Командировка за границу 2025: перечень документов и расчет суточных

Оформление командировки за границу в 2025 году требует четкого соблюдения требований законодательства.

Факты ICTV узнавали, у управляющего партнера, Юридической компании “Муренко, Курявый и Партнеры” Никиты Муренко, как оформляется командировка за границу в 2025 году и что изменилось.

Командировка за границу в 2025 году: правила

Прежде всего для командировки нужен приказ руководителя компании или руководителя государственной службы, в котором четко указаны цель поездки, сроки, страна и город назначения, а также источник финансирования расходов. Приказ является обязательным документом для подтверждения пребывания сотрудника в командировке в соответствии с Налоговым кодексом Украины.

Сейчас смотрят

Предприятие обязано обеспечить командированного авансом в валюте страны назначения, долларах или евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины. В случае наличия дробной части суммы в иностранной валюте, применяется округление до целой единицы.

Командировка за границу: расчет суточных

В течение пребывания в командировке сотруднику возмещаются следующие расходы:

Проезд (включая багаж, аэропортные сборы, бронирование билетов и т. п.);
Проживание в пределах предельных сумм, установленных постановлением КМУ № 98;
Бытовые услуги (стирка, чистка одежды) — не более 10% суточных расходов;
Бронирование мест в гостиницах — не более 50% стоимости;
Оформление документов (загранпаспорта, визы, страхового полиса);
Обязательные сборы и налоги, связанные с пребыванием в стране командировки;
Оплата служебных телефонных разговоров (в пределах лимита, согласованного с руководителем);
Комиссионные расходы за обмен валюты.

Возмещение осуществляется только при наличии подтверждающих документов (билеты, счета за проживание, страховые полисы и т.д.). Стоит отметить, что суточные, которые выплачиваются работнику, не должны превышать 80 евро в день, и если сумма суточных превышает этот предел, часть расходов может быть обложена налогом.

Кроме того, предприятие обеспечивает сотрудника авансом в валюте страны командировки, долларах США, евро или в гривнах по курсу НБУ на день представления расчета расходов.

Кто может оформить командировку за границу в 2025 году

В 2025 году, как и в предыдущие годы, оформление командировки за границу осуществляется по приказу или распоряжению руководителя предприятия, учреждения или организации, в котором указываются ключевые детали командировки, в частности цель поездки, место назначения, срок командировки и другие важные аспекты.

Однако, учитывая военное положение, в правила пересечения границы были внесены существенные изменения, в частности относительно категорий лиц, которые могут выезжать за границу.

С начала военного положения, с 24 февраля 2022 года, в Украине введено ограничение на выезд для мужчин в возрасте от 18 до 60 лет и женщин-военнообязанных. Для беспрепятственного пересечения границы таким категориям лиц необходимо иметь документы, подтверждающие право на выезд, в частности отсрочку от мобилизации, инвалидность или подтверждение того, что лицо находится в командировке.

Документы для оформления командировки за границу

Чтобы оформить командировку за границу в 2025 году, мужчинам в возрасте от 18 до 60 лет, которые подпадают под ограничения выезда, необходимо предоставить ряд документов:

Заграничный паспорт;
Военно-учетный документ с актуальными данными;
Служебное удостоверение или справка с места работы, которая подтверждает статус работника забронированного предприятия;
Приказ или распоряжение о командировке;
Приложение Резерв+, содержащее информацию о бронировании и срок бронирования;
Если есть — бумажный приказ о бронировании (хотя это не является обязательным).

Предоставив эти документы, можно оформить командировку, а лицо может пересечь границу без нарушения законодательства, в частности в условиях военного положения.

По каким постановлениям осуществляется бронирование лиц, которые хотят выехать в командировку за границу в 2025 году

Для выезда за границу в командировку во время мобилизации лица могут быть освобождены от мобилизации или забронированы в соответствии с рядом постановлений Кабинета Министров Украины, регулирующих порядок бронирования лиц. Основные постановления, определяющие порядок бронирования лиц, которые хотят выехать в заграничную командировку, являются:

Постановление КМУ № 1332 от 22.11.2024 (бронирование критически важных через Дію для командировок);
Постановление № 76 от 27.01.2023 (критерии определения критически важных предприятий);
Постановление №1332, где указано, что максимальная квота бронирования составляет 50% военнообязанных работников.

Командировка за границу: как оформить волонтерам

В 2025 году вступили в силу изменения, существенно влияющие на порядок выезда граждан Украины за границу, в частности для волонтеров, которые ранее имели возможность выезжать по поручению местных и военных администраций.

— Постановлением Кабинета Министров Украины №213 от 25 февраля 2025 года была закрыта система “Шлях” для волонтеров, которая ранее позволяла осуществлять выезд таких лиц на основании внесения их в эту систему, — отмечает Муренко.

Отныне в условиях военного положения мужчины в возрасте от 18 до 60 лет, которые едут за границу для перевозки медицинских грузов или гуманитарной помощи, могут пересекать границу только при условии, что они соответствуют общим требованиям, определенным Правилами пересечения государственной границы гражданами Украины.

Это означает, что для выезда необходимо соблюдать все установленные правила, а пропуск за границу осуществляют сотрудники Госпогранслужбы, проверяя соответствие этим требованиям.

Таким образом, для волонтеров, которые ранее могли выезжать для перевозки медицинских и гуманитарных грузов по поручению местных или военных администраций, эти возможности больше не действуют. Они должны соответствовать другим условиям для пересечения границы, например, быть забронированными или иметь другие основания, которые позволяют выезд в соответствии с новыми требованиями.

Кроме того, стоит отметить, что представители Госпогранслужбы имеют право проверять военно-учетные документы граждан мобилизационного возраста во время пограничного контроля, что дополнительно усложняет процесс выезда для лиц, которые не соответствуют требованиям для выезда за границу.