В Україні оцифровують трудові книжки: кому обов'язково треба це зробити і як не втратити пенсію

Пенсія в Україні

В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. До 10 червня 2026 року українцям рекомендують оцифрувати паперові трудові книжки, щоб уникнути проблем із підтвердженням стажу та оформленням пенсіїу майбутньому. Особливо це стосується людей, які працювали до 2000–2004 років, адже саме цей період може не відображатися в електронних реєстрах.

ТСН.ua розповідає, що означає оцифрування трудової книжки, чи обов’язково це робити, кому варто не зволікати та як не втратити роки стажу.

Оцифрування трудової книжки — це перенесення інформації про трудовий стаж із паперових документів до реєстру Пенсійного фонду України.

Від 2021 року основні дані про трудову діяльність українців зберігаються в електронному Реєстрі застрахованих осіб, адмініструванням якого займається Пенсійний фонд. Саме на основі цих цифрових відомостей сьогодні розраховують і призначають пенсійні виплати.

Паперові трудові книжки досі залишаються чинними, однак тепер вони мають допоміжну роль — дублюють інформацію, яка міститься в електронній системі.

Однією з причин переходу на цифровий формат стала велика кількість помилок у паперових документах. У трудових книжках роками накопичувалися неточності, неповні записи та різні стандарти оформлення. Натомість електронна система отримує дані із офіційної звітності роботодавців, а інформація проходить перевірку.

Це дозволяє точніше обліковувати страховий стаж, уникати помилок у назвах підприємств і датах працевлаштування.

Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку

До 10 червня 2026 року в Україні триває перехідний період до електронного обліку трудової діяльності. Саме до цієї дати українцям радять перенести паперові записи до електронної бази.

Втім, штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено.

Представниця Уповноваженого Верховної Ради із захисту прав осіб, постраждалих від збройної агресії, Ольга Алтуніна пояснила, що стаж після 2004 року зазвичай уже є в електронній системі, а от відомості про роботу до цього періоду часто підтверджуються саме паперовими документами.

Якщо трудову книжку не оцифрувати, Пенсійний фонд усе одно прийме паперові документи під час оформлення пенсії. Проте це може значно затягнути процес, адже фахівцям доведеться додатково перевіряти записи та підтверджувати стаж.

Крім того, в умовах війни влада розглядає можливість продовження перехідного періоду цифровізації документів.

Кому варто оцифрувати трудову книжку

У Пенсійному фонді рекомендують не відкладати процедуру тим, хто:

має значний трудовий стаж до 2000 року
працював до 1 липня 2000 року
планує вихід на пенсію найближчими роками
має помилки або неточності в записах
втратили частину документів
перебуває у відпустці для догляду за дитиною
має призупинений трудовий договір
перебуває у тривалій неоплачуваній відпустці

Пріоритет також мають люди, яким до виходу на пенсію залишилося два роки або менше.

Як оцифрувати трудову книжку

Подати документи для оцифрування можна кількома способами:

через роботодавця
самостійно через вебпортал Пенсійного фонду України
особисто у сервісному центрі Пенсійного фонду

Разом із трудовою книжкою фахівці радять одразу подавати й інші документи, які можуть підтвердити стаж або окремі періоди діяльності.

Серед них:

дипломи, атестати та інші документи про освіту
військовий квиток
свідоцтво про народження дитини (для жінок)
трудові договори
довідки про стаж — якщо трудова книжка втрачена

Після завантаження документів українці можуть перевірити свою відцифровану історію в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду або у мобільному застосунку Пенсійного фонду. Для цього потрібно перейти в розділ «Електронна трудова книжка», обрати пункт «Дані ЕТК» та відкрити вкладку «Відцифрована ЕТК».

У системі також зберігаються всі сканкопії документів, завантажені для підтвердження стажу.

Як не втратити роки стажу: що треба перевірити перед оцифруванням

У Пенсійному фонді наголошують, що перед завантаженням документів варто уважно перевірити трудову книжку. Навіть одна помилка, нечіткий запис або відсутня печатка можуть створити проблеми під час нарахування пенсії.

Насамперед слід перевірити титульну сторінку.

Важливо звернути увагу на:

правильність написання прізвища, імені та по батькові
відповідність дати народження паспортним даним
наявність підписів та печаток

Якщо прізвище змінювалося, наприклад після одруження, у трудовій книжці мають бути правильно внесені зміни із зазначенням документа-підстави.

Окремо потрібно перевірити всі записи про прийняття на роботу та звільнення. У них мають бути повна назва підприємства, назва посади, дати, номери наказів, печатки.

Якщо підприємство змінювало назву, це також має бути зафіксовано окремим записом.

Фахівці також радять звернути увагу на якість сканкопій: усі записи та печатки повинні бути чітко видимими.

Що робити, якщо трудова книжка втрачена або пошкоджена

Якщо документ втрачено, пошкоджено або в ньому є помилки, підтвердити стаж усе одно можливо. Однак для цього можуть знадобитися додаткові документи, архівні довідки або звернення до архівів.

Саме тому експерти рекомендують не чекати моменту оформлення пенсії, а перевірити документи заздалегідь.