Е-нотариат в Украине: как цифровизация меняет нотариальные услуги

Нотариальные услуги – традиционно важный элемент правовой жизни любой страны. В Украине государство делегировало нотариату большую часть функций в сфере бесспорной юрисдикции и продолжает расширять этот спектр полномочий.

В связи с цифровизацией нотариальные услуги переходят в онлайн-формат и становятся более доступными для пользователей. Вместе с тем растет количество угроз, связанных с кибербезопасностью и защитой данных.

Цифровая трансформация нотариата – одна из стратегических целей Минюста. В 2021 году был запущен экспериментальный проект по поэтапному внедрению Единой государственной электронной системы е-нотариата, которую сами разработчики в шутку называют "Енот".

Цель – целостно "перенести" всю нотариальную деятельность в электронную среду и автоматизировать её. Это обеспечит оперативность совершения нотариальных действий, а также оптимизирует административную нагрузку для нотариусов и клиентов.

В течение 2021–2024 годов была проведена значительная работа по разработке Системы и создано юридическое основание для её функционирования не как экспериментального проекта, а на постоянной основе. В частности, принято постановление Кабинета Министров Украины "Некоторые вопросы функционирования Единой государственной электронной системы е-нотариата" от 29.12.2023 № 1406.

Цифровизацию нотариата внедряют и наши европейские партнёры. Например, в Литве действует eNotaras – электронная система, которая позволяет гражданам и юридическим лицам получать нотариальные услуги онлайн. Для использования системы пользователям необходима квалифицированная электронная подпись и возможность видеосвязи с нотариусом.

В Германии нотариальные онлайн-действия осуществляются через официальный портал Федеральной нотариальной палаты, что гарантирует их соответствие требованиям защиты и безопасности данных.

Такие изменения открывают целый спектр преимуществ как для граждан, так и для самого нотариального сообщества. Электронные реестры и автоматизированные системы позволяют значительно снизить возможности для коррупционных проявлений.

Все операции в реестрах фиксируются и хранятся в электронном виде, что уменьшает влияние человеческого фактора и обеспечивает прозрачность процесса. Значительно сокращаются и временные затраты, как для граждан, так и для нотариусов.

В перспективе нами также рассматривается возможность удаленного совершения нотариальных действий через видеосвязь с созданием электронного нотариального документа. Сейчас это особенно востребовано для лиц, проживающих в удаленных регионах, находящихся за границей или имеющих ограниченный доступ к нотариусам.

К примеру, с 2023 года во Франции можно "дистанционно" заключать соглашения о разводе по обоюдному согласию, а также договоры о вознаграждении, доверенности, предварительные договоры купли-продажи и финансовые счета. В Эстонии подход другой. Несмотря на то, что все нотариальные действия там можно совершать удаленно, подтверждение брака или развода требует обязательного личного присутствия.

Одним из самых важных элементов украинского подхода является внедрение Электронного нотариального архива. Его создание играет ключевую роль в сохранении и доступности критически важной информации во время войны.

Во-первых, это сохранение документов. Военные действия часто приводят к физическому уничтожению архивов, содержащих важные юридические файлы, такие как наследственные дела, договоры, завещания и др. Перенос этих документов в цифровой формат позволит защитить их от потери или повреждения.

К примеру, из зон активных боевых действий было эвакуировано более 60 тонн нотариальных документов – это около 5-6 полностью загруженных КАМАЗов. Эти документы сейчас упорядочиваются и нуждаются в оцифровке.

Во-вторых, это обеспечение непрерывности работы. Даже в сложных условиях войны нотариусы могут продолжать выполнять свои обязанности, используя цифровые архивы и защищенные электронные платформы. Это способствует поддержанию правопорядка и соблюдению прав граждан.

Также внедрение цифровых инструментов позволяет использовать современные методы шифрования и защиты данных, что снижает риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и предотвращает незаконные манипуляции с документами и данными.

Хотя внедрение цифровых технологий существенно упрощает и ускоряет процессы, необходимо учитывать риски, связанные с безопасностью и конфиденциальностью. Несмотря на высокий уровень защиты современных технологий, кибератаки и утечки данных остаются серьезными проблемами.

Цифровизация также увеличивает зависимость от технологий. В случае сбоев в работе программного обеспечения, серверов или других систем часть нотариальных действий может быть временно недоступной.

Успех цифровой трансформации нотариата зависит от трёх ключевых факторов: надежной защиты данных, равного доступа к технологиям для всех граждан и эффективного механизма решения технических и правовых вызовов.

Несмотря на потенциальные риски, опыт других стран доказывает: при четком регулировании и развитой цифровой инфраструктуре е-нотариат становится мощным инструментом для модернизации нотариальных услуг и усиления правовой безопасности граждан.