Відрядження за кордон 2025: перелік документів та розрахунок добових

Оформлення відрядження за кордон у 2025 році вимагає чіткого дотримання вимог законодавства.  

Факти ICTV дізнавалися, у керуючого партнера, Юридичної компанії “Муренко, Курявий і Партнери” Нікіти Муренка, як оформлюється відрядження за кордон у 2025 році та що змінилося. 

Відрядження за кордон у 2025 році: правила 

Передусім для відрядження потрібен наказ керівника компанії або керівника державної служби, в якому чітко зазначено мету поїздки, терміни, країну та місто призначення, а також джерело фінансування витрат. Наказ є обов’язковим документом для підтвердження перебування працівника у відрядженні відповідно до Податкового кодексу України.

Підприємство зобов’язане забезпечити працівника авансом у валюті країни призначення, доларах чи євро, або в гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України. У разі наявності дробової частини суми в іноземній валюті, застосовується округлення до цілої одиниці. 

Відрядження за кордон: розрахунок добових 

Протягом перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються такі витрати: 

• Проїзд (зокрема багаж, аеропортні збори, бронювання квитків тощо); 
• Проживання у межах граничних сум, встановлених постановою КМУ № 98; 
• Побутові послуги (прання, чищення одягу) – не більше за 10% добових витрат; 
• Бронювання місць у готелях – не більше за 50% вартості; 
• Оформлення документів (закордонного паспорта, візи, страхового поліса); 
• Обов’язкові збори та податки, пов’язані з перебуванням у країні відрядження; 
• Оплата службових телефонних розмов (у межах ліміту, погодженого з керівником); 
• Комісійні витрати за обмін валюти. 

Відшкодування здійснюється лише за наявності підтвердних документів (квитки, рахунки за проживання, страхові поліси тощо). Варто зазначити, що добові, які виплачуються працівникові, не повинні перевищувати 80 євро за день, і якщо сума добових перевищує цю межу, частина витрат може бути оподаткована. 

Окрім того, підприємство забезпечує працівника авансом у валюті країни відрядження, доларах США, євро або у гривнях за курсом НБУ на день подання розрахунку витрат. 

Хто може оформити відрядження за кордон у 2025 році 

У 2025 році, як і в попередні роки, оформлення відрядження за кордон здійснюється за наказом або розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації, в якому зазначаються ключові деталі відрядження, зокрема мета поїздки, місце призначення, термін відрядження та інші важливі аспекти.  

Однак, з огляду на воєнний стан, до правил перетину кордону були внесені суттєві зміни, зокрема щодо категорій осіб, які можуть виїжджати за кордон. 

Від початку воєнного стану, з 24 лютого 2022 року, в Україні запроваджено обмеження на виїзд для чоловіків віком від 18 до 60 років та жінок-військовозобов’язаних. Для безперешкодного перетину кордону таким категоріям осіб необхідно мати документи, які підтверджують право на виїзд, зокрема відстрочку від мобілізації, інвалідність або підтвердження того, що особа перебуває у відрядженні. 

Документи для оформлення відрядження за кордон 

Щоб оформити відрядження за кордон у 2025 році, чоловікам віком від 18 до 60 років, які підпадають під обмеження виїзду, необхідно надати низку документів: 

• Закордонний паспорт;
• Військово-обліковий документ з актуальними даними;
• Службове посвідчення або довідку з місця роботи, яка підтверджує статус працівника заброньованого підприємства;
• Наказ або розпорядження про відрядження;
• Додаток Резерв+, що містить інформацію про бронювання та строк бронювання;
  
• Якщо є – паперовий наказ про бронювання (хоча це не є обов’язковим). 

Надавши ці документи, можна оформити відрядження, а особа може перетнути кордон без порушення законодавства, зокрема в умовах воєнного стану. 

За якими постановами здійснюється бронювання осіб, які хочуть виїхати у відрядження за кордон у 2025 році

Для виїзду за кордон у відрядження під час мобілізації особи можуть бути звільнені від мобілізації або заброньовані відповідно до низки постанов Кабінету Міністрів України, які регулюють порядок бронювання осіб. Основні постанови, що визначають порядок бронювання осіб, які хочуть виїхати у закордонне відрядження, є: 

• Постанова КМУ № 1332 від 22.11.2024 (бронювання критично важливих через Дію для відряджень); 
• Постанова № 76 від 27.01.2023 (критерії визначення критично важливих підприємств); 
• Постанова №1332, де вказано, що максимальна квота бронювання становить 50% військовозобов’язаних працівників. 

Відрядження за кордон: як оформити волонтерам 

У 2025 році набули чинності зміни, що суттєво впливають на порядок виїзду громадян України за кордон, зокрема для волонтерів, які раніше мали можливість виїжджати за дорученнями місцевих та військових адміністрацій. 

– Постановою Кабінету Міністрів України №213 від 25 лютого 2025 року було закрито систему “Шлях” для волонтерів, що раніше дозволяла здійснювати виїзд таких осіб на підставі внесення їх до цієї системи, – зазначає Муренко. 

Відтепер в умовах воєнного стану чоловіки віком від 18 до 60 років, які їдуть за кордон для перевезення медичних вантажів або гуманітарної допомоги, можуть перетинати кордон лише за умови, що вони відповідають загальним вимогам, визначеним Правилами перетину державного кордону громадянами України.  

Це означає, що для виїзду необхідно дотримуватися всіх встановлених правил, а пропуск за кордон здійснюють співробітники Держприкордонслужби, перевіряючи відповідність цим вимогам. 

Таким чином, для волонтерів, які раніше могли виїжджати для перевезення медичних та гуманітарних вантажів за дорученням місцевих або військових адміністрацій, ці можливості більше не діють. Вони повинні відповідати іншим умовам для перетину кордону, наприклад бути заброньованими або мати інші підстави, які дозволяють виїзд відповідно до нових вимог. 

Крім того, варто зазначити, що представники Держприкордонслужби мають право перевіряти військово-облікові документи громадян мобілізаційного віку під час прикордонного контролю, що додатково ускладнює процес виїзду для осіб, які не відповідають вимогам для виїзду за кордон.