Визнання документів за кордоном: що таке апостиль і для чого він потрібен українцям

Для чого потрібен апостиль на документах?

На документах, які людина планує використовувати за кордоном, має бути проставлений спеціальний штамп про дійсність підпису, печатки та повноважень особи, яка його підписала. Ця позначка й називається "апостиль". Його проставляють представники Міністерства юстиції України, які були видані в органах юстиції, судах, державних архівних установах, а також на паперах, які оформлюються в нотаріусів. Про це повідомили на сайті відомства.

Попит на проставлення апостиля на документи значно зріс після початку повномасштабної війни, адже українці масово виїжджали за кордон для навчання, працевлаштування, а також оформлювали соціальні виплати.

Згідно з правилами проставлення апостиля на документах, ця процедура робиться за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів. За новим порядком апостиль має вигляд затвердження з QR-кодами підпису й печатки установи. Саму чинність апостиля також можна швидко перевірити за допомогою унікального QR-коду. Раніше, коли не було цифровізації, перевірка апостиля могла тривати довше через необхідність додаткових запитів між державними органами.

Як повідомляє Судова влада України, апостиль варто ставити на офіційні документи, що використовуються за кордоном. Це може бути свідоцтво про народження, дипломи про освіту, довідки, нотаріальні документи чи судових рішень. У 2026 році Мін'юст також запровадив новий порядок апостилювання через Електронний реєстр апостилів.

Важливо! Під час перевірки за кодом можна побачити й скановану копію документа, на якому він міститься.

Де оформлюють апостиль?

Людина подає на апостилювання офіційний документ, який планує пред'являти за кордоном. Вона подає також заяву про проставлення апостиля. Це робиться в усній формі під час візиту до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, нотаріуса. Якщо документ архівний, то апостиль на нього ставить Державна архівна служба України.

У паперовому форматі заява подається, коли громадянин не може прийти до державних органів самостійно. Звернення про проставлення апостиля в такому випадку подається поштою до органів разом з цим документом. При цьому надіслати заяву в такому випадку може не тільки сам власник документа, а і його представник. може зробити її представник.

Заяву про проставлення апостиля реєструють в програмі в день особистого звернення заявника або на наступний робочий день.

Проте варто пам'ятати, що апостиль не можна поставити на ламіновані документи або на копії, які не засвідчені нотаріально. Українці часто припускаються помилок, коли подають на процедуру документи, які спочатку треба було оновити в ДРАЦС або архівній службі.

Які документи потрібні для апостилювання?

Апостиль фактично підтверджує, що документ виданий офіційним органом України, а тому його можна використовувати за кордоном без додаткової консульської легалізації. Такі документи приймаються в більшості країн Європи, у США, Канаді та навіть в країнах Азії.

Разом із заявою до органу, який здійснює апостилювання, подається документ, що посвідчує особу. Якщо апостиль потрібен іноземцю, то замість цього документа варто подати національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або ж інший документ, за яким можна ідентифікувати особу. Крім того, для апостилювання потрібен сам документ, або його засвідчена копія.

Варто зазначити! Проставити апостиль без наявності оригіналу можливо, якщо процедура стосується виписки з Єдиного державного реєстру.

Крім того, в пакеті документів подається платіжна інструкція про оплату послуги. Якщо людину звільнили від сплати послуги з проставлення апостиля, то квитанція не вимагається, але потрібно подати документ, який підтверджує право на звільнення від сплати.

У 2026 році послуга апостилювання коштує 670 гривень для фізичних осіб, а для юридичних – 1 160 гривень.

Після отримання апостиля документ ще потрібно перекласти мовою країни, в якій його використовуватимуть. Для цього люди звертаються за послугами присяжного перекладача.

Чи можливо поставити апостиль на документ, якщо немає його оригіналу?

Людина має право взяти новий оригінал у відділах, які відповідають за видачу таких документів. Тобто, якщо для апостилювання потрібен документ про реєстрацію актів цивільного стану, то звертатися потрібно саме до органів ДРАЦС. А якщо документ виданий за допомогою Єдиного державного реєстру, то за поновленням треба звертатися до представників Міністерства юстиції.

Розгляд заяви й рішення щодо апостилювання або відмови ухвалюється за три робочі дні. Якщо посадова особа, яка здійснює апостилювання, підозрює, що документ підроблений або не відповідає встановленому зразку, то Мін'юст надсилає звернення до заявника. Доки вирішуються проблемні питання, розгляд документа призупиняється на строк до одного місяця.

Що ще варто знати про використання документів за кордоном?

Без апостиля дійсними визнаються документи, що видали в уповноважених органах іноземних держав. Такі документи чинні в Україні навіть без проведення спеціальних процедур. Але це стосується не всіх закордонних документів, а лише низки з них, що пересилаються між компетентними органами сторін у межах виконання конкретного міжнародного договору.

Апостиль не можна поставити на оригінали документів, які посвідчують особу, громадянство, та ще деякі визначені законом документи.