Хто постачає харчі, пальне і форму для ЗСУ, як працює Держоператор тилу та цифровізує закупівлі

Уже понад рік в Україні працює Державний оператор тилу (ДОТ) – держагенція, що цифровізує закупівлі для ЗСУ та загалом забезпечує тилові потреби армії. За рік роботи ДОТ уклав контракти на 75 мільярдів гривень та заощадив понад 17 мільярдів. Мовиться про 7 мільярдів гривень на харчуванні, 6,5 мільярда на паливі та 3,7 мільярда на речовому забезпеченні.

Харчування – не дарма на першому місці, це чи не найголовніший напрям роботи ДОТ, який активно цифровізує команда ДОТ (з певними нюансами). Про те, що таке DOT-Chain, які є слабкі ланки в постачаннях, та що з'явиться у 2025 році – 24 Канал дізнався безпосередньо в IT-департаменті ДОТ.

Для чого впровадили "цифру" для постачань ЗСУ

На початку впровадження системи забезпечення харчування для ЗСУ ДОТ зіштовхнувся з тим, що Міноборони не мало доступу до зібраних даних про те, які саме замовлення роблять військові частини та в якій кількості, оскільки таких документів не було в цифрі, розповіла 24 Каналу Альона Жужа, радниця ДОТ з IT.

Це були тисячі паперових документів, які було складно обробити.

У цифровому вигляді інформація не накопичувалася і не аналізувалася, що унеможливлювало ефективне та оперативне управління процесами. Постачальники самостійно контактували з військовими частинами, визначали обсяг поставок та їхній склад. Міністерство обмежувалося лише опрацюванням актів прийому-передачі й оплатою рахунків, що створювало значні ризики для прозорості та контролю.

На етапі запуску стало зрозуміло, що без чіткого централізованого управління інформацією про потреби військових частин реформувати систему харчування неможливо. Найбільшим викликом стало створення механізму централізованого збору заявок на поставку продуктів.

"Якби ми продовжували працювати за старим підходом, передаючи управління постачальникам, то втратили б можливість контролювати відповідність поставок потребам військових частин", – каже Жужа.

Альона Жужа / Фото ДОТ

Для розв'язання цих проблем у ДОТ розробили та впровадили IT-систему DOT-Chain. Запуск відбувався в умовах жорстких часових обмежень, тому обрали мінімальний функціонал, каже радниця. Це рішення виявилося правильним, оскільки дозволило поступово розширювати систему, додаючи нові етапи цифровізації, зокрема первинні документи, видаткові накладні та акти приймання-передачі.

Для забезпечення ефективної роботи використали набір безпекових продуктів Microsoft. Як показав досвід, спроба впровадити повний функціонал одразу могла б значно ускладнити процес.

Як працює DOT-Chain

На сьогодні система DOT-Chain забезпечує не лише обробку заявок, але й електронний документообіг. Військові частини розміщують заявки в системі, які потім перевіряють відповідальні співробітники. Після затвердження замовлення передається постачальникам, які отримують інформацію через свої кабінети або інтеграцію з системою. Це дозволяє автоматизувати процеси та забезпечити контроль на кожному етапі.

Якщо у військовій частині змінюється чисельність особового складу, можна подати запит на коригування замовлення. Постачальники, у свою чергу, можуть ініціювати зміни у випадку, якщо певний товар неможливо поставити. Усі зміни фіксуються в системі, що забезпечує прозорість і уникнення маніпуляцій,
– пояснює Жужа.

Процес завершення постачання включає підписання видаткової накладної, що підтверджує доставку товару. Після цього військова частина агрегує всі накладні у зведений акт приймання-передачі, що також підписується в системі.

Важливо! Одним із ключових досягнень ІТ-департаменту ДОТ стало суттєве скорочення циклу постачання продуктів харчування для Збройних Сил України. Час, необхідний для виконання цього процесу, зменшився в чотири рази, що дозволило значно підвищити оперативність забезпечення військових. Крім того, завдяки цифровізації вдалося зменшити військовим паперову роботу на понад 30 000 документів щотижня, що істотно знизило адміністративне навантаження.

Протягом часу функціонування система обробила близько 75 000 заявок і приблизно 450 000 видаткових накладних, що демонструє її здатність забезпечувати високий рівень продуктивності. Загалом було поставлено 647 мільйонів кілограмів харчових продуктів, а до системи долучилися понад 10 постачальників і понад 2000 користувачів. Цикл опрацювання документів скоротився з 45–60 днів на старті запуску до 14 днів у листопаді.

