Що таке SLA та які нові критерії впроваджує Державний оператор тилу для своїх постачальників

SLA (Service-level agreement) — це угода про рівень послуг, яку починають впроваджувати у державних закупівлях, як новий стандарт. Андрій Созанський, виконавчий директор Державного оператора тилу (DOT), у своїй ексклюзивній колонці для AIN розповідає, що показник SLA означатиме для постачальників.

Сьогодні перед Державним оператором тилу стоїть завдання не лише забезпечувати якісне та своєчасне постачання нелетальних потреб для Збройних сил України, а й створювати нову культуру відповідальності в системі централізованих закупівель. І одним із ключових інструментів для цього є впровадження Показника рівня обслуговування постачальниками, або SLA.

Навіщо потрібен SLA і що він змінює?

SLA постачальника — це не просто набір критеріїв, за якими оцінюється виконання замовлень. Це метрика, яка дозволяє DOT об’єктивно оцінити, наскільки кожен постачальник відповідає встановленим стандартам своєчасності, повноти та якості постач. Фактично, ми переходимо до нового рівня взаємодії з контрагентами, адже SLA це зрозумілий показник та метрика для бізнесу. А враховуючи, що мова йде про державну інституцію, яка взаємодіє з бізнесом, то особливо важливо використовувати однакові підходи вимірювання ефективності.

Це не лише про контроль чи покарання з боку сторони замовника за невиконання — це про партнерство. Ми прагнемо допомогти постачальникам зрозуміти, що очікуваний рівень обслуговування — не тягар, а можливість для розвитку їхнього бізнесу та підвищення репутації.

Як це працює?

Методологія розрахунку SLA базується на трьох ключових критеріях:

Вчасність: замовлення вважається виконаним вчасно, якщо товар доставлено не пізніше обумовленої дати. Також ми враховуємо об'єктивні обставини, як-от погоджені всіма сторонами (постачальник/замовник/отримувач) зміщення термінів постачання через повітряні тривоги, загрози артобстрілу, екстрені відключення світла, форс-мажорні обставини тощо.
Повнота та асортимент: ми оцінюємо, чи всі замовлені номенклатурні позиції були доставлені в повному обсязі (відповідна номенклатурна позиція та кількість). Це важливо для забезпечення Збройних сил саме тими ресурсами, які потрібні для виконання завдань.
Якість: постачальник має гарантувати належну якість товару, що регламентується затвердженими Технічними специфікаціями, Описами продуктів за Каталогом продуктів харчування та Технічними якісними та кількісними характеристиками до предметів закупівлі. Якщо виникають претензії, наприклад, за результатами приймального контролю, це автоматично впливає на показник SLA.

Фото надане DOT

Прозорість та дані як основа методології

Для обчислення SLA ми використовуємо дані з різних джерел, такі як Акти приймання передачі товару, а також електронну систему DOT-Chain та інші системи, що використовуються в роботі DOT, де агрегується і зберігається інформація про всі замовлення та постачі. Відтак дозволяє забезпечити максимальну об'єктивність оцінок і уникнути суб'єктивних впливів.

Розрахунок ведеться станом на звітну дату з урахуванням усіх замовлень і постачань за певний період. Результат виражається у відсотках, що дозволяє легко оцінити ефективність кожного постачальника.

Читайте також: Державний оператор тилу запустив DOT-Chain – систему обліку майнових потреб ЗСУ. Чи вдасться їм унеможливити появу нових «яєць по 17 грн»

Як це працює?

Для розуміння, як вираховується показник SLA, наведу приклад.

Умовно є потреба в забезпеченні 10 тисяч одиниць товару з датою постачання 31.08.24. Постачальник встигнув виробити й поставити 7 тис. одиниць товару до дати постачі, а 3 тис. одиниць не поставив. Тоді SLA постачальника буде 70%. Проте, якщо з 7 тисяч одиниць, структурними підрозділами ЗСУ, що відповідають за контроль якості прийнято тільки 6 тис. одиниць, а 1 тис. завернули через невідповідність технічним вимогам, то показник SLA буде 60%. Довезення товарів після дедлайну не підвищить показник. При тому до постачальника буде ініційовано претензійно-позовну роботу та застосовано штрафні санкції в вигляді пені за протермінування. Така пеня становить 0,1% за кожен день протермінування. Застосування штрафних санкцій не знімає зобов’язань, щодо виконання решти замовлення.

Чому це важливо?

Впровадження SLA в DOT — це приклад застосування комерційних методів вимірювання рівня обслуговування в державних закупівлях у сфері оборони. Ми ставимо за мету не лише виконання поточних завдань, а й зміну підходів до співпраці з бізнесом у масштабах всієї країни.

DOT прагне стати інституцією, яка об'єднує найкращих постачальників, забезпечуючи їх прозорими та зрозумілими умовами роботи. Разом із партнерами ми вибудовуємо довіру до оборонних закупівель.

Фото надане DOT

Щодо співпраці

Я закликаю наших постачальників сприймати SLA як можливість для вдосконалення та розвитку. Для мене важливо, щоб кожен учасник процесу розумів свою роль і відповідальність. Адже разом ми здатні забезпечити наших військових усім необхідним і створити систему, яка працює без збоїв. Наша мета — ефективність, прозорість, доброчесність та довіра усіх причетних. Разом ми перетворимо ці принципи на реальність.