Оцифровка трудовой книжки: что должен знать каждый работник

Оцифровка трудовой книги является одной из ключевых цифровых реформ в Украине, что набирает актуальность накануне завершения пятилетнего переходного периода.

Пенсионный фонд ответил на актуальные вопросы по оцифровке трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она внедрена

Электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа, который с 2021 года постепенно заменяет привычную структуру учета трудового стажа украинцев. Ее ключевые преимущества:

• минимизация риска утраты или повреждения документов;

• оперативный доступ к данным работника как для самого собственника, так и для государства;

• автоматизация процессов назначения пенсии и социальных выплат;

• уменьшение бумажного документооборота и кадровых формальностей.

Кому и когда следует оцифровывать трудовую книжку

Оцифровка длится с 10 июня 2021 года и завершится 10 июня 2026 года. Именно после этой даты бумажная книга станет необязательной для юридических процедур, а все кадровые процессы будут осуществляться через электронный реестр Пенсионного фонда. Тем, кто еще не предоставил данные, особенно будущим пенсионерам (за два года до достижения пенсионного возраста), стоит поторопиться, ведь оцифрованные сведения ускоряют начисление пенсии.

Какие данные подлежат оцифровке

В электронную трудовую книжку вносятся:

• все страницы бумажной трудовой книжки;

• документы об образовании;

• военный билет;

• свидетельство о рождении ребенка (для женщин);

• справки, выписки из приказов, сведения о зарплате, другие документы, подтверждающие трудовой или страховой стаж, особенно если книга потеряна.

Кто должен подавать документы и как это сделать

Документы может подавать работник лично или работодатель с согласия работника. Оцифровка осуществляется путем:

• сканирования всех заполненных страниц книги в цвете, размещение изображений в формате .jpg или .pdf размером до 1 Мб для каждого файла;

• загрузки сканкопий через личный кабинет на портале Пенсионного фонда в разделе «Коммуникации по ПФУ» — «Сведения о трудовых отношениях»;

• подтверждения сведений электронной подписью или другим способом идентификации (Bank ID, Действие. Подпись и т.п.).

Как проверить, оцифрована ли уже ваша трудовая книжка

Всю оцифрованную информацию можно проверить через персональный кабинет на веб-портале Пенсионного фонда Украины. Для входа необходимо:

• авторизоваться с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП);

• воспользоваться сервисом Bank ID, ID.GOV.UA или Действие.Подпись;

• войти по логину и паролю, созданному после личной регистрации.

Особенности отражения стажа до и после 2004 года

Данные о страховом стаже автоматически отображаются в личном кабинете только с 1 января 2004 года, поскольку тогда вступил в силу закон об обязательном пенсионном страховании. Сведения по предварительному трудовому стажу необходимо добавлять отдельно через сканкопии подтверждающих документов.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку

До 2026 года бумажная трудовая книжка будет служить важным архивным документом. После окончания срока перехода ее можно оставить дома или вести параллельно — юридической силы она больше не будет иметь, но может быть полезна как доказательство в особых случаях или как личная память.

Как исправить ошибки или добавить недостающие данные

Все изменения, корректировки и дополнения можно подать повторно как через собственный кабинет работника, так и через работодателя. Важно, чтобы все внесенные изменения были подтверждены отсканированными оригиналами документов и заверены электронной подписью. Порядок представления и исправления данных был упрощен для повышения точности и доступности электронных трудовых книжек.

Оцифровка трудовых книг открывает новые возможности для упрощения кадровых процедур, повышает удобство взаимодействия граждан с государством и гарантирует надежную цифровую историю трудового стажа. Следует максимально оперативно воспользоваться этой возможностью, оцифровав все необходимые сведения.

Столкновение двух самолетов / © Twitter Когда начинается Рождественский пост (Филипповка) в 2025 году / © unsplash.com Онлайн-обучение после атаки на Полтавскую громаду Королева Максима / © Getty Images