Збільшили ефективність у 10 разів. Як Мінцифра переходить на систему OKR – колонка Михайла Федорова

OKR (Objectives and Key Results) — методологія постановки та реалізації цілей, заточена на отримання потрібного результату протягом певного періоду, наприклад, кварталу чи півріччя. Таку методологію використовують в усьому світі, зокрема й великі технологічні корпорації. Міністерство цифрової трансформації України також вирішило перейти до такого методу. 

В авторській колонці для AIN очільник Мінцифри Михайло Федоров розповідає про те, як система OKR збільшила ефективність роботи міністерства.

Тож ми почали шукати систему, яка допоможе трансформувати процеси в міністерстві, ставити амбітні цілі й досягати результатів. Так виникла ідея перейти на нову систему управління — OKR — Objectives and Key Results. Це система про амбітні цілі та персональну залученість кожного члена команди до їхнього виконання. Про розуміння цінності своєї роботи, внесок у досягнення загального результату, а не просто про щоденні завдання та цифри. 

У процесі переходу на OKR сформували нову місію роботи Мінцифри — побудувати найзручнішу цифрову державу у світі для громадян і технологічного бізнесу. А також візію — Україна в топ-30 країн за рівнем ВВП на душу населення. Цифровізація, технології та інновації — фундамент українського економічного дива. Сформували 5 стратегічних цілей, скоро ми їх презентуємо і вони будуть публічними. 

Уже два квартали працюємо за OKR. Щотижня я проводжу борди з топменеджментом, де трекаємо пульс у команді. Під час зустрічей обговорюємо успіхи, блокери, обираємо фокус на наступний тиждень і ділимося фідбеком. Це допомагає тримати ритм, рухатися до цілей, бачити або не бачити результати, розуміти, що заважає, і розбиратися, як усунути блокери. Під час зустрічей обговорюємо багато речей, які впливають на нашу ефективність. Загалом ОKR дає змогу обговорювати ідеї та перетворювати їх у конкретні цілі та вимірювані ключові результати.

Фото надане автором

Минулого тижня пройшли квартальні обговорення з командами, де ми говорили про наші результати за попередні три місяці й поставили цілі на наступні. Щокварталу ми скорочуємо кількість цілей і ключових результатів, щоб сфокусуватися лише на тих, які дають масштабний результат для громадян і технологічного бізнесу. Бо OKR — це не про список завдань, а про систему координат, розуміння, куди ми рухаємося. Амбітні плани мотивують, і вже можу сказати, що ефективність нашої команди збільшилася в 10 разів. За результатами розгляду першого кварталу, цілі виконали на 70%, у другому — уже 83,5%. 

60–70% цілей і ключових результатів сформовані від команд

Загалом увесь процес переходу на OKR містив кілька етапів. Спершу ми визначили місію, візію, цінності, наші стратегічні цілі для реалізації місії. Потім усі керівники й команди навчалися методології OKR. Далі визначили річні та квартальні цілі. Важливо, що 60–70% цілей були згенеровані самими командами. Це про готовність команди ставити цілі та впливати на результати роботи.

Після цього команди перейшли до пітчингу та затвердження командних цілей зі мною. Загалом від визначення місії до пітчингу командних цілей минуло всього три місяці. Це супершвидкий результат. Наші команди структурували цілі й ключові результати, ми обговорювали їх спільно з кожною командою та залученими до досягнення цілей представниками інших команд. І продовжуємо це робити щокварталу. По суті, завдяки OKR ми відкрили систему Мінцифри, кожен розуміє, хто і чим займається, усі команди синхронізовані. Наприклад, на захист квартальних цілей кілька десятків людей долучаються офлайн і 100–120 людей приходять онлайн. 

Плани стали амбітнішими 

У першому кварталі, коли переходили на систему OKR, ми зібрали цілі й ключові результати в таблицю. Вони зайняли понад тисячі рядків. У другому кварталі скоротили їх до 800. У третьому ще менше — близько 550. Це про те, що з кількості цілей ми переходимо до якості. Більш кристалізовано плануємо наші кроки, зосереджуємося на амбітних цілях і ключових результатах. Команди почали більше працювати за принципом 1+1=3. Тобто проєктів стало більше, але кросфункціональна взаємодія дала можливість сфокусуватися.

Наприклад, ще пів року тому команда маркетингу та комунікацій сформувала 18 окремих для кожної команди цілей і 93 ключових результати. А в третій квартал заходить із 5 спільними для кількох команд цілями та 19 ключовими результатами, кожен із яких дійсно працює на загальний успіх. 

Ще один із кейсів — упровадження штучного інтелекту в цифровій експертизі й написанні нормативно-правових актів. Зазвичай юристи — це найбільш контролювальний підрозділ, який ніби ускладнює все, захищаючи всіх, а в нас юристи почали фокусуватися на тому, як зробити «так», а не пояснювати, чому «ні». Для цього почали реінжиніринг внутрішніх бізнес-процесів, пошук застарілих процедур, які потрібно знищити. Ми поставили ціль зменшити час і людські ресурси на написання й аналіз НПА за допомогою ШІ. Я додаю цю амбіцію команді. І хоча спершу складно погоджувалися на це, але за 2024 рік 76 актів були опрацьовані із застосуванням ШІ. 

Окрім цього, пришвидшили вихід якісного акта до 96 годин, а цифрова експертиза здійснюється всього за 72 години. І за 2,5 місяці 2024 року ухвалили більше постанов, ніж за весь 2023 рік. 

Читайте також: Кілька кліків, автоматичні перевірки та година часу: як працює електронне бронювання через портал «Дія» — колонка Михайла Федорова

Ми бачимо ефективність упровадження OKR на власному досвіді. І хочемо масштабувати його на інші організації. За таким же принципом може працювати кожне міністерство, щоб бачити ефективність усіх держслужбовців. Знаю, що кілька міністерств уже цікавляться OKR. Чим більше державних установ, бізнесів, різних організацій упроваджуватимуть нову систему управління OKR, тим швидше ми зможемо досягти місії і візії Мінцифри. 

Команди почали синхронізуватися та об’єднуватися

Один із важливих результатів — збільшення кооперації всередині команд. Люди тепер не біжать паралельно, а працюють як одна команда. Співробітники з різних команд стають співвиконавцями цілей, швидше досягають результатів. Налагодили відкриту комунікацію та пришвидшили всі процеси. Це особливо помітно після пів року роботи за системою OKR.  

Над упровадженням OKR працюємо спільно з консультантами-практиками, які впроваджували OKR у НАЗК, та нещодавно також залучили Google. Компанія однією з перших почала працювати за OKR, і, як зазначає її співзасновник, OKR уже допомогли Google зрости в десятки разів. Зокрема, скоротити кількість цілей і ключових результатів. І зараз OKR — це одна з тем, на яку ми можемо говорити з топменджментом технологічних компаній під час зустрічей. Ми стали відкритою системою. Це те, що об’єднує нас із Google, Apple і Microsoft.

Автор: Михайло Федоров, міністр цифрової трансформації України