Припиніть зберігати паролі в Excel: 4 приховані небезпеки сервісу від Microsoft

Чому Excel не є безпечним для зберігання конфіденційної інформації?

Excel – це насамперед потужний калькулятор, а не цифровий сейф. Проблема полягає в тому, що більшість користувачів плутають форматування із захистом, пише 24 Канал.

Коли ви натискаєте праву кнопку миші на рядку чи стовпці та обираєте команду "Приховати", програма не видаляє дані, а лише встановлює ширину або висоту клітинки на нуль. Ця інформація лишається активною та доступною. Будь-яка людина може виділити весь аркуш комбінацією клавіш Ctrl+A, натиснути на заголовки та обрати функцію "Відобразити", після чого всі ваші "секретні" клітинки миттєво з’являться на екрані

Аналогічна ситуація і з приховуванням цілих аркушів. Коли вкладка зникає з нижньої панелі навігації, це створює помилкове відчуття безпеки. Насправді будь-хто може клікнути на будь-яку видиму вкладку та відкрити меню відображення всіх захованих аркушів.

Навіть використання властивості xlSheetVeryHidden через редактор Visual Basic, яка робить аркуш невидимим у стандартному меню, не є панацеєю. Просунуті користувачі можуть легко обійти цей бар’єр через той самий редактор коду або за допомогою інструменту Power Query, який дозволяє переглянути повний перелік усіх об’єктів книги, включаючи "надприховані" таблиці.

Ще один спосіб, який не має сенсу, – зафарбовування тексту в колір фону. Це допоможе візуально заховати літери, проте вони все ще залишаться в таблиці. Їх бачитимуть різноманітні автоматичні зчитувачі даних, віруси тощо. Це може допомогти сховатися від людини, яка не вміє достатньо добре користуватися комп'ютером та офісними програмами, але більш просунутий користувач може здогадатися, побачивши порожню таблицю, особливо якщо вона має більшу ширину клітинок, ніж стандартна.

Чи врятує пароль?

Найбільшим міфом залишається надійність паролів для захисту аркушів. Важливо розуміти, що ця функція створена для забезпечення цілісності даних, а не їхньої приватності. Вона заважає випадковому редагуванню клітинок, але не робить їх невидимими.

Якщо ви використовуєте сучасний формат файлу XLSX без загального шифрування, такий пароль можна зняти приблизно за 30 секунд. Процес виглядає наступним чином: розширення файлу змінюють на ZIP, відкривають внутрішню папку з XML-файлами аркушів через звичайний Блокнот і просто видаляють тег, що відповідає за захист. Після збереження та повернення формату XLSX пароль просто зникає.

Це стосується саме сучасних архітектур файлів, тоді як старі бінарні формати XLS вимагають складніших інструментів для зламу.

Excel не варто розглядати як надійне сховище конфіденційної інформації / Фото Depositphotos

Що може спрацювати?

Проте в Excel існує один метод, який забезпечує реальну безпеку – це повне шифрування файлу. Якщо перейти в меню Файл, обрати "Відомості" та встановити пароль через функцію "Зашифрувати та встановити пароль", програма використає алгоритм AES-256. Це перетворює внутрішній код документа на нечитабельний набір символів, який неможливо розшифрувати простим редагуванням XML.

Як зашифрувати інформацію в Excel / Скриншот 24 Каналу

Як правильно ділитися файлами Excel, щоб не видати зайвого?

Для професійної роботи та безпечного обміну даними фахівці радять використовувати принцип чистої копії. Перед тим як надіслати файл, варто скопіювати лише необхідні дані та вставити їх за допомогою кнопки "Як значення", щоб повністю видалити формули та приховані джерела.

Як вставляти скопійований текст без зайвої інформації / Скриншот 24 Каналу

Також ефективним методом є використання Power Query для завантаження лише фінальних результатів у публічний файл, залишаючи всю складну логіку та конфіденційні бази у приватному майстер-файлі.

Останнім штрихом перед відправкою має бути використання Інспектора документів, який знаходить і назавжди видаляє приховані рядки, невидимі об’єкти та метадані, буквально "спалюючи всі докази" вашої внутрішньої роботи над документом.