Як підготувати трудову книжку до оцифрування: в ПФУ пояснили, як уникнути помилок

Оцифруваннятрудової книжки 2026 року — процес, що стосується багатьох українців. В ПФУ закликали не поспішати, незважаючи на дедлайн до 10 червня. А перед оцифруванням краще перевірити всі записи в трудовій. Фахівці пояснили, як правильно підготувати документи та подати їх онлайн.

Лише після ретельної перевірки записів у своїй трудовій можна сканувати і завантажувати її на вебпортал Пенсійного фонду України.

Там наголошують, що попередній аудит документів допоможе уникнути помилок, які зазвичай впливають на підтвердження стажу та нарахування пенсії у майбутньому.

Що потрібно перевірити в трудовій книжці

Передусім власникам трудових книжок слід звернути увагу на титульну сторінку документа:

• прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочень;
• у разі зміни прізвища попередній запис має бути акуратно закреслений, а новий — внесений із зазначенням підстави;
• повинні бути зазначені дата народження, підпис власника та відповідальної особи;
• обов’язкова наявність печатки підприємства або кадрової служби.

Також слід перевірити всі записи у розділі про трудову діяльність:

• дати прийняття на роботу та звільнення;
• повні назви підприємств і посад;
• номери та дати відповідних наказів;
• правильність формулювань згідно із законодавством;
• наявність печаток у записах про звільнення.

Якщо підприємство змінювало назву, це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа.

Які документи можна подати для оцифрування

Окрім трудової книжки, до електронної системи можна завантажити:

• документи про освіту;
• військовий квиток;
• свідоцтво про народження дитини (для підтвердження стажу догляду);
• трудові договори;
• довідки про стаж у разі відсутності трудової книжки.

Як подати документи онлайн — інструкція ПФУ

Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, потрібно зробити 4 важливих кроки:

1. Авторизуватися на порталі ПФУ за допомогою електронного підпису.
2. Обрати розділ "Відомості про трудові відносини".
3. Заповнити необхідні дані та погодитися на обробку персональної інформації.
4. Завантажити скан-копії документів і підписати заяву.

Зауважте, що подані файли мають бути чіткими, у форматах JPG або PDF, розміром до 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Де переглянути електронну трудову книжку

Після обробки даних користувач може перевірити свою електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі ПФУ або в мобільному застосунку фонду.

Україна поступово переходить на електронний облік трудової діяльності. На це відведено п’ять років — до червня 2026 року, тому у ПФУ радять не відкладати оцифрування документів.

Коли дедлайн на оцифрування трудових книжок

Зауважимо, що термін для оцифрування трудової книжки спливає.10 червня 2026 року. все має бути внесено в базу ПФУ. Як Фокус писав раніше, якщо ж вимогу буде проігноровано, існує реальна загроза втрати набутого страхового стажу, що вплине на право та розмір майбутніх пенсійних виплат. Адже електронна версія трудової книжки не тільки зберігає дані навіть у разі втрати або пошкодження паперової книжки, а й підтверджує стаж, набутий до 2004 року.

Ранішев ПФУ також надали пояснення, як підтвердити стаж, якщо трудова книжка лишилася на окупованій території України. Як пояснили фахівці, стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку з 1 січня 2004 року. До 2004 року — за записами у трудовій книжці.