Оцифровка трудовой книжки: как не потерять стаж и что будет после дедлайна

Украинцам необходимо оцифровать свои трудовые книжки, чтобы надежно защитить страховой стаж от потери или повреждения бумажных носителей. Срок на выполнение этой процедуры приближается к концу, ведь по закону №1217-IX на переходный период было отведено пять лет.

Этот шаг является обязательным для создания электронного реестра, который в будущем обеспечит автоматическое назначение пенсий и упростит признание стажа, приобретенного за рубежом.

Подробнее — читайте в материале ТСН.ua.

Оцифровка трудовой книжки — когда конечный срок

В Украине продолжается переходна электронные трудовые книжки (ЭТК), который согласно закону №1217 должен завершиться до 10 июня 2026 года.

Своевременная оцифровка документов гарантирует сохранность данных и защищает от потери частичной потери страхового стажа или задержек при оформлении пенсии.

Для процедуры необходимо отсканировать все страницы трудовой книжки и документы, подтверждающие стаж, в том числе приобретенный до 2004 года.

Проверить правильность записей или исправить неточности можно онлайн через личный кабинет на портале Пенсионного фонда или в соответствующем мобильном приложении.

Почему важно оцифровать трудовую книжку и какие будут последствия, если этого не сделать

Электронная трудовая книжка становится основным инструментом защиты данных от потери или уничтожения, а в случае правовых споров она будет иметь приоритет над бумажным носителем, отмечают юристы.

Особенно важно оцифровать сведения о стаже, который был приобретен до 1 января 2004 года. Юристы отмечают, что данные о стаже, который был приобретен после этой даты уже автоматически внесены в реестры на основании отчетов работодателей.

Своевременный переход на ЕТК позволяет избежать бюрократических ошибок и обеспечивает автоматическое назначение пенсии в будущем.

Кроме того, для тех граждан, кто работал за рубежом, оцифровка трудовой книжки облегчит признание иностранного стажа.

Как разъяснили в Пенсионном фонде Украины, даже если трудовая книжка не будет оцифрована до установленного дедлайна (10 июня 2026 года — Ред.), приобретенный страховой стаж не аннулируется, а сам документ будет оставаться законным основанием для его подтверждения.

Однако промедление может привести к значительным задержкам при оформлении выплат, трудностям в восстановлении данных в случае потери физического документа и необходимости решать вопрос через суд.

В свою очередь работодатели также несут ответственность за ведение электронного учета, поэтому своевременный перевод трудовой летописи в цифровой формат является гарантией социальной защиты для каждого гражданина.

Трудовая подтянулась автоматически: почему все равно нужна проверка

Согласно разъяснению Пенсионного фонда, значительная часть данных попадает в Реестр застрахованных лиц автоматически — через отчетность по Единому социальному взносу (ЕСВ), поэтому повторное внесение уже имеющихся данных не требуется.

Однако оцифровка бумажной книжки является критически важным для лиц, которым пенсию назначили до 2021 года, но которые продолжали работать после этого.

Несмотря на автоматизацию процессов, специалисты ПФУ советуют каждому самостоятельно проверить свою информацию на электронном портале, чтобы исключить ошибки в датах или названиях организаций, вызванные человеческим фактором или техническими сбоями, которые могут негативно повлиять на расчет стажа.

Что делать, если трудовая книжка до сих пор не оцифрована

Если у вас до сих пор не оцифрована трудовая книжка, для начала вам необходимо подать сканкопии бумажной книжки. Это можно сделать в онлайн-формате используя квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она необходима для авторизации и подтверждения подачи документов.

Для того, чтобы подать данные через портал ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) вам необходимо:

• зайти в личный кабинет и авторизоваться;

• выбрать раздел «Коммуникации с ПФУ»;

• далее выбрать вкладку «Сведения о трудовых отношениях»;

• заполнить нужные поля и дать согласие на передачу и обработку персональных данных;

• добавить скан-копии документов и нажать кнопку «Подписать и отправить в ПФУ».

С результатами обработки заявления можно ознакомиться в разделе «Мои обращения».

Требования к сканкопиям

В ПФУ отмечают, для того, чтобы успешно оцифровать трудовую книжку, гражданам необходимо соблюдать следующие требования:

• необходимо подавать сканкопии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;

• сканкопии должны быть цветными;

• файлы должны быть в формате JPG или PDF, а размер каждого из них не должен превышать 1 МБ;

• важно, чтобы отсканированные документы имели высокую четкость изображений: чтобы все реквизиты, включая название документа, серию, номер, даты, печати, подписи и ФИО владельца, а также все записи о трудовом стаже были разборчивыми;

• рекомендуемое качество сканирования — 300 dpi, чтобы обеспечить высокую детализацию;

• названия должны соответствовать виду отсканированного документа.