "ок", краще було б просто написати текстом.

Як бути чемним у листуванні

Перше правило — визначте чітко межі використання месенджерів для роботи. Якщо ви маєте термінове питання або неформальну бесіду з близьким колегою, месенджери можуть стати у нагоді. Але для офіційних справ краще обирати електронну пошту. Робочі листи впорядковані й завжди зберігаються у надійному місці, на відміну від інформаційного хаосу у месенджерах, де повідомлення можуть просто загубитися.

Не варто засипати когось повідомленнями поза робочим часом, якщо це не критична ситуація. Під час робочих годин можна ставити важливі питання, але для неформальних бесід варто дочекатися обідньої перерви або часу після роботи.

Ще одна порада — не надсилайте "дроблені" повідомлення. Одне чітке, зрозуміле повідомлення значно краще за кілька коротких, що лише дратують адресата своїм "дзеньканням".

Якщо ви вирішили приховати свій онлайн-статус або статус прочитаного повідомлення — це ваше право. Проте пам’ятайте, що така поведінка може створювати враження, що ви щось приховуєте.

І наостанок — не зволікайте з відповіддю на повідомлення. Максимально допустимий час для відповіді — доба. Якщо ви зайняті, краще швидко відписати: "Зайнята, відповім пізніше", аби не залишати людей у невідомості.

Чи потрібно писати привіт у переписці

Привітання є важливою частиною етикету переписки, розповіла The Point викладач курсу з ділової української мови в Київському незалежному навчальному центрі з української мови Валентина Сенченко. Навіть коротке "Привіт" або "Доброго дня" на початку повідомлення створює позитивний тон для всієї розмови. Це дозволяє встановити контакт і показати, що ви цінуєте час співрозмовника. Привітання також допомагає уникнути різкого переходу до основної теми і створює відчуття ввічливого вступу.

Як вітатись у листуванні

Форма привітання залежить від контексту і характеру відносин між співрозмовниками. У діловому спілкуванні краще використовувати формальні привітання, як-от "Доброго дня", "Шановний пане/пані". В неформальній переписці підійдуть більш прості варіанти, як-от "Привіт" чи "Добрий вечір". Якщо ви не впевнені, яка форма привітання доречна, краще обрати більш нейтральний і ввічливий варіант.

У діловому спілкуванні, особливо в електронних листах, важливо дотримуватися формальних правил оформлення підпису. Зазвичай використовується стандартна форма, така як "З повагою Іван Іваненко" або "З найкращими побажаннями Іван Іваненко". Слід зауважити, що в цих випадках кома перед ім’ям не потрібна.