Нещодавно до DOT-Chain додали функціонал для формування актів рекламації з якості. Це дозволяє оперативно реагувати на випадки постачання неякісної або невідповідної продукції, спрощуючи для військових частин процес подання скарг. Всього є три види рекламацій:

• скарга на якість;
• скарга на кількість, тобто на товар, доставлений не в повному обсязі;
• скарга на невчасно привезений товар.

Наразі в онлайн доступні лише рекламації щодо якості продуктів. Проте команда ДОТ вже працює над тим, щоб у 2025 році додати функцію з подачі онлайн-рекламацій щодо обсягів та термінів – реліз запланований у січні.

На доставлення нової партії дається два дні. За цей час військова частина може компенсувати харчування з власних коштів. А постачальник ризикує потрапити до чорного списку із річною забороною на постачання до ЗСУ.

У 2025 році ДОТ планує провести Bug Bounty системи – перевірку її на вразливості "білими хакерами".

Що замість папірців

В ДОТ діляться, що одразу усвідомили необхідність приділити багато уваги дизайну системи, щоб вона була максимально зручною для користувачів. Це дозволило зменшити бар'єри для входу в систему та підвищити її доступність, кажуть в IT-департаменті. І це показало результат: вже через годину після надання доступів система зареєструвала понад 200 заявок, підписаних кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

На етапі підготовки у ДОТ зіштовхнулися зі скепсисом щодо можливості впровадження КЕПів, адже була думка, що відсутність доступу до інтернету зробить неможливим їхнє використання. Однак зараз усі підрозділи подають заявки через систему, без альтернативних форм прийняття. Також передбачена й можливість подачі заявки офлайн, якщо через бойову ситуацію частина не має доступу до інтернет-мережі. Для розширення функціонала ДОТ підписав договір з ID.gov.ua, що дозволить впровадити використання Дія.Підпис і інших інструментів для підпису у наступному році.

Водночас у ДОТ виявили проблеми з використанням КЕПів юридичними особами, які працюють на захищених носіях Міністерства оборони. Зокрема, під час впровадження первинної документації виникла необхідність обов'язкового підписання документів посадовими КЕПами. У випадку актів приймання-передачі це не стало проблемою, адже їх підписують керівники військових частин, які вже мають відповідні КЕПи. Проте видаткові накладні часто підписують комірники, які не завжди мають необхідні підписи.

Важливо! Для навчання користування системою ДОТ має інструкції та регулярно проводить навчання. Після кожного нового релізу проводиться навчання для всіх військових частин – їх збирають онлайн.

У разі точкових проблем військові телефонують до ДОТ – для цього є колцентр, або залишають "тікети" у системі відстеження помилок Jira. Є також освітній серіал від Дії.

Для розв'язання проблеми ДОТ працює над тим, щоб забезпечити максимальну кількість військових частин доступом до КЕПів на захищених носіях. Це сприятиме підвищенню рівня залученості військових частин до процесів підписання первинної документації та дозволить зменшити паперову роботу.

Ми дуже багато працюємо над санкціями, наприклад, нашим постачальникам, в тому випадку якщо вони порушують якісь норми наших договорів, наприклад, і привозять неякісну продукцію невчасно тощо,
– додають в IT-департаменті ДОТ.

Як працює двофакторна автентифікація

ДОТ зараз готує наступний реліз системи DOT-Chain, який планують запустити на початку 2025 року.

Основним завданням є забезпечення переходу всіх користувачів військових частин на двофакторну автентифікацію. Наразі цей механізм уже впроваджено для внутрішніх користувачів, і ми прагнемо, щоб його використовували всі без винятку. При цьому ми не плануємо використовувати двофакторну автентифікацію у вигляді дзвінків чи смс, а запропонуємо більш надійні способи авторизації,
– пояснюють в IT-департаменті.

Ця ідея виникла як відповідь на наявні загрози для України, зокрема кібератаки, які у ДОТ відчули на собі – переважно з боку відомих російських угруповань. Всі атаки було відбито.

"Водночас ми розуміємо необхідність збереження балансу у військах, враховуючи специфіку польових умов. Для реалізації цього процесу ми передбачаємо використання смартфонів із відповідними застосунками для автентифікації. Однак ми також усвідомлюємо, що у деяких користувачів можуть бути лише кнопкові телефони", – додають в оператора.

На етапі планування системи велика увага приділялася визначенню рівня доступу до даних, щоб мінімізувати ризики у разі несанкціонованого доступу. Початковий обсяг інформації, яку передбачалося використовувати, був значно скорочений.

Це зроблено для того, щоб навіть у разі компрометації даних вони не створювали значної загрози. Накопичення даних відбувається в окремій інфраструктурі з високим рівнем захисту (ДСК). Ця система фізично відокремлена, і доступ до неї мають лише адміністратори. Жоден військовослужбовець, навіть якщо його робоче місце буде скомпрометовано, не має доступу до цієї інфраструктури.

Це робить впровадження двофакторної автентифікації складним і потребує ретельного підходу. Айтівці ДОТ планують зібрати зворотний зв'язок, провести тестування та оцінити, як ця система буде прийнята в умовах військових частин.

В чому слабка ланка

Ситуація вже змінилася на краще, адже раніше постачальники військових частин мали широке поле для маніпуляцій, розповідають у ДОТ. Від моменту подачі заявки до отримання інформації в Міністерстві оборони або інших відповідальних органах проходили місяці.

Це ускладнювало перевірку, чи була поставка здійснена, у якій кількості та якості. До того ж, процес був значно ускладнений паперовою документацією, яку потрібно було обробляти для розуміння реальної ситуації.

Сьогодні завдяки новим інструментам інформація доступна в режимі реального часу. Як тільки з'являється скарга, є можливість оперативно перевірити деталі: скільки тонн м'яса чи кілограмів солодощів було поставлено, до якого місця. Це значно звужує можливості для маніпуляцій, хоча механізми зворотного зв'язку все ще потребують удосконалення. Наприклад, інтеграція з інструментами, які дозволили б солдату безпосередньо повідомляти про проблеми, могла б стати корисним доповненням,
– поясняють в оператора тилу.

Ключовою відмінністю є доступ до фактичної інформації. Це дозволяє оперативно реагувати на ситуацію, замість того щоб чекати 30 днів для формування відповіді на запит. Така затримка втрачає цінний час, особливо коли йдеться про харчові продукти, що швидко псуються. У ретроспективі виправити проблеми вже неможливо, що створює умови для можливих маніпуляцій.

Важливо! Загалом державний каталог містить 360 продуктів, які можна постачати до ЗСУ.

У деяких випадках особисті інтереси на рівні постачальників можуть впливати на процеси. Покращення механізмів контролю та звітності є запланованим завданням на 2025 рік у ДОТ. Однією з ключових ініціатив є впровадження меню розкладок, обліку та звітності. Це допоможе забезпечити прозорість процесів і уникнути можливих зловживань.

Водночас лишається слабка ланка на рівні видачі товару, його списання та контролю за термінами придатності. Наразі, окрім самої військової частини, ніхто точно не знає, що відбувається з товарами після їх приймання. ДОТ планує роботу з подальшого вдосконалення цієї частини процесу для досягнення повної прозорості.

Як доставляється харчування до військовослужбовців

У системі обліку та доставляння відсутні детальні дані про військові частини, як-от паспортні дані відповідальних осіб або точні адреси, розповіли в ДОТ.

Наразі процес забезпечення Збройних Сил України харчовими продуктами виглядає так:

• Міноборони разом з Командування сил логістики формує загальну потребу на рік та розробляє технічні специфікації. Такі специфікації формуються у вигляді харчових комплектів, де вказується калорійність та кількість поживних речовин. У 2024 році вартість такого набору з розрахунку на одного військового була 139 гривень, на 2025 рік буде 154 гривні на день.
• Далі ДОТ проводить торги та укладає договори на постачання – з 1 квітня 2024 року постачальники закріплюються за регіоном. Тобто крім самих продуктів вони також забезпечують їх логістику до підрозділів. Військові частини, в складі яких перебувають підрозділи, відповідно до штату формують заявки на тижневе споживання – вони подаються онлайн. Завдяки операційній інтеграції DOT-Chain та облікових систем постачальників замовлення в електронному вигляді автоматично потрапляють до останніх. Вони оперативно перевіряють наявність запасів продукції у себе на складах та планують логістику.
• Далі відбувається відвантаження продуктів військовим частинам. Ті перевіряють якість продукції та формують видаткові накладні. Через певний час на їх основі робиться акт за визначений період. До цього акту система сама підтягує всі пов’язані видаткові накладні. І на основі цього акту проводиться оплата.

Що планується у 2025 році

У наступному році ДОТ планує розширити функціонал системи DOT-Chain, зокрема впровадити меню розкладки, що дозволить більш ефективно планувати харчування, а також вести облік і звітність у цій сфері. Для підвищення безпеки планується проведення Bug Bounty, що дозволить ідентифікувати та усунути потенційні вразливості системи.

Крім того, ІТ-департамент працюватиме над розширенням цифровізації внутрішніх процесів, зокрема завдяки розвитку ERP-системи. А для підвищення рівня захищеності інформації запровадять двофакторну автентифікацію для всіх користувачів системи DOT-Chain.

Окрема робота ведеться над новим модулем системи, який дозволить збирати потреби бойових підрозділів у БпЛА, засобах радіоелектронної боротьби та розвідки, роботизованих комплексах та наземних станціях керування. Його запуск запланований на першу половину 2025 року.