Місія нездійсненна? Наскільки реально самостійно оцифрувати трудову книжку

Процес переведення даних трудових книжок у електронну форму триває з 10 червня 2021 року. Відповідно до Закону України №1217-ІХ він має завершитися 10 червня 2026 року. У ПФУ кажуть, що за п’ять років впровадження електронного обліку скан-копії трудових подали десятки тисяч людей. Важко сказати, як їм це вдалося, адже сьогодні це завдання з кількома зірочками.

Згідно з алгоритмом

На українців, які вважали, що оцифрування трудової – це проблема їх роботодавця, чекають неприємні новини. Згідно із законодавством, таке оцифрування може проводити як роботодавець, так і особа самостійно, але роботодавці не горять бажанням взяти на себе цей додатковий вантаж. Тож переведення трудової книжки в електронну форму – це проблема кожного, хто має стаж до 2004 року.

І коли ми кажемо «проблема» - це не фігура мови, а дійсно проблема.

На перший погляд, в алгоритмі немає нічого складного. Для передачі стажу до 2004 року онлайн потрібно увійти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою КЕП (Кваліфікований електронний підпис), перейти у розділ «Комунікації з ПФУ», далі обрати опцію «Відомості про трудові відносини». Завантажити кольорові скани документів (трудова книжка, диплом тощо) у форматі PDF/JPG та підписати звернення КЕП.

Детальну інструкцію, як завантажити скан-копії трудової книжки через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України, можна подивитися тут. Або ось детально описувала процес кореспондентка Коротко про.

Але «знати, як зробити» і «зробити» - це, як кажуть в Одесі, дві великі різниці.

Як це працює в реальності

В реальності це ніяк не працює – принаймні у мене. За останній місяць я намагалася загрузити скан-копії безліч разів, але після попередження підготувати документи портал викидає мене із системи. У знайомих справи не набагато кращі.

- Я намагаюсь завантажити сторінки з січня, поки що нічого не вийшло, - каже Марія, що зараз мешкає в Португалії. – Зателефонувала на гарячу лінію, мені запропонували приїхати в Україну та завітати до відділення ПФУ особисто. Дуже гарна пропозиція. Звісно, тисячам людей зручніше проїхати всю Європу, ніж ПФУ налагодити роботу сайту. Як завжди, будь-який державний сервіс ніби навмисно роблять максимально незручним та максимально неробочим, щоб витріпати людям останні нервові клітини!

Олені, що зараз живе в Києві, трохи пощастило, але не до кінця:

- Я загрузила копії сторінок, але портал написав мені про «технічний збій». Почекала два місяці, записалася на прийом у відділення ПФУ. Прийшла – а там жах! Купа людей - хтось по запису, хтось без запису, хтось без черги намагається. Люди знервовані вкрай, співробітники також ввічливістю не обтяжені. За декілька годин зайшла до кабінету, і працівниця мені сказала, що нічого не може зробити – потрібно чекати обробки. Скільки чекати – не сказала. Єдине, що я почула: ви у нас час забираєте, ідіть вже по своїх справах. І ще «втішили»: якщо до червня не встигнете, все одно ваша трудова залишиться дійсною, просто на пенсію доведеться довше оформлятися, місяців три.

Киянка Світлана завантажила свої копії у жовтні 2025-го. Все пройшло добре, але на сторінці оновлений стаж не відображався.

- Через місяць-півтора я пішла в ПФУ, вони там щось поклацали і кажуть: все гаразд, - каже Світлана. - Прийшла додому – дійсно, все завантажилося. Але чи вийшло б так без відвідування відділення, не знаю.

Що гірше, то краще?

Взагалі пропонувати людям їхати з інших країн з паперовими трудовими книжками до України через непрацюючий сайт – це якось не по-людськи. Така поїздка потребує чимало часу та грошей, але коли це когось хвилювало? Здається, що у вітчизняних державних установах все як завжди, і головна мета – зробити найзвичайнісіньку справу максимально важкою для виконання.

Достатньо згадати, що щороку відбувається з ідентифікацією і скільки нервів це коштує українським пенсіонерам.

Або такий приклад: зараз чимало українських мам з дітьми в Європі перестали отримувати допомогу на дітей, бо для цього потрібна довідка, що вони не отримують допомогу на дітей в Україні. А в Україні їм просто не відповідають на запити! І з цим нахабним ігноруванням нічого зробити не можна, бо все списують на війну, на безліч справ, а частіше взагалі ніяк не пояснюють.

І ось зараз так само з цими трудовими. Я не розумію, кому потрібно, щоб все населення було постійно на межі нервового зриву «на рівному місці»? В умовах, коли у відділеннях ПФУ, крім величезних черг і хамства, нічого не отримаєш, електронні послуги могли б бути порятунком. Так ні, портал не працює, і ніхто нічого не робить. Кажуть, що у них все гаразд, а черговий «технічний збій» пояснюють великою кількістю запитів. А навіщо було навішувати на Пенсійний фонд ще й субсидії та соціалку, коли він навіть з пенсіонерами впоратися не може? Що гірше, то краще? Це, схоже, девіз українських держустанов.

А якщо все ж таки не вийде?

Поки українці по всьому світу намагаються завантажити скан-копії, у Пенсійному фонді заспокоюють: відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не вплине на страховий стаж працівників. Ба більше: незважаючи на дедлайн 10 червня, оцифрування трудових книжок в Україні триватиме й далі.

Головні причини таких намірів – значна кількість неоцифрованих книжок та ускладнення, спричинені воєнною агресією РФ: втрата архівів, релокації підприємств, руйнування та знищення матеріальних носіїв інформації. Підприємства на тимчасово окупованих і деокупованих територіях втратили можливість здійснювати повноцінну кадрову роботу, чимало установ взагалі призупинили діяльність через воєнні дії.

27 листопада 2025 року у Верховній Раді було зареєстровано законопроєкт №14257 про подовження строку оцифрування. Згідно з проєктом, відомості про трудову діяльність працівників включатимуть до Державного реєстру застрахованих осіб протягом дії воєнного стану та ще три роки після його припинення. Водночас відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, бо дані про страховий стаж після 2004 року вже містяться у системі персоніфікованого обліку. За потреби періоди до впровадження системи можна подати паперово до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.

Проте, судячи з фото документа на порталі ВР, з 1 грудня 2025 року законопроєкт не рухається. Кажуть, потрібно напрацювати нову редакцію.

Чекатимемо, наші трудяги. Напрацьовуйте.