Оформлення іноземця на роботу: як роботодавцю уникнути штрафів від податкової та Держпраці

Працевлаштування іноземців в Україні залишається однією з найбільш контрольованих сфер для бізнесу. Податкова служба, Держпраці та Центри зайнятості перевіряють не лише наявність дозволів, а й правильність оформлення документів, своєчасність подання звітності та сплату податків. Навіть одна помилка або затримка можуть коштувати роботодавцю десятки чи сотні тисяч гривень штрафів.

Про ключові правила оформлення іноземних працівників, ризики для компаній та важливі деталі податкового обліку розповіла Vgorode адвокатка та керівниця ЮК "Prima Leader Group" Діна Дрижакова.

адвокатка та керівниця ЮК "Prima Leader Group" Діна Дрижакова

Що потрібно роботодавцю перед працевлаштуванням іноземця

Перший обов’язковий етап — отримання дозволу на працевлаштування через Центр зайнятості. Без такого документа працювати в Україні можуть лише окремі категорії іноземців. Зокрема, це особи з посвідкою на постійне проживання або окремі IT-спеціалісти, які працюють у резидентів Дія City за гіг-контрактами.

Примітка редактора: Дія City — це спеціальний правовий та податковий режим для IT-компаній в Україні.

Для всіх інших іноземних працівників дозвіл є обов’язковим. Після його отримання роботодавець має обмежений строк для укладення трудового договору та подання його копії до Центру зайнятості. Зазвичай це потрібно зробити протягом 90 днів.

Окремо слід перевірити питання оплати праці. Раніше для іноземців діяли вимоги щодо підвищеної мінімальної зарплати — у розмірі п’яти або десяти мінімальних зарплат. Зараз таких обмежень немає, однак роботодавець не має права платити менше офіційно встановленого мінімуму.

Ще один важливий етап — оформлення РНОКПП, тобто українського податкового номера іноземця.

Примітка редактора: РНОКПП — це реєстраційний номер облікової картки платника податків, який раніше називали ідентифікаційним кодом.

Без цього номера роботодавець не зможе офіційно нараховувати заробітну плату, подавати звітність та сплачувати податки за працівника. Податковий номер потрібно оформити до моменту підписання трудового договору.

Чому повідомлення до ДПС є критично важливим

Одним із найризикованіших моментів під час оформлення іноземця є повідомлення до Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу.

Подати таке повідомлення роботодавець зобов’язаний до фактичного допуску працівника до роботи. Це можна зробити за день до початку роботи або вранці того ж дня, але обов’язково до початку зміни.

Якщо іноземець почне працювати без такого повідомлення, це прирівнюється до використання праці неоформленого працівника. За це передбачений штраф у розмірі десяти мінімальних заробітних плат за кожного працівника.

Для платників єдиного податку першої — третьої групи при першому порушенні можливе попередження, однак юристи радять не ризикувати через високий рівень перевірок.

Після оформлення працівника роботодавець повинен правильно сплачувати всі податки та збори. Для іноземців в Україні діють ті самі ставки оподаткування, що й для громадян України:

• податок на доходи фізичних осіб — 18%;
• військовий збір;
• єдиний соціальний внесок — 22%;
• для працівників з інвалідністю ставка ЄСВ становить 8,41%.

Примітка редактора: ЄСВ — це єдиний соціальний внесок, який сплачується роботодавцем до системи державного соціального страхування.

Юристи також рекомендують перевіряти податкове резидентство іноземця. Воно визначається за кількома критеріями: центром життєвих інтересів, тривалістю перебування в Україні понад 183 дні та іншими ознаками. Це важливо для правильного застосування податкових правил та уникнення спорів із податковою.

Які штрафи загрожують роботодавцю

Окрім штрафу за допуск працівника без повідомлення до ДПС, роботодавці можуть отримати значно більші санкції за роботу іноземця без дозволу Центру зайнятості. У такому випадку Держпраці може накласти штраф у розмірі 20 мінімальних заробітних плат за кожну особу.

Також серйозним порушенням вважається виплата зарплати “в конверті” або неповне офіційне оформлення. У такій ситуації податкова може донарахувати роботодавцю всі несплачені податки — ПДФО, військовий збір та ЄСВ — а також застосувати фінансові санкції. Додатковий штраф становить 25% від суми недоплати.

Контролюючі органи перевіряють і строки виплати зарплати. Закон вимагає виплачувати її щонайменше двічі на місяць з інтервалом не більше 16 календарних днів. Порушення цих строків також може призвести до штрафів.

Окрему увагу потрібно приділити податковій звітності. У квартальному Об’єднаному звіті необхідно правильно вказувати РНОКПП працівника, коди доходів та кількість відпрацьованих днів. Помилки у звітності можуть стати підставою для камеральної перевірки.

Перед першим робочим днем іноземного працівника роботодавцю варто переконатися, що всі документи оформлені належним чином. Зокрема, необхідно мати чинний дозвіл на працевлаштування, копію посвідки на проживання за наявності, український податковий номер, підписаний трудовий договір та квитанцію про успішне прийняття податковою повідомлення про прийняття працівника на роботу.