16 прихованих можливостей Google Docs, які покращать вашу роботу з текстами

Google Docs - це не просто текстовий редактор, а цілий набір інструментів, здатних значно полегшити роботу з документами. Багато функцій, які знаходяться буквально під рукою, залишаються прихованими для більшості користувачів.

Про 16 прихованих функцій, з якими ваш досвід роботи з текстами стане ще ефективнішим і простішим, розповідає РБК-Україна (проект Styler) з посиланням на сайт Tettra.

Функція безсторінкового перегляду кардинально змінює правила гри в редагуванні документів.

Замість того, щоб мати справу зі сторінками, тепер можна писати на нескінченно довгу цифрову площину. Ця опція перегляду особливо корисна при роботі з великими зображеннями або під час створення чернеток контенту для веб-проектів.

Як активувати безперервний перегляд:

Натисніть "Файл", далі "Налаштування сторінки", торкніться вкладки "Без сторінок", натисніть "OK" для підтвердження.

Як бонус, користувачі також можуть натиснути кнопку "Встановити за замовчуванням", щоб усі документи автоматично встановлювалися в безсторінковому режимі.

Налаштування меню, що випадає

Випадаючі списки - це інтуїтивно зрозуміла і проста у використанні функція, яка спрощує досвід користувача будь-якого проекту або документа. З меню, що випадає, ви можете швидко додавати готові варіанти або налаштовувати свої власні, щоб вони точно відображали контекст ваших проектів або документів.

Щоб використовувати елемент, що розкривається, введіть @dropdown або перейдіть на вкладку "Вставка" у верхньому меню і виберіть "Список, що розкривається".

Після цього ви можете легко організувати дані, вставляючи в них будь-які потрібні вам опції і видаляючи ті, які не існують або застаріли.

Чернетки електронних листів

Google Docs випустив нову функцію, яка дозволяє користувачам створювати електронні листи в програмі та надсилати їх через обліковий запис Gmail.

Це заощаджує час, оскільки немає потреби відкривати Gmail для надсилання повідомлення електронної пошти. Всі елементи Google Docs доступні в тексті повідомлення, тобто тепер ви можете розміщувати таблиці, списки, що розкриваються, і посилання на файли прямо в своїх листах.

Як отримати доступ до цієї нової функції:

• Натисніть "Вставити" у верхньому рядку меню та наведіть курсор на "Вбудовані блоки"
• Виберіть "Чернетка електронної пошти", після чого відкриється порожній шаблон повідомлення.
• Форматування буде застосовано під час експорту через Gmail

Нотатки про зустрічі

З появою шаблонів нотаток про наради в Google Docs стало ще простіше підтримувати організованість і бути впевненим, що всі знають, що відбувається.

Виберіть подію зі свого календаря і з'явиться шаблон, який надає вам організовану структуру.

Запишіть учасників та зробіть докладні нотатки про саму зустріч.

Якщо потрібно виконати будь-які дії, ви можете легко заповнити контрольний список для довідки та прикріпити ці нотатки про зустріч до події в Календарі Google.

Цей тип організаційної автоматизації безцінний для підприємств, команд та інших організацій, оскільки дозволяє всім бути в курсі обговорюваних на нарадах тем і виконувати завдання вчасно.

Додавання шрифтів

При створенні документа в Google Docs надається безліч варіантів шрифту тексту.

Ви можете вибрати з більш ніж двох десятків власних шрифтів у списку, що розкривається, у верхній частині панелі інструментів редагування. Однак ще більше шрифтів можна додати лише за кілька клацань.

Як отримати доступ до додаткових шрифтів:

• Просто натисніть третє поле зліва на панелі інструментів редагування
• Коли відкриється шрифт за замовчуванням, виберіть у списку "Інші шрифти…", і відкриється вікно з додатковими варіантами вибору
• Ви можете вибрати один з додаткових унікальних та сучасних стилів, таких як Fira Sans та Roboto Slab, щоб надати вашим документам привабливого вигляду.

Кожен шрифт повністю налаштовується, так що ви можете зробити його ідеально підходящим для будь-якого проекту або презентації, які ви замислили. З такою кількістю доступних варіантів знайти правильний шрифт для будь-якого завдання, над яким ви працюєте, тепер простіше, ніж будь-коли.

Додавання контрольних списків

Контрольні списки - чудовий спосіб підтримувати порядок, а з останнім доповненням до Google Docs це стало простіше, ніж будь-коли.

Одним натисканням кнопки ви можете додавати прапорці безпосередньо до своїх документів, що спрощує відстеження виконаних завдань.

Вам більше не потрібно розфарбовувати список або намагатись запам'ятати, що означає та чи інша цифра. Просто позначте галочкою пункт коли щось зроблено.

Як активувати цю функцію:

• Просто відкрийте квадратні дужки, вибравши "Формат"
• Натисніть "Маркери та нумерація"

Виберіть “Контрольний список”. Це вставить акуратний значок контрольного списку до вашого документа з місцем для максимально можливої кількості завдань. Додайте прапорець, що натискається, на панелі інструментів, якщо потрібно виконати лише кілька завдань.

Щоб виконати завдання, натисніть на квадрат, і його буде позначено як виконане.

Інструмент дослідження

Функція "Дослідження" в Google Docs, розташована в меню "Інструменти", є потужним ресурсом для пошуку в Google, не залишаючи документ.

Щоб використати цю функцію, натисніть "Інструменти" та виберіть "Дослідити".

Це усуває необхідність перемикатися між вкладками у браузері, покращуючи вашу концентрацію та продуктивність. Крім того, він пропонує відповідні зображення на основі вашого контенту, які ви можете легко вставити у свій документ для покращення візуальної привабливості.

Інструмент "Дослідити" навіть пропонує функцію цитування, яка автоматично генерує бібліографічні записи у вибраному форматі, тим самим спрощуючи ваші дослідні та академічні проекти.

Голосове введення

Прихований дорогоцінний камінь у Google Docs - інструмент Voice Typing. Розташований у меню Tools, він перетворює промовлені слова в письмовий текст, що робить його благом для тих, кому зручніше усне спілкування, або для людей з обмеженими фізичними можливостями, яким складно друкувати.

Щоб використати цю функцію, натисніть "Інструменти" та виберіть голосове введення.

Voice Typing напрочуд точний, розуміючи широкий спектр голосових команд для пунктуації та форматування. Таким чином, ви можете ефективно продиктувати весь документ, від слів до ком, не торкаючись клавіатури.

Історія версій

Функція "Історія версій", доступна з меню "Файл", є незамінною під час спільної роботи над документом.

Щоб використати цю функцію, натисніть “Файл”, “Історія версій” та “Переглянути історію версій”

Він пропонує докладний журнал усіх версій документа, із зазначенням внесених змін, людини, яка їх внесла, та часу зміни. Це забезпечує прозорість у спільних проектах та дозволяє ясність щодо правок.

Більше того, якщо зміна не спрацює, історія версій дозволить вам відновити більш ранню версію документа, забезпечуючи спокій під час спільних правок.

Користувацькі клавіші

Google Docs підтримує створення власних комбінацій клавіш, які можуть значно підвищити ефективність вашого робочого процесу.

Щоб використати цю функцію, натисніть меню "Інструменти" та "Налаштування".

Задайте персоналізовані поєднання клавіш, що оптимізують рутинні дії та знижують залежність від миші.

Створення комбінацій клавіш для найчастіше використовуваних команд може прискорити процес створення та редагування документів, змусивши Google Docs працювати на вас.

Надсилання документів у вигляді вкладень безпосередньо з Google Docs

Хоча посилання загального доступу Google Drive є популярним способом обміну документами, Google Docs також надає можливість надсилати документи електронною поштою у вигляді вкладення безпосередньо з платформи.

Щоб використати цю функцію, натисніть на меню “Файл”, виберіть “Електронна пошта” та “Надіслати цей файл електронною поштою”.

Це підтримує такі формати, як PDF та Word, що підходить одержувачам, які не використовують Google Docs. Така гнучкість дозволяє вам спілкуватися та обмінюватися документами так, як зручно кожному одержувачу, сприяючи більш плавній та ефективній співпраці.

Зміст

Щоб скористатися функцією "Зміст" Google Docs, натисніть на меню "Вставка"

Вона автоматично створює зручний для навігації зміст на основі заголовків та підзаголовків документа, покращуючи читання та навігацію.

Цей інструмент може значно покращити досвід читача при роботі з довгими документами або звітами, дозволяючи йому переходити до певних розділів, що його цікавлять. Зміст автоматично оновлюється в міру редагування документа, гарантуючи, що він завжди відображає поточний зміст.

Шаблони

Google Docs може похвалитися великою бібліотекою шаблонів для різних типів документів: від резюме до проектних пропозицій. Щоб використовувати шаблони, зайдіть на стартову сторінку Google Docs і виберіть відповідний шаблон.

Такі шаблони можуть заощадити значний час і забезпечити надійну відправну точку для вашої роботи. Використовуючи ці професійно розроблені макети, ви можете більше зосередитися на змісті та менше на форматуванні.

Кожен шаблон повністю налаштовується, що дозволяє адаптувати дизайн до ваших конкретних потреб і переваг.

Закладки та посилання

Google Docs підтримує створення закладок у документі, функція, яку часто не беруть до уваги, але яка може значно покращити навігацію в довгих документах. Ці закладки можна використовувати для створення внутрішніх посилань у документі, дозволяючи читачам переходити до певних розділів або посилань.

Щоб використати цю функцію, натисніть на меню "Вставка" та "Додати до закладок".

Ця опція є особливо корисною для складних документів з кількома пов'язаними розділами. Крім того, ви можете зв'язати ці закладки із зовнішніми документами в Google Drive, що спрощує посилання на допоміжну інформацію або пов'язані проекти, створюючи цілісну мережу інформації для вашої команди чи читачів.

Реакції емодзі

Нова функція емодзі-реакцій у Google Docs - це освіжаючий та неформальний аналог звичайних коментарів. Ця інноваційна функція сприяє розширенню співробітництва, пропонуючи користувачам швидкий та креативний спосіб висловити свої погляди на зміст документа.

Щоб використати цю функцію, виберіть коментар, на який ви бажаєте відреагувати.

Встановлення термінів дії

При співпраці із зовнішніми партнерами забезпечення безпеки та своєчасного доступу до файлів Google Drive стає першорядним. Платформа дозволяє вам встановлювати конкретні дати закінчення терміну доступу до файлів, надаючи вам контроль над тим, як довго хтось може переглядати чи редагувати документ чи папку.

Щоб використати це:

Перейдіть до потрібного файлу на Google Диску, натисніть "Поділитися", знайдіть користувача і поряд з його ім'ям натисніть стрілку вниз, а потім "Додати термін дії".

Виберіть термін дії за замовчуванням у 30 днів або змініть його, натиснувши "Змінити" поряд з "Термін дії доступу закінчується", вибравши бажану дату і, нарешті, натиснувши "Готово" та "Надіслати". Щоб видалити встановлений термін дії, просто натисніть "Видалити термін дії".