Миссия невыполнима? Насколько реально самостоятельно оцифровать трудовую книжку

Процесс перевода данных трудовых книжек в электронную форму продолжается с 10 июня 2021 года. Согласно Закону Украины №1217-ІХ, он должен завершиться 10 июня 2026 года. В ПФУ говорят, что за пять лет введения электронного учета скан-копии трудовых подали десятки тысяч человек. Трудно сказать, как им это удалось, ведь сегодня это задача с несколькими звездочками.

Согласно алгоритму

Украинцев, считавших, что оцифровка их трудовой – это проблема их работодателя, ждут неприятные новости. Согласно законодательству, такую оцифровку может производить как работодатель, так и лицо самостоятельно, но работодатели не горят желанием взять на себя этот дополнительный груз. Поэтому перевод трудовой книги в электронную форму – это проблема каждого, кто имеет стаж до 2004 года.

И когда мы говорим «проблема» – это не фигура речи, а действительно проблема.

На первый взгляд, в алгоритме нет ничего сложного. Для передачи стажа до 2004 года онлайн нужно зайти на вэб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины с помощью КЭП (Квалифицированная электронная подпись), перейти в раздел «Коммуникации с ПФУ», затем выбрать опцию «Сведения о трудовых отношениях». Загрузить цветные сканы документов (трудовая книга, диплом и т.д.) в формате PDF/JPG и подписать обращение КЭП.

Подробную инструкцию по загрузке скан-копии трудовой книжки через вэб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины можно посмотреть здесь. Или вот подробно описывала процесс корреспондент Коротко про.

Но «знать, как сделать» и «сделать» – это, как говорят в Одессе, две большие разницы.

Как это работает в реальности

В реальности это никак не работает – по крайней мере, у меня. За последний месяц я пыталась загрузить скан-копии множество раз, но после предупреждения подготовить документы портал выбрасывает меня из системы. У знакомых дела не намного лучше.

- Я пытаюсь загрузить страницы с января, пока ничего не вышло, - говорит Мария, которая сейчас живет в Португалии. – Позвонила по телефону на горячую линию, мне предложили приехать в Украину и посетить отделение ПФУ лично. Очень хорошее предложение. Конечно, тысячам людей удобнее проехать всю Европу, чем ПФУ наладить работу сайта. Как всегда, любой государственный сервис будто намеренно делают максимально неудобным и максимально нерабочим, чтобы вытрепать людям последние нервные клетки!

Елене, которая сейчас живет в Киеве, немного повезло, но не до конца:

– Я загрузила копии страниц, но портал написал мне о «техническом сбое». Подождала два месяца, записалась на прием в отделение ПФУ. Пришла – а там ужас! Куча людей – кто-то по записи, кто-то без записи, кто-то без очереди пытается. Люди очень нервные, сотрудники также вежливостью не обременены. Через пару часов зашла в кабинет, и работница отдела мне сказала, что ничего не может сделать – нужно ждать обработки. Сколько ждать – не сказала. Единственное, что я услышала: вы у нас время отнимаете, идите уже по своим делам. И еще «утешили»: если до июня не успеете, все равно ваша трудовая останется действительной, просто на пенсию придется дольше оформляться, месяца три.

Киевлянка Светлана скачала свои копии в октябре 2025-го. Все прошло хорошо, но на странице обновленный стаж не отображался.

- Через месяц-полтора я пошла в ПФУ, они там что-то поклацали и говорят: все хорошо, - говорит Светлана. - Пришла домой – действительно все загрузилось. Но получилось бы так без посещения отделения, не знаю.

Чем хуже, тем лучше?

Вообще предлагать людям ехать из других стран в Украину с бумажными трудовыми книжками из-за неработающего сайта – это как-то не по-человечески. Такая поездка требует много времени и денег, но когда это кого-то волновало? Кажется, что в отечественных государственных учреждениях все как всегда, и главная цель – сделать самое обычное дело максимально трудным для выполнения.

Достаточно вспомнить, что каждый год происходит с идентификацией и сколько нервов это стоит украинским пенсионерам.

Или такой пример: сейчас многие украинские мамы с детьми в Европе перестали получать помощь на детей, потому что для этого нужна справка, что они не получают помощь на детей в Украине. А в Украине им просто не отвечают на запросы! И с этим наглым игнорированием ничего поделать нельзя, потому что все списывают на войну, на множество дел, а чаще вообще никак не объясняют.

И вот сейчас так же с этими трудовыми. Я не понимаю, кому нужно, чтобы все население было постоянно на грани нервного срыва "на ровном месте"? В условиях, когда в отделениях ПФУ, кроме огромных очередей и хамства, ничего не получишь, электронные услуги могли быть спасением. Так нет, портал не работает, и никто ничего не делает. Говорят, что у них все хорошо, а очередной «технический сбой» объясняют большим количеством запросов. А зачем было навешивать на Пенсионный фонд еще субсидии и социалку, когда он даже с пенсионерами справиться не может? Чем хуже, тем лучше? Это, похоже, девиз украинских госучреждений.

А если все-таки не получится?

Пока украинцы по всему миру пытаются скачать скан-копии, в Пенсионном фонде успокаивают: отсутствие оцифрованной трудовой книжки после 10 июня 2026-го не повлияет на страховой стаж работников. Более того: несмотря на дедлайн 10 июня, оцифровка трудовых книжек в Украине будет продолжаться и дальше.

Главные причины таких намерений – значительное количество неоцифрованных книжек и осложнений, вызванных военной агрессией РФ: потеря архивов, релокации предприятий, разрушение и уничтожение материальных носителей информации. Предприятия на временно оккупированных и деоккупированных территориях потеряли возможность осуществлять полноценную кадровую работу, многие учреждения вообще приостановили деятельность из-за военных действий.

27 ноября 2025 года в Верховной Раде был зарегистрирован законопроект №14257 о продлении срока оцифровки. Согласно проекту, сведения о трудовой деятельности работников будут включать в Государственный реестр застрахованных лиц в течение действия военного положения и еще три года после его прекращения. В то же время отсутствие оцифрованной трудовой книжки после 10 июня 2026 года не приведет к потере стажа, поскольку данные о страховом стаже после 2004 года уже содержатся в системе персонифицированного учета. При необходимости периоды до внедрения системы можно подать в бумажном виде в территориальный орган Пенсионного фонда или через личный кабинет на вэб-портале ПФУ.

Однако, судя фото документа на портале ВР, с 1 декабря 2025 года законопроект не двигается. Говорят, что нужно наработать новую редакцию.

Будем ждать, наши трудяги. Нарабатывайте.