Оцифрування трудової книжки: що повинен знати кожний працівник

Оцифрування трудової книжки є одним із ключових цифрових реформ в Україні, що набирає актуальності напередодні завершення п’ятирічного перехідного періоду.

Пенсійний фонд відповів на актуальні питання з оцифрування трудової книжки.

Що таке електронна трудова книжка і навіщо її впроваджено

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, який від 2021 року поступово замінює звичну структуру обліку трудового стажу українців. Її ключові переваги:

• мінімізація ризику втрати чи пошкодження документів;

• оперативний доступ до даних працівника як для самого власника, так і для держави;

• автоматизація процесів призначення пенсії та соціальних виплат;

• зменшення паперового документообігу та кадрових формальностей.

Кому і коли слід оцифровувати трудову книжку

Оцифрування триває від 10 червня 2021 року і завершиться 10 червня 2026 року. Саме після цієї дати паперова книжка стане необовʼязковою для юридичних процедур, а всі кадрові процеси здійснюватимуться через електронний реєстр Пенсійного фонду. Тим, хто ще не подав дані, особливо майбутнім пенсіонерам (за два роки до досягнення пенсійного віку), варто поквапитися, адже оцифровані відомості пришвидшують нарахування пенсії.

Які дані підлягають оцифруванню

До електронної трудової книжки вносяться:

• всі сторінки паперової трудової книжки;

• документи про освіту;

• військовий квиток;

• свідоцтво про народження дитини (для жінок);

• довідки, виписки з наказів, відомості про зарплату, інші документи, що підтверджують трудовий чи страховий стаж, особливо якщо книжка втрачена.

Хто має подавати документи та як це зробити

Документи може подавати працівник особисто або роботодавець за згодою працівника. Оцифрування здійснюється шляхом:

• сканування всіх заповнених сторінок книжки у кольорі, розміщення зображень у форматі .jpg або .pdf, розміром до 1 Мб для кожного файлу;

• завантаження сканкопій через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду у розділі «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини»;

• підтвердження відомостей електронним підписом або іншим способом ідентифікації (Bank ID, Дія.Підпис тощо).

Як перевірити, чи вже оцифровано вашу трудову книжку

Усю оцифровану інформацію можна перевірити через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України. Для входу необхідно:

• авторизуватися за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

• скористатися сервісом Bank ID, ID.GOV.UA або Дія.Підпис;

• увійти за логіном і паролем, створеним після особистої реєстрації.

Особливості відображення стажу до та після 2004 року

Дані про страховий стаж автоматично відображаються у особистому кабінеті тільки від 1 січня 2004 року, оскільки саме тоді набув чинності закон про обов’язкове пенсійне страхування. Відомості щодо попереднього трудового стажу необхідно додавати окремо через сканкопії підтверджувальних документів.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку

До 2026 року паперова трудова книжка ще слугуватиме важливим архівним документом. Після завершення терміну переходу її можна залишити вдома або вести паралельно — юридичної сили вона більше не матиме, але може бути корисною як доказ у особливих випадках чи як особиста пам’ять.

Як виправити помилки або додати відсутні дані

Всі зміни, коригування та доповнення можна подати повторно — як через власний кабінет працівника, так і через роботодавця. Важливо, щоб усі внесені зміни були підтверджені відсканованими оригіналами документів і засвідчені електронним підписом. Порядок подання і виправлення даних нещодавно був спрощений для підвищення точності і доступності електронних трудових книжок.

Оцифрування трудових книжок відкриває нові можливості для спрощення кадрових процедур, підвищує зручність взаємодії громадян з державою та гарантує надійну цифрову історію трудового стажу. Варто максимально оперативно скористатися цією можливістю, оцифрувавши всі необхідні відомості.

Зіткнення двох літаків / © Twitter Коли починається Різдвяний піст (Пилипівка) 2025 року / © unsplash.com Онлайн-навчання після атаки на Полтавську громаду Королева Максима / © Getty Images