Пенсия под угрозой: кому нужно срочно оцифровать трудовую книжку

В Украине продолжается активный переход на электронную трудовую книжку. Законодательство предоставило гражданам пять лет на этот процесс и конечный срок истекает 10 июня 2026 года. Поэтому всем украинцам следует проверить, внесены ли их данные в электронный реестр, и, в случае необходимости, самостоятельно подать документы через Пенсионный фонд Украины (ПФУ). Фокус также узнал у адвоката, что будет, если не успеть оцифровать трудовую книжку до окончания дедлайна.

Переход на электронную трудовую книжку: зачем это нужно и что будет если не сделать этого

Адвокат, управляющий партнер Адвокатского бюро "Анны Даниэль" Анна Даниэль объяснила, что обязанность и порядок оцифровки трудовых книжек четко определены законодательством, а именно:

• законом Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании" (ст. 24, 40), нормы которого предусматривают подтверждение страхового стажа на основании персонифицированных данных Пенсионного фонда;
• законом Украины "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме, которым введен переход от бумажных трудовых книжек к электронному учету трудовой деятельности;
• постановлением правления ПФУ № 11-1 от 12.03.2021, которое определяет порядок представления и оцифровки сведений о трудовой деятельности.

Государство предусмотрело пять лет (с 2021 года до 10 июня 2026-го), чтобы работодатели и работники постепенно внесли данные о трудовой деятельности в электронный реестр. В это время бумажная и электронная трудовые книжки действуют параллельно, а никаких штрафов или автоматической потери стажа за пропуск этого срока законом не предусмотрено.

"После завершения переходного периода основным источником подтверждения стажа становится электронный реестр, и, при отсутствии данных, человеку придется дополнительно доказывать стаж документами", — отметила Анна Даниэль.

В Пенсионном фонде также напомнили, что трудовая книжка — это основной документ, в котором зафиксирован весь трудовой путь человека: где он работал, на каких должностях и какой имеет стаж. Именно эти данные годами были главным основанием для начисления пенсии и социальных выплат.

Важно Если предприятие ликвидировали: как подтвердить стаж, чтобы не остаться без пенсии

Суть реформы заключается в том, чтобы информация о стаже хранилась в электронном виде без риска потери или повреждения документов. К тому же оцифровка трудовых книжек позволяет быстро проверять данные онлайн, а в будущем — автоматический выход на пенсию, без личного визита в Пенсионный фонд.

Автоматическое подтягивание электронной трудовой книжки: как проверить

Как рассказала начальница управления информационных систем и электронных реестров главного управления Пенсионного фонда Украины в Черкасской области Людмила Карпец в эфире Украинского радио, значительная часть сведений о трудовой деятельности автоматически попадает в Реестр застрахованных лиц через отчетность Единого социального взноса (ЕСВ). Это означает, что информация из бумажных трудовых книжек уже учитывается при назначении пенсии, и повторно ее подавать не всегда нужно.

Однако стоит проверять данные лично, поскольку технические сбои или человеческий фактор могут привести к неточностям. Особое внимание нужно уделить тем, кто вышел на пенсию до 2021 года и после этого продолжал работать, ведь именно им необходимо подать бумажную трудовую книжку для оцифровки трудовой книжки.

Для проверки информации о трудовой деятельности гражданам нужно воспользоваться личным кабинетом на портале Пенсионного фонда. Авторизоваться можно несколькими способами:

• с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), которую можно получить в Государственной налоговой службе, аккредитованных центрах сертификации ключей или в банках, среди которых ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк и Креди Агриколь Банк;
• по логину и паролю. Для этого нужно зарегистрироваться на портале, получив специальный код в территориальном отделении ПФУ. При себе необходимо иметь паспорт, идентификационный код (РНОКПП) и подать соответствующее заявление;
• с помощью сервиса ID.GOV.UA, предусматривающий идентификацию через Mobile ID или Bank ID;
• через Дію.Підпис.

После входа в личный кабинет на портале ПФУ в левом меню нужно перейти в раздел "Электронная трудовая книжка", открыть пункт "Данные ЭТК" и зайти во вкладку "Оцифрованная ЭТК", где можно просмотреть результаты оцифровки. Если вы заметите ошибки или неточности, их можно исправить, обратившись лично в сервисные центры или через онлайн-сервисы.

Важно Несколько ошибок в трудовой могут уменьшить годы стажа: что следует проверить до выхода на пенсию

Обратите внимание, что на веб-портале ПФУ страховой стаж отражается с 1 января 2004 года. Именно с этой даты в Украине начало действовать законодательство, которое ввело понятие страхового стажа вместо трудового. При этом весь трудовой стаж, приобретенный до 2004 года, полностью засчитывается при определении общего страхового стажа работника.

Как оцифровать трудовую книжку: объяснение от ПФУ

В Пенсионном фонде отмечают, что оцифровка трудовых книжек позволяет в любой момент проверить информацию о трудовом стаже в онлайн-режиме и в перспективе значительно облегчит процесс назначения пенсии. Украинцы имеют время до 10 июня 2026 года, чтобы успеть с оцифровкой трудовой книжки.

Тем, кто до сих пор не внес свои данные в электронную систему и не знает, как оцифровать трудовую книжку, в ПФУ советуют воспользоваться порталом Пенсионного фонда. Подать документы можно самостоятельно, соблюдая установленную процедуру, а именно:

1. Сначала нужно зайти на веб-портал ПФУ и войти в личный кабинет, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП).
2. Перейдите в раздел "Коммуникации с ПФУ" и выберите вкладку "Сведения о трудовых отношениях".
3. Внесите основные данные и дайте согласие на обработку персональной информации.
4. Добавьте скан-копии необходимых документов, подпишите заявление электронной подписью и отправьте его в Пенсионный фонд.

Следить за статусом рассмотрения и результатами можно в разделе "Мои обращения".

Обратите внимание, что при подаче документов на оцифровку трудовой книжки важно, чтобы скан-копии соответствовали требованиям Пенсионного фонда. Они должны быть четкими, со всеми записями, печатями и подписями. Файлы подаются в формате JPG или PDF, с допустимым размером (не более 1 МБ) и достаточным качеством изображения (рекомендуется 300 dpi).

Это необходимо для того, чтобы электронная трудовая книжка ПФУ корректно отразила весь страховой стаж и не возникло проблем при назначении пенсии.

Как ранее писал Фокус, украинцы могут подтвердить трудовой стаж даже в случае потери трудовой книжки на оккупированной территории. В Пенсионном фонде отмечают, что при отсутствии документов стаж для назначения пенсии может подтверждаться, в частности, показаниями свидетелей, если предприятие расположено на временно оккупированной территории или было уничтожено или повреждено из-за боевых действий.