Пенсія під загрозою: кому потрібно терміново оцифрувати трудову книжку

В Україні триває активний перехід на електронну трудову книжку. Законодавство надало громадянам п’ять років на цей процес і кінцевий термін спливає 10 червня 2026 року. Тому всім українцям слід перевірити, чи внесені їхні дані до електронного реєстру, та, у разі потреби, самостійно подати документи через Пенсійний фонд України (ПФУ). Фокус також дізнався в адвокатки, що буде, якщо не встигнути оцифрувати трудову книжку до закінчення дедлайну.

Перехід на електронну трудову книжку: навіщо це потрібно та що буде якщо не зробити цього

Адвокатка, керівна партнерка Адвокатського бюро "Анни Даніель" Анна Даніель пояснила, що обов’язок і порядок оцифрування трудових книжок чітко визначені законодавством, а саме:

• законом України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування" (ст. 24, 40), норми якого передбачають підтвердження страхового стажу на підставі персоніфікованих даних Пенсійного фонду;
• законом України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, яким запроваджено перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності;
• постановою правління ПФУ № 11-1 від 12.03.2021, яка визначає порядок подання та оцифрування відомостей про трудову діяльність.

Держава передбачила п’ять років (з 2021 року до 10 червня 2026-го) аби роботодавці та працівники поступово внесли дані про трудову діяльність до електронного реєстру. У цей час паперова та електронна трудові книжки діють паралельно, а жодних штрафів чи автоматичної втрати стажу за пропуск цього строку законом не передбачено.

"Після завершення перехідного періоду основним джерелом підтвердження стажу стає електронний реєстр, і, за відсутності даних, людині доведеться додатково доводити стаж документами", — зазначила Анна Даніель.

У Пенсійному фонді також нагадали, що трудова книжка — це основний документ, у якому зафіксований увесь трудовий шлях людини: де вона працювала, на яких посадах і який має стаж. Саме ці дані роками були головною підставою для нарахування пенсії та соціальних виплат.

Важливо Якщо підприємство ліквідували: як підтвердити стаж, щоб не залишитися без пенсії

Суть реформи полягає в тому, щоб інформація про стаж зберігалася в електронному вигляді без ризику втрати або пошкодження документів. До того ж оцифрування трудових книжок дає змогу швидко перевіряти дані онлайн, а в майбутньому — автоматичний вихід на пенсію, без особистого візиту до Пенсійного фонду.

Автоматичне підтягнення електронної трудової книжки: як перевірити

Як розповіла начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів головного управління Пенсійного фону України в Черкаській області Людмила Карпець в ефірі Українського радіо, значна частина відомостей про трудову діяльність автоматично потрапляє до Реєстру застрахованих осіб через звітність Єдиного соціального внеску (ЄСВ). Це означає, що інформація з паперових трудових книжок вже враховується під час призначення пенсії, і повторно її подавати не завжди потрібно.

Проте варто перевіряти дані особисто, оскільки технічні збої або людський чинник можуть призвести до неточностей. Особливу увагу потрібно приділити тим, хто вийшов на пенсію до 2021 року та після цього продовжував працювати, адже саме їм необхідно подати паперову трудову книжку для оцифрування трудової книжки.

Для перевірки інформації про трудову діяльність громадянам потрібно скористатися особистим кабінетом на порталі Пенсійного фонду. Авторизуватися можна кількома способами:

• за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованих центрах сертифікації ключів або в банках, серед яких ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк та Креді Агріколь Банк;
• за логіном і паролем. Для цього потрібно зареєструватися на порталі, отримавши спеціальний код у територіальному відділенні ПФУ. При собі необхідно мати паспорт, ідентифікаційний код (РНОКПП) та подати відповідну заяву;
• за допомогою сервісу ID.GOV.UA, що передбачає ідентифікацію через Mobile ID або Bank ID;
• через Дію.Підпис.

Після входу до особистого кабінету на порталі ПФУ в лівому меню потрібно перейти до розділу "Електронна трудова книжка", відкрити пункт "Дані ЕТК" та зайти у вкладку "Відцифрована ЕТК", де можна переглянути результати оцифрування. Якщо ви помітите помилки або неточності, їх можна виправити, звернувшись особисто до сервісних центрів або через онлайн-сервіси.

Важливо Кілька помилок у трудовій можуть зменшити роки стажу: що слід перевірити до виходу на пенсію

Зверніть увагу, що на вебпорталі ПФУ страховий стаж відображається з 1 січня 2004 року. Саме з цієї дати в Україні почало діяти законодавство, яке запровадило поняття страхового стажу замість трудового. Водночас увесь трудовий стаж, набутий до 2004 року, повністю зараховується під час визначення загального страхового стажу працівника.

Як оцифрувати трудову книжку: пояснення від ПФУ

У Пенсійному фонді зазначають, що оцифрування трудових книжок дає змогу у будь-який момент перевірити інформацію про трудовий стаж в онлайн-режимі та в перспективі значно полегшить процес призначення пенсії. Українці мають час до 10 червня 2026 року, аби встигнути з оцифруванням трудової книжки.

Тим, хто досі не вніс свої дані до електронної системи та не знає, як оцифрувати трудову книжку, у ПФУ радять скористатися порталом Пенсійного фонду. Подати документи можна самостійно, дотримуючись встановленої процедури, а саме:

1. Спочатку потрібно зайти на вебпортал ПФУ та увійти в особистий кабінет, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
2. Перейдіть до розділу "Комунікації з ПФУ" й оберіть вкладку "Відомості про трудові відносини".
3. Внесіть основні дані та надайте згоду на обробку персональної інформації.
4. Додайте скан-копії потрібних документів, підпишіть заяву електронним підписом та надішліть її до Пенсійного фонду.

Стежити за статусом розгляду та результатами можна в розділі "Мої звернення".

Зверніть увагу, що під час подання документів на оцифрування трудової книжки важливо, щоб скан-копії відповідали вимогам Пенсійного фонду. Вони мають бути чіткими, з усіма записами, печатками та підписами. Файли подаються у форматі JPG або PDF, із допустимим розміром (не більше 1 МБ) та достатньою якістю зображення (рекомендується 300 dpi).

Це необхідно для того, щоб електронна трудова книжка ПФУ коректно відобразила весь страховий стаж і не виникло проблем під час призначення пенсії.

Як раніше писав Фокус, українці можуть підтвердити трудовий стаж навіть у разі втрати трудової книжки на окупованій території. У Пенсійному фонді зазначають, що за відсутності документів стаж для призначення пенсії може підтверджуватися, зокрема, показами свідків, якщо підприємство розташоване на тимчасово окупованій території або було знищене чи пошкоджене через бойові дії